【ノーコードで実現】様々なツールと連携してDropboxのチームフォルダを自動作成する方法

「新しいプロジェクトが始まるたびに、手作業でDropboxにチームフォルダを作成するのが面倒…」

「毎回同じようなフォルダ構成を作るのに時間がかかったり、命名規則を間違えたり、そもそも作成を忘れてしまったり…」

このように、手作業でのフォルダ管理に手間や課題を感じていませんか？

そんな課題の解消に、Backlogなどのプロジェクト管理ツールで新規プロジェクトが追加されたことをきっかけにして、Dropboxにチームフォルダを自動で作成できる仕組みがオススメ！
こうした手作業による手間やミスから解放され、プロジェクトの立ち上げをよりスムーズにし、本来集中すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはDropboxにチームフォルダを作成する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Backlogで新規プロジェクトが追加されたら、Dropboxにチームフォルダを作成する

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Backlogと連携してDropboxのチームフォルダを自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Backlogで新規プロジェクトが追加された際に、Dropboxにチームフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Backlog

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• BacklogとDropboxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Backlogのトリガー設定とDropboxのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Backlogで新規プロジェクトが追加されたら、Dropboxにチームフォルダを作成する

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ステップ1：BacklogとDropboxをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

1．Backlogのマイアプリ連携

以下をご参照いただき、連携をお試しください。

• Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点

2．Dropboxのマイアプリ連携

以下をご参照いただき、連携をお試しください。

これで今回使うアプリのマイアプリ連携が完了します。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Backlogで新規プロジェクトが追加されたら、Dropboxにチームフォルダを作成する

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Backlogのトリガーの設定を行う

Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。

まずはこのフローボットでトリガーになっている、「新しいプロジェクトが追加されたら」を設定していきましょう。

連携アカウントとアクションを確認していきます。

アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。

アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。

プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。

5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

ドメインも注釈通り入力してください。

入力が終わったら指定したBacklogのドメイン下に新規プロジェクトを作成してください。

ここまで終わったら「テスト」ボタンを押しましょう。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」ボタンを押して次に進みましょう。

ステップ4：Dropboxにフォルダを作成する

次にDropboxにフォルダを作成していきます。
「フォルダを作成（チームフォルダ）」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを確認していきます。

アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。

アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。

「フォルダのパス」は前段で取得した値から入力してください。
今回は「プロジェクト名」を指定して入力しています。
このように「取得した値」を用いて設定することで、フローが起動するたびに最新の「プロジェクト名」が自動で反映されるようになりますよ！

「ネームスペースID」も候補から選択しましょう。

入力が終わったらテストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。

Dropboxにフォルダが作られたかも見に行きましょう。
フォルダが作成されていれば設定が完了します。

ここまで終えたら「完了」ボタンを押しましょう。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。

Dropboxを使ったその他の自動化例

Yoomでは、Dropboxを使った業務効率化テンプレートが豊富に用意されています。

Dropboxでの操作をトリガーに、さまざまな業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減に期待できます。

ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！

Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する

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Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。

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Dropboxでファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsで通知する

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■概要
「Dropboxでファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsで通知する」フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
Dropboxに新しいファイルが追加された際に、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送られるため、チーム全体が最新の情報を迅速に共有できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しており、ファイルの共有状況をチーム内で迅速に把握したい方
・Microsoft Teamsを活用しているが、通知設定が煩雑で効率的に管理できていない方
・ファイルアップロード時の通知を自動化し、手動での確認作業を減らしたいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームのコミュニケーションを強化したい経営者

■注意事項
・Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する

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■概要
「Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する」フローは、新しいコンタクトの追加と関連資料の整理を自動化する業務ワークフローです。
営業活動や顧客管理を効率化するために、Apolloで新たなコンタクトが登録された際に、自動的にDropboxに専用のフォルダを作成します。これにより、コンタクトに関連する資料やドキュメントを一元管理でき、手動でのフォルダ作成や書き込み作業の手間を省くことが可能です。
Yoomを活用したこのワークフローで、業務のスムーズな進行を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・Dropboxを利用して資料やドキュメントを整理しているチームリーダーの方
・新規コンタクトの情報管理に手間を感じているビジネスオーナーの方
・業務フローの自動化を検討しているIT担当者の方
・手動でフォルダを作成する作業を減らしたいと考えている企業の管理者の方

