毎週Googleドキュメントの議事録から情報を取得し、Notionに記録する

■概要

毎週の定例会議後、Googleドキュメントで作成した議事録をNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。重要な情報だからこそ手作業で行うものの、コピー＆ペーストの繰り返しは時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogleドキュメントから議事録情報を自動で取得し、Notionへ記録できるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎週の議事録をGoogleドキュメントからNotionへ手作業で転記している方
• 定型的な情報収集や記録業務に時間を取られ、コア業務に集中したいと考えている方
• 議事録などのナレッジ管理を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール設定に基づき、議事録の取得からNotionへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録情報の正確性を保つことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「ドキュメントのコンテンツを取得」アクションで対象の議事録情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した議事録から必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のデータベースに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する頻度や日時を設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得したドキュメントの情報を基に、「決定事項」「担当者」「期限」など、抽出したい項目を自由に設定できます。
• Notionへの記録アクションでは、更新対象のレコードを指定する条件や、抽出したどの情報をどのプロパティに割り当てるかを柔軟にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。