■概要

Gmailで日々受け取る複数のPDFファイル、それらを手作業で一つにまとめ、Google Driveの所定の場所に格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業ではファイルの結合ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFファイルを自動で結合し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するPDFの結合とGoogle Driveへの保存に手間を感じている方
• 複数のPDFファイルを扱う業務が多く、ファイル管理の効率化を目指している担当者の方
• 定型的なファイル処理作業を自動化し、コア業務への集中時間を増やしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業による結合漏れや保存ミス、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務の正確性を高められます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信を検知します。
3. 続いて、オペレーションでデータの操作・変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定して、受信メールに添付されたPDFファイルを一つにまとめます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダへ自動でアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローが起動する間隔や、自動化の対象としたいメールに付与されている受信ラベルを任意で設定してください。
• データの操作・変換機能におけるPDF結合の設定では、結合するファイルを具体的に指定したり、結合後のPDFファイル名を固定の文字列やアクションの結果（アウトプット）を用いて動的に設定することが可能です。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意で指定したり、アップロードするファイル名を他のアクションの結果（アウトプット）を利用して柔軟にカスタマイズすることができます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924