■概要
Outlookに添付ファイル付きのメールが届くたびにファイルを開いて内容を確認し、関係部署に連絡する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をdirectへ通知できるため、定型的な確認・通知業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書や注文書の処理に手間を感じている方
- 添付ファイルの内容確認とdirectへの報告を手作業で行っている方
- OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から添付ファイルのOCR処理、directへの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた定型業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「メールを受信したら」を設定することで、特定の条件に合致するメールを起点にフローが起動するようにします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、directの「メッセージを投稿」アクションを設定し、抽出したテキストデータを含めて任意の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取りたい範囲や項目を細かく設定でき、請求書番号や金額など、必要な情報だけを正確に抽出することが可能です。
- directに投稿するメッセージ内容は自由にカスタマイズでき、OCRで抽出したテキストデータやメールの件名など、前段のフローで取得した情報を変数として本文に埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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