「顧客からの問い合わせメール、一件一件内容を確認して個別に対応したメールを作成するのは大変…」
「返信の質を保ちながら、スピーディーに対応するのは限界があるし、定型文では顧客満足度も上がらない…」
このように、パーソナライズされたメール対応に時間と手間がかかり、お困りではありませんか？
もし、Outlookで受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、顧客一人ひとりに合わせた最適な返信文案を自動で作成してくれる仕組みがあればどうでしょう。
手間のかかる業務から解放されるだけでなく、顧客満足度を向上させつつより戦略的な業務に集中できる時間を生み出すこともできるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定方法は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もほとんどかかりません！
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信したメールの内容に基づき、パーソナライズされた返信文案を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し返信文の草案を担当者に送信する
試してみる
■概要
日々の問い合わせ対応など、大量のメール処理に追われて業務時間が圧迫されていませんか。
特に定型的な内容への返信作成は、手間がかかる一方で重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの内容をOpenAIが自動で解析し、返信文の草案を作成して担当者へ送信する一連の流れを自動化できます。
OpenAIを活用したメール業務の自動化によって、返信作成の手間を省き、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OpenAIを活用して、日々のメール対応を効率化したいと考えているカスタマーサポート担当者の方
・Outlookでの問い合わせ対応にかかる時間を短縮し、定型的な返信作成を自動化したい方
・AIによる文章生成を導入し、メール返信の品質を均一化させたいチームリーダーの方
■注意事項
・OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとOpenAIを連携し、パーソナライズされた返信文案を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで内容を解析し、パーソナライズされた返信文の草案を作成して担当者に送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／OpenAI
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Outlook、OpenAIのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とOpenAI、Outlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：Outlook、OpenAIをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではアプリごとの具体的な設定方法を解説していきますね！
OutlookとYoomの連携方法
Outlookの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
OpenAIとYoomの連携方法
OpenAIの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※ ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し返信文の草案を担当者に送信する
試してみる
■概要
日々の問い合わせ対応など、大量のメール処理に追われて業務時間が圧迫されていませんか。
特に定型的な内容への返信作成は、手間がかかる一方で重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの内容をOpenAIが自動で解析し、返信文の草案を作成して担当者へ送信する一連の流れを自動化できます。
OpenAIを活用したメール業務の自動化によって、返信作成の手間を省き、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OpenAIを活用して、日々のメール対応を効率化したいと考えているカスタマーサポート担当者の方
・Outlookでの問い合わせ対応にかかる時間を短縮し、定型的な返信作成を自動化したい方
・AIによる文章生成を導入し、メール返信の品質を均一化させたいチームリーダーの方
■注意事項
・OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：アプリトリガー（Outlook）の設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！
②アクション：デフォルトで「特定の件名のメールを受信したら」が選択されているのでそのままでOK！
③Outlookと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
まずはテスト用のメールをOutlookで受信します！
今回は下の画像のようにメールを送信済みです。
（今回は、問い合わせメールに対する送信文の草案を担当者に送信することを想定した連携です！）
準備が整ったら「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくのがオススメです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に「メールフォルダID」を設定します。
連携したいフォルダを候補から選択できます。
入力欄をクリックすると、候補としてフォルダの一覧が表示されるので、選んでください。
最後に「キーワード」を設定します。
今回は「お問い合わせ」にしましたが、業務内容とメールの件名に合わせて設定してください！
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookで受信したメールの内容が反映されます。
確認できたら「完了」をクリックしましょう。
「取得した値」の表示された項目は今後の設定時に使用していきます！
詳しくは取得した値についてをご参照ください。
ステップ4：OpenAIのアクション設定
「テキストの生成」をクリックします。
ステップ3同様にアクションやアプリと連携するアカウント情報が正しく反映されているかまずは確認を行います。
「メッセージコンテンツ」の欄にプロンプトを設定するので、ステップ3で取得した値を埋め込みます。
メールの本文は手入力をしてしまうと、フローボットが起動するたびに同じ内容が反映されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
画像のように、手入力（固定値）と取得した値（変数）を組み合わせてOKです！
【取得した値の埋め込み方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定の件名のメールを受信したら」をクリック
③「本文」を選択
「モデルID」を選択します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので、その中から選んでください！
「メッセージコンテンツ」と「モデルID」以外は、任意の項目となっています。
必要に応じて設定してください。
全ての項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功して、返信文の草案が表示されていればOKです！
内容を確認して問題なければ「完了」をクリックします。
ステップ5：Outlookのアクション設定
「メールを送る」をクリックします。
まずは、アクションやアプリと連携するアカウント情報が正しく反映されているか確認します。
次にメール内容を設定していきます。
送信したい相手（担当者）のアドレスを「To」に設定します。
「CC」と「BCC」は必要に応じて設定してください。
次に「件名」と「本文」を設定します。
ステップ4で取得した返信文の草案（テキスト生成）を埋め込むのみでもOKですが、画像のように手入力（固定値）を組み合わせるのもオススメです！
「次へ」をクリックすると、メールの送信内容が表示されます。
取得した値がきちんと埋め込まれているか確認して問題なければ「テスト」をクリックしてください。
テストに成功したら、実際にOutlookも確認しましょう。
メールが送信できていれば「完了」をクリックします。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
