【ノーコードで実現】Boxの共有リンクを自動で作成・通知する方法

「Boxにファイルをアップロードした後、毎回共有リンクを作成して関係者に通知する作業が面倒…」
「手作業での共有で、リンクの貼り忘れや通知漏れが発生し、業務に支障が出てしまう…」
このように、Boxを使ったファイル共有業務に手間や課題を感じていませんか？

もし、Boxにファイルがアップロードされた際に、共有リンクが自動で生成され、関係者に通知される仕組みがあれば、煩わしい手作業から解放され、迅速かつ確実な情報共有が可能になります。
これにより、重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはBoxで共有リンクを自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら共有リンクを追加して、Slackに通知する

試してみる

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■概要
Boxにアップロードされたファイルを関係者に共有する際、手作業で共有リンクを作成して通知する業務は、手間がかかるだけでなく通知漏れなどのミスも起こりがちです。定型的な作業でありながら、確実性が求められるため担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までの一連の業務を自動化し、Boxの自動化を円滑に実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxでのファイル共有作業が頻発しており、手作業による通知業務に課題を感じている方
・Boxの自動化を推進し、チーム全体の情報共有を効率化したいと考えている担当者の方
・ファイル管理の定型業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Boxの共有リンクを自動で作成・通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、自動で共有リンクを作成してSlackに通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Slack

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• BoxとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定とBox・Slackのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら共有リンクを追加して、Slackに通知する

試してみる

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■概要
Boxにアップロードされたファイルを関係者に共有する際、手作業で共有リンクを作成して通知する業務は、手間がかかるだけでなく通知漏れなどのミスも起こりがちです。定型的な作業でありながら、確実性が求められるため担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までの一連の業務を自動化し、Boxの自動化を円滑に実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxでのファイル共有作業が頻発しており、手作業による通知業務に課題を感じている方
・Boxの自動化を推進し、チーム全体の情報共有を効率化したいと考えている担当者の方
・ファイル管理の定型業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：BoxとSlackをマイアプリ連携

まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます！
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。

1.Boxのマイアプリ連携

2.Slackのマイアプリ連携

ステップ2：テンプレートをコピーする

下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら共有リンクを追加して、Slackに通知する

試してみる

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■概要
Boxにアップロードされたファイルを関係者に共有する際、手作業で共有リンクを作成して通知する業務は、手間がかかるだけでなく通知漏れなどのミスも起こりがちです。定型的な作業でありながら、確実性が求められるため担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までの一連の業務を自動化し、Boxの自動化を円滑に実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxでのファイル共有作業が頻発しており、手作業による通知業務に課題を感じている方
・Boxの自動化を推進し、チーム全体の情報共有を効率化したいと考えている担当者の方
・ファイル管理の定型業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！

ステップ3：Boxのトリガー設定

「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。

クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで次に進みましょう！

まず、BoxのアクションをYoomに連携するために、Webhook URLを登録します。
赤枠内の説明を参考に、連携したいフォルダのコンテンツIDを入力し、「Webhook URLを登録」をクリックしてください。
Yoomと連携したいBoxのフォルダをまだ作成していない場合は、このタイミングで作成すればOKです！
すでにWebhookが設定されているフォルダを設定してしまうとWebhookの登録が失敗するため、フォルダは新規作成することをおすすめします！

※Webhookとは？
Boxにファイルがアップロードされたイベントを検知し、その情報を自動的に外部システムに通知する仕組みです。

Webhook URLの登録が成功したら、「次へ」をクリックします。

次に、Boxに移動して、連携したフォルダ内にファイルをアップロードしてください。

ファイルをアップロードしたら、Yoomの操作画面に戻り、テストを実行してください。

テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、Boxの連携したフォルダにアップロードしたファイルの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。

ステップ4：Boxのアクション設定

次に、Boxのフォルダにアップロードしたファイルの共有リンクを作成する設定を行います。
「ファイルの共有リンクを作成」をクリックしてください。

こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルの共有リンクを作成」のままで次に進みましょう！

編集欄をクリックして、「フォルダにファイルがアップロードされたら」から「コンテンツID」を選択します。
デフォルトで入力されている「←トリガーで取得した値を設定してください」は削除してくださいね！

【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！

編集欄をクリックして、プルダウンから任意のアクセルレベルを選択してください。

赤枠内の説明を参考にして、任意でパスワードを設定します。
※設定しない場合は、空欄のままで問題ありません。

アクセスレベルと同様に、以下もプルダウンから任意で選択してください。

任意で有効期限を入力します。
※プルダウンや固定値(パスワードなど)で設定した項目は、今後このフローで追加されるすべてのリンクに適用されます。
ここまでの設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。