日々の業務で大量のメールに対応しており、一通一通返信の下書きを作成するのに多くの時間を費やしていませんか？
特に、問い合わせへの一次返信や定型的な案内など、似たような内容のメールを何度も手作業で作成するのは、手間がかかる上に本来集中すべきコア業務を圧迫する原因にもなります。
もし、受信したメールの内容に応じて、AIが文脈を理解し、適切な返信メールの下書きを自動で作成してくれる仕組みがあれば、メール作成にかかる時間を削減し、より重要なコミュニケーションや戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々のメール業務を格段に効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIを活用してメールの下書きを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信した内容をもとにAnthropic（Claude）でメールの下書きを作成し、承認後に自動送信する
試してみる
受信メールの内容からClaude AIでメールの下書きを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をもとにAnthropic（Claude）でメールの下書きを作成し、担当者の承認後に自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail ／ Anthropic（Claude）[Yoomとは]
フローの作成方法
- 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとAnthropic（Claude）のマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とAnthropic（Claude）、担当者への依頼、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで受信した内容をもとにAnthropic（Claude）でメールの下書きを作成し、承認後に自動送信する
試してみる
ステップ1：GmailとAnthropic（Claude）をマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailとの連携
以下のナビをご確認ください。
Anthropic（Claude）の連携方法
検索ボックスにAnthropic（Claude）と入力し、Anthropic（Claude）のアイコンをクリックします。
下記の画面になったら、必須項目を入力してください。
- アカウント名：管理しやすい名称を設定してください。
- アクセストークン：注釈通りAnthropic（Claude）で発行したAPIキーを設定してください。
※詳しいAPIキーの取得方法はこちらの公式ホームページをご覧ください。
入力が完了したら「追加」をクリックしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで受信した内容をもとにAnthropic（Claude）でメールの下書きを作成し、承認後に自動送信する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ここでは、具体的なGmailのトリガー条件を設定します。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「TEST用」というラベルに振り分けられるように設定しました。
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
Gmailでメールを送信したら、Yoom画面に戻りましょう。
次に進み、それぞれの項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔：ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 - ラベル：先ほど設定したラベルを、候補から選択します。
設定が完了したらテストをクリックしましょう。
Gmailのメール内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Anthropic（Claude）で返信文を生成する設定
ここでは、受信したメールの情報をもとに、Anthropic（Claude）で返信文を生成します。
「テキストを生成」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、候補からモデルを選択します。
- max_tokens：注釈にしたがって設定します。
- role：プルダウンからユーザー、またはアシスタントのどちらかに設定します。
- content：AIへの指示文を設定します。
デフォルトで入力されているもので問題なければそのまま利用します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
その他の項目は任意で設定してください。
こちらもテストし、無事に返信文が生成されたら保存します。
ステップ5：担当者へ対応を依頼する設定
ここでは、Anthropic（Claude）で生成した返信文の確認を担当者へ依頼します。
「担当者へ対応を依頼する」をクリックしましょう。
次に進み、担当者をプルダウンから選択します。
対応を依頼する内容の詳細は、取得した値を利用して下記のように設定しました。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力フォームは必要に応じて設定し、次へをクリックしてください。
ステップ6：Gmailで返信する設定
ここでは、Anthropic（Claude）で生成した返信文を、Gmailで送信します。
「メールを送る」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま下に進んでください。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
- To：通知先となるメールアドレスを入力。
- CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定。
- 本文：任意の文章を設定。
※ここでは、Anthropic（Claude）でテキスト生成した値を引用して設定しています。運用に応じて自由に設定してください。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認して「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
メールが送信できない場合、下記のヘルプも確認してください。
最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
受信できましたね。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Gmailを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Gmailを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Gmailに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Gmailの受信メールをCloudConvertでファイル変換し、AIでCSV解析や商標出願書案を自動生成できます。
GitHubのPR要約通知、AirtableからのPDF一括送付、RPAでのPDFへの変換まで、メールを起点に業務を高度に自動化します。
Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、Yoomを活用した業務ワークフローです。
Airtableに新しいレコードが追加されると、自動的に必要な書類をPDF形式で一括作成し、Gmailを通じて指定の宛先に送信します。
これにより、データ管理から文書作成、メール送信までの一連の作業がスムーズに自動化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを利用しており、手動での書類作成に時間がかかっている方
・複数の書類をPDF形式で一括作成し、効率的に管理したいビジネスパーソン
・Gmailを活用して自動的に作成書類のメール送信を行いたい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えているチームリーダーや管理者
・書類作成やメール送信のプロセスを標準化し、業務の一貫性を保ちたい方
■注意事項
・Airtable、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームが送信されたら、AIで商標登録の出願書案を作成してGmailで通知する
試してみる
■概要
「フォームが送信されたら、AIで商標登録の出願書案を作成してGmailで通知する」ワークフローは、フォームから送信された情報を基に、AIが商標登録の出願書案を自動で作成し、その情報をGmailで通知します。このワークフローは、商標登録書類の作成と通知を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・商標登録申請を自動化したい法務担当者
・フォームで収集した情報を商標申請書類に変換したい方
・商標申請情報をGmailで迅速に受け取り、確認したいチームメンバー
・商標登録書類作成のプロセスを効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
