毎週、Googleドキュメントで定例会議用の新しいドキュメントを作成する

■概要

毎週の定例会議などで発生する議事録の準備は、手間がかかる作業の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動で作成されるため、こうした定期的なタスクを効率化できます。ドキュメント作成の予約実行をしたいと考えていた方の課題を解決し、面倒な準備作業から解放します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定例会議の議事録など、毎週同じGoogleドキュメントの準備に手間を感じている方
• Googleドキュメント作成のスケジュール化により、タスクの実行漏れを防ぎたいと考えている方
• 手作業によるドキュメント作成をなくし、本来の会議準備やコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでGoogleドキュメントが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた議事録の準備時間を短縮できます
• ドキュメントの作成忘れや保存先誤りといったミスを防ぎ、業務の抜け漏れ防止や標準化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週月曜日の午前9時」のようにフローを起動させたい日時を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで議事録のテンプレートなどを挿入します
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションで作成したドキュメントを指定のフォルダへ移動させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定できます
• Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは任意で設定可能です。また、本文にアジェンダなど事前設定しておきたいテキストを自由に挿入できます
• Google Driveでは、作成されたドキュメントを格納したい任意のフォルダを指定して、自動で移動させることが可能です

■注意事項

• Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。