「Squareで支払いがあるたびに、手作業で請求書を作成するのが手間だな…」
「請求書の作成漏れや金額の間違いなど、ヒューマンエラーが心配だ…」
このように、決済サービスを利用した後の請求書作成業務に追われ、本来の業務に集中できていないと感じていませんか？
もし、Squareで支払い情報が作成されたタイミングをトリガーにして、必要な情報を盛り込んだ請求書を自動で作成できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に専念する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、手間も時間も抑えられます。
ぜひ自動化を導入して作業を楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSquareの支払い情報をもとに請求書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Squareで支払いが作成されたら、請求書を作成する
試してみる
■概要
Squareで決済が発生するたびに、手動で請求書を作成・送付するのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Squareの支払い情報をもとに請求書を自動で生成し、指定のメールアドレスへ送付までを自動化できるため、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Squareを利用しており、請求書発行業務の自動化を検討している経理担当者の方
・手作業による請求書作成での入力ミスや、送付漏れを防ぎたいと考えている方
・Squareでの請求書発行プロセスを効率化したい事業責任者の方
■注意事項
・Square、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Squareの支払い情報から請求書を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Squareで支払いが作成された際に、請求書を自動で作成するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：
Square/Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Square、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Squareのトリガー設定と請求書作成のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Squareで支払いが作成されたら、請求書を作成する
試してみる
■概要
Squareで決済が発生するたびに、手動で請求書を作成・送付するのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Squareの支払い情報をもとに請求書を自動で生成し、指定のメールアドレスへ送付までを自動化できるため、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Squareを利用しており、請求書発行業務の自動化を検討している経理担当者の方
・手作業による請求書作成での入力ミスや、送付漏れを防ぎたいと考えている方
・Squareでの請求書発行プロセスを効率化したい事業責任者の方
■注意事項
・Square、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
【Squareのマイアプリ連携】
SquