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「顧客からの問い合わせメール、一件一件内容を確認して個別に対応したメールを作成するのは大変…」
「返信の質を保ちながら、スピーディーに対応するのは限界があるし、定型文では顧客満足度も上がらない…」
このように、パーソナライズされたメール対応に時間と手間がかかり、お困りではありませんか？
もし、Outlookで受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、顧客一人ひとりに合わせた最適な返信文案を自動で作成してくれる仕組みがあればどうでしょう。
手間のかかる業務から解放されるだけでなく、顧客満足度を向上させつつより戦略的な業務に集中できる時間を生み出すこともできるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定方法は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もほとんどかかりません！
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！
YoomにはOutlookで受信したメールの内容に基づき、パーソナライズされた返信文案を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで内容を解析し、パーソナライズされた返信文の草案を作成して担当者に送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／OpenAI
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではアプリごとの具体的な設定方法を解説していきますね！
OutlookとYoomの連携方法
Outlookの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
OpenAIとYoomの連携方法
OpenAIの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※ ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！
②アクション：デフォルトで「特定の件名のメールを受信したら」が選択されているのでそのままでOK！
③Outlookと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
まずはテスト用のメールをOutlookで受信します！
今回は下の画像のようにメールを送信済みです。
（今回は、問い合わせメールに対する送信文の草案を担当者に送信することを想定した連携です！）
準備が整ったら「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくのがオススメです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に「メールフォルダID」を設定します。
連携したいフォルダを候補から選択できます。
入力欄をクリックすると、候補としてフォルダの一覧が表示されるので、選んでください。
最後に「キーワード」を設定します。
今回は「お問い合わせ」にしましたが、業務内容とメールの件名に合わせて設定してください！
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookで受信したメールの内容が反映されます。
確認できたら「完了」をクリックしましょう。
「取得した値」の表示された項目は今後の設定時に使用していきます！
詳しくは取得した値についてをご参照ください。
「テキストの生成」をクリックします。
ステップ3同様にアクションやアプリと連携するアカウント情報が正しく反映されているかまずは確認を行います。
「メッセージコンテンツ」の欄にプロンプトを設定するので、ステップ3で取得した値を埋め込みます。
メールの本文は手入力をしてしまうと、フローボットが起動するたびに同じ内容が反映されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
画像のように、手入力（固定値）と取得した値（変数）を組み合わせてOKです！
【取得した値の埋め込み方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定の件名のメールを受信したら」をクリック
③「本文」を選択