■注意事項
・Apollo、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDropBoxに保存する

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■概要
「Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDropBoxに保存する」フローは、Amazonでの注文データを自動的に収集し、見積書をPDFで生成してDropBoxに保存する業務ワークフローです。
注文が確定すると自動で必要な書類が作成されクラウド上に保存されるため、業務の効率化とデータ管理の精度向上が期待できます。これにより日常業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能となります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Amazonを利用してオンラインショップを運営しており、注文管理を効率化したい方
・見積書や請求書の作成作業を自動化し、業務の負担を軽減したい経理担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいIT担当者
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な情報管理を実現したい企業の方
・業務ワークフローの自動化を通じて時間を節約し、業務効率を向上させたい中小企業の経営者
・クラウドストレージを活用してデータの一元管理を図りたい方

■注意事項
・Amazon、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。

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Asanaでタスクが完了したら添付ファイルをダウンロードし、Dropboxにアップロードする

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■概要
Asanaでタスクを管理している際、完了したタスクの添付ファイルを手作業でDropboxに保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaのタスク完了をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxへアップロードする自動化を実現し、ファイル管理の手間を減らしてより重要な業務に集中することが可能です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaのタスクに添付されたファイルを、手作業でDropboxに保存している方
・Dropboxの自動化を活用してファイル管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・AsanaとDropbox間のファイル連携を自動化し、チームの生産性を高めたい方

■注意事項
・Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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GmailでWebPを受信したら、PDFに変換してDropboxに格納する

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■概要
Webサイトなどから入手した画像がWebP形式で、取引先への送付や資料作成のために毎回PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。この手作業によるWebPからPDFへのファイル変換は、地味に時間を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたWebPファイルを自動でPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納するため、こうしたファイル形式の変換業務を効率化できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したWebPファイルを、日常的にPDFへ手動で変換している方
・Dropbox上でファイルを管理しており、フォーマットを統一する作業を自動化したい方
・WebPからPDFへの変換のような定型業務をなくし、より重要な業務へ集中したい方

■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りDiscordに通知する

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■概要
「Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りDiscordに通知する」ワークフローを利用すると、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、内容をOCRで自動読み取りできます。
その内容はDiscordに通知され、確認が簡単になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを使用してファイルの管理や共有を行っている方
・OCRを活用して文書の自動読み取りを行いたい方
・チームでDropboxを利用しており、共有されたドキュメントをすぐに確認したい方
・Discordをコミュニケーションツールとして使用している方
・Discordを使って迅速に情報をメンバーと共有したい方
・手動での情報共有が煩雑に感じている方

■注意事項
・DropboxとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Dropboxに年末調整書類がアップロードされたら、OCRとAIの自動チェックを行いGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Dropboxに年末調整書類がアップロードされたらOCRとAIの自動チェックを行い、Google スプレッドシートにデータを追記する」業務ワークフローです。手作業を減らし、AI活用でミスも防げます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxにアップした年末調整書類の集計やチェックに時間がかかっている方
・OCRやAIを使って年末 調整 ai処理を自動化したい総務・経理担当者の方
・手作業でGoogle スプレッドシートに転記しているチームリーダーの方
・年末調整の効率化でヒューマンエラーを減らし、余裕を持ちたい経営者の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
「Dropboxの指定フォルダに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローはDropboxとMicrosoft Teamsを連携させファイルの追加を素早くチームに共有する業務ワークフローです。
ファイル共有や情報共有で最新のファイルが追加されたことをチーム全体に伝えるのは重要ですが、手動で通知するのは手間がかかります。
そこでこのワークフローを使ってDropboxの指定フォルダに新しいファイルが追加された際にMicrosoft Teamsに自動で通知を送ることができ、スムーズな情報共有が行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しているチームやプロジェクト管理者の方
・新しいファイルの共有状況をリアルタイムで把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したい方
・手動の通知作業を減らし、業務の効率化を図りたい方

■注意事項
・Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加しSlackに通知する

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■概要
このフローでは、Dropboxに画像をアップロードするとYoomが自動でOCR処理を行い、抽出したテキストをNotionに追加することができます。さらに、Slackでチームに通知することで情報の共有がスムーズに行えます。この自動化により、手作業の手間を減らして業務効率を向上できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに多くの画像を保存しているが、内容の管理に手間を感じている方
・画像からテキストを自動で抽出し、Notionで一元管理したいチームリーダー
・画像アップロード後に自動でチームへ情報を共有したいSlackユーザー
・OCR機能を活用して、データ入力の手間を省きたい業務担当者
・業務フローの自動化を図り、生産性を向上させたい経営者

■注意事項
・Dropbox、Notion、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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まとめ

Dropboxのチームフォルダ作成を自動化することで、これまでプロジェクト開始のたびに手作業で行っていたフォルダ作成の手間を削減し、命名規則のミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトメンバーは迅速に情報共有を開始でき、コア業務であるプロジェクトの遂行に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：フォルダの命名規則を細かく設定できますか？

A：

はい、可能です。
フォルダのパスの設定の際に「日付」の項目を組み合わせたり、取得した値をうまく使ってみてください。