GitHubでプルリクエストが作成されたら、要約を行いGmailで送信する
試してみる
■概要
「GitHubでプルリクエストが作成されたら、要約を行いGmailに送信する」フローは、開発チームのコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
プルリクエストが作成されるたびに、その内容を自動で要約し、指定のGmailアドレスに送信します。
これにより、チームメンバーは重要な変更点をスムーズに把握でき、レビューやフィードバックの効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubを活用している開発チームのリーダー
・プルリクエストの管理やレビューに時間を取られているエンジニア
・チーム内での情報共有を効率化したいプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを導入して業務効率を上げたいIT担当者
■注意事項
・GitHub、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに画像がアップロードされたら、OCRしてChatGPTで要約後、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「Dropboxに画像がアップロードされたら、OCRしてChatGPTで要約後、Gmailでメールを送信する」ワークフローは、画像データの活用を自動化できます。
ファイルの文字の読み取りから要約、通知までが効率的に行える仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用して画像や資料を管理している方
・Dropboxに保存された画像情報をスピーディに業務へ活用したい方
・画像データからテキスト情報を抽出し、要点だけを効率的に把握したい方
・日々大量の画像データを扱う業務に従事している方
・重要な画像内容をGmailで関係者へ迅速に共有したい方
■注意事項
・Dropbox、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
GitLabでキーワードに一致するイシューが更新されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「GitLabでキーワードに一致するイシューが更新されたらGmailに通知する」業務ワークフローは、GitLab内で特定のキーワードを含むイシューが更新されるたびに、自動的にGmailへ通知を送信します。これにより、チームは重要なタスクの変更や進捗を迅速に把握し、迅速な対応が可能となります。情報共有の効率化と見逃し防止に役立つ便利なワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitLabを日常的に利用しており、イシュー管理を効率化したい方
・特定のキーワードに関心があり、関連するイシューの更新を見逃したくないチーム
・イシューの変更を迅速に把握し、迅速な対応を行いたいプロジェクトマネージャー
■注意事項
・GitLab、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailからPDFファイルが送信されたら、RPAでPDF/A形式に変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったPDFファイルを、長期保存に適したPDF/A形式に変換する作業に手間を感じていませんか。
都度オンラインの変換ツールを探して手作業で変換するのは非効率であり、他の業務を圧迫する原因にもなります。
このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、RPA機能がPDF/A形式へ自動で変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを実現するため、文書管理業務を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受信する請求書などのPDFを、手作業でPDF/Aに変換している方
・PDF/Aへの変換にオンラインツールを利用しており、定型作業を自動化したい方
・GmailとGoogle Driveを使い、文書の受付から保管までを効率化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailでCSVファイルを受信したら、AIで解析しNotionのデータベースにインポートする
試してみる
■概要
定期的にメールで受信するCSVファイルのデータを、手作業でNotionのデータベースに転記する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすくはありませんか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のCSVファイルを受信したことをきっかけに、ファイルの内容を自動で解析しNotionのデータベースへインポートする一連の流れを自動化できます。これにより、定型的なデータ入力業務の手間を省き、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するCSVの情報を、手作業でNotionデータベースへインポートしている方
・定期的なデータ更新作業に時間がかかり、本来の業務を圧迫しているチームリーダーの方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailでCSVファイルを受信したら、Google スプレッドシートに複数行のデータを挿入する
試してみる
■概要
「GmailでCSVファイルを受信したら、Google スプレッドシートに複数行のデータを挿入する」フローは、CSVデータの手動管理や入力作業を自動化する業務ワークフローです。
CSVファイルを頻繁にGmailで受け取ると、手作業でGoogle スプレッドシートにデータを転記するのは手間がかかり、ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、CSVファイル受信時に自動で複数行のデータをGoogle スプレッドシートに挿入でき、効率的かつ正確なデータ管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで頻繁にCSVファイルを受信し、Google スプレッドシートにデータを追加している方
・データ入力の自動化を図り、業務効率を向上させたいビジネスチームや管理者
・手動でのデータ転記に時間を取られている中小企業の方
・データ管理の正確性を高めたい方
・繰り返し行われるデータ入力作業を自動化したい方
■注意事項
・Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailでJPEGファイルを受信したら、CloudConvertでWebPファイルに変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
Webサイトの表示速度改善などの目的で、JPEG画像をWebP形式に変換する作業に手間を感じていませんか。
特に、メールで受け取った画像ファイルを都度手作業で変換・保存するのは非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のJPEGファイルを受信した際に、自動でWebPファイルへの変換からBoxへの格納までを実行します。
手作業で行っていた`convert jpeg to webp`のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・手作業でのファイル形式変換に課題を感じているWebサイト運営担当者の方
・日常的に`convert jpeg to webp`の作業を行っており、自動化で効率を上げたい方
・Gmailで受け取った画像ファイルを、変換後にBoxで管理している方
■注意事項
・Gmail、CloudConvert、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信する
試してみる
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信するフローです。
まとめ
Claude AIを活用してメールの下書き作成を自動化することで、これまで一件ずつ手作業で行っていたメール作成の手間を削減し、返信の抜け漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせ対応の品質とスピードを向上させ、顧客満足度の向上にも繋がり、担当者はより創造的な業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Gmail以外のきっかけで下書きは作れますか？
A：
はい、できます。
例えば、「フォームからの問い合わせ」や「CRMへの新規リード登録」などをトリガーにすることも可能です。
連携できるアプリは下記のページをご確認ください。
Q：特定のメールを自動化の対象外にできますか？
A：
はい、できます。
その際、有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加する必要があります。
Q：生成される文章のトーンは調整できますか？
A：
はい、できます。
例えばプロンプトに「丁寧な表現にしてください」や「少しカジュアルに表現してください」など追加してみてください。