ステップ6：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し返信文の草案を担当者に送信する連携手順になります！
Outlookを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Outlookを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Outlookに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
例えば、Outlookでの定期メール送信や承認通知を自動化できます。
また、AIによる受信内容の要約やOCR解析、Zoho CRMやHubSpotへの顧客情報登録、kintoneとのカレンダー同期まで対応し、メール業務とデータ管理をスマートに統合します。
Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
試してみる
Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するフローです。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
試してみる
■概要
「Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する」ワークフローは、Outlookで受信したメール情報を自動的にHubSpotに反映させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールをHubSpotに手動で追加している営業担当者の方
・顧客とのコミュニケーションを効率的に管理したいマーケティングやカスタマーサポートの担当者の方
・OutlookとHubSpotの連携を強化し、業務を自動化したいIT担当者の方
・手動入力によるミスを減らし、正確なデータ管理を目指す方
■注意事項
・Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの受信内容をDeepSeekで要約してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Outlookの受信内容をDeepSeekで要約してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受信すると、その内容を把握しチームと共有するのは手間がかかります。特に重要な情報を見逃さないようにするためには、迅速な要約と共有が求められます。DeepSeekと連携することで、Outlookのメールを自動で要約し、Microsoft Teamsに通知するプロセスを実現します。これにより、チーム全体で重要な情報を共有しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、メールの整理に時間を取られているビジネスパーソン
・チーム内での情報共有をスムーズに行いたいチームリーダーやマネージャー
・DeepSeek 連携を活用して業務ワークフローを自動化し、効率化を図りたい企業のIT担当者
・Microsoft Teamsを活用して、迅速に情報を共有したいプロジェクトメンバー
■注意事項
・Outlook、DeepSeek、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、directに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、directに通知することが可能です。この自動化によって、手作業によるデータ入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを頻繁に利用し、多数の添付ファイルを扱うビジネスプロフェッショナルの方
・添付ファイルから情報を手動で抽出する作業に時間を取られている事務担当者の方
・OCR技術を活用して資料のデジタル化を進めたい企業のIT担当者の方
・メールの内容を即時に共有し、チーム内の情報共有を円滑にしたいリーダーの方
■注意事項
・Outlook、directのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
kickflowで申請が承認されたらOutlookで通知する
試してみる
kickflowで申請が承認されたらOutlookで通知するフローです。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、Typeformで収集したデータを自動的にOutlookのタスクとして登録する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォーム入力からタスク管理までのプロセスをスムーズに連携させ、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、効率的な業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで顧客アンケートやフィードバックを収集している方
・Outlookを使用してタスク管理を行っているビジネスプロフェッショナルの方
・データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・フォームから直接タスクを生成し、管理業務をシンプルにしたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
定期的にアンケートの集計結果をHugging Faceで要約し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「定期的にアンケートの集計結果をHugging Faceで要約し、Outlookに通知する」ワークフローは、アンケートデータの効率的な管理と迅速な共有を実現します。Yoomを活用して、集計後のデータを自動的にHugging Faceで要約し、その要約結果をOutlook経由で関係者に通知します。これにより、データ処理の手間を大幅に軽減し、意思決定をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的なアンケート集計作業に時間を取られている担当者
・集計結果を迅速に共有したいチームリーダー
・Hugging Faceの要約機能を活用してデータ分析を効率化したい方
■注意事項
・Hugging Face、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
OutlookとOpenAIを連携してパーソナライズされたメール作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた問い合わせ内容の確認や返信文案の作成にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら返信の質と速度を向上させることができます。
顧客満足度を高めつつ、業務を効率化することでより創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：AIが生成する返信文の精度を上げるコツは？
A：
AIへの指示は「具体的」に伝えることが重要です。
「何を・どんな形で・どんな雰囲気で生成してほしいのか」を可能な限り明確に伝えましょう。
例えば「特定の言い回しや定型文を必ず含めたい」などの要望がある場合は、その内容をプロンプトに具体的に記載してください。
返信文の作成ルールや例文を設定するのも1つの方法です。
Q：件名以外の条件でフローボットを起動できますか？
A：
はい、可能です。
今回のテンプレートでは「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを用いています。
しかし、Yoomには他にも「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」などのアクションも準備されているので、業務に併せて自由にアクション内容も変更可能です。
Outlookで実現可能なアクションについては、OutlookのAPIと今すぐ連携をご確認ください。
Q：OpenAI以外のAIモデルも利用できますか？
A：
はい、OpenAI以外もご利用可能です。
例えば、GeminiやAnthropic（Claude）なども連携可能なので、普段活用しているAIモデルを使用してフローボットを作成することができます。
連携可能なアプリについては、連携アプリ一覧からご確認ください。
テンプレート以外のフローボットを作成したい場合は、基本的なフローボットの作成方法から確認できます。
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