Gmailで受信した会議情報をもとに、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を予約する

■概要

会議の招待メールが届くたびに、内容を確認してMicrosoft Teamsのカレンダーに手入力で予定を登録する作業は、手間がかかる上に、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーへ自動で予定を登録できるため、こうした手作業の課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った会議情報をMicrosoft Teamsに手作業で転記している方
• 外部との打ち合わせが多く、スケジュール登録の漏れや間違いを防ぎたいと考えている方
• 定型的なスケジュール管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで会議情報を受信すると自動でMicrosoft Teamsに予定が作成され、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮します。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な予定管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメールの本文から会議の日時や件名などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
• データ抽出機能では、メール本文などの対象テキストから、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
• Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションでは、予定の登録先となるユーザーIDや、件名、開始日時、終了日時などを任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。