Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら共有リンクを追加して、Slackに通知する

■概要

Boxにアップロードされたファイルを関係者に共有する際、手作業で共有リンクを作成して通知する業務は、手間がかかるだけでなく通知漏れなどのミスも起こりがちです。定型的な作業でありながら、確実性が求められるため担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、共有リンクの作成からSlackへの通知までの一連の業務を自動化し、Boxの自動化を円滑に実現できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxでのファイル共有作業が頻発しており、手作業による通知業務に課題を感じている方
• Boxの自動化を推進し、チーム全体の情報共有を効率化したいと考えている担当者の方
• ファイル管理の定型業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルが追加されると共有リンクの作成とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動でのリンク作成ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダに共有リンクを追加」のアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成された共有リンクを含むメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
• Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを投稿したいチャンネルを任意で設定することが可能です。

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■注意事項

• Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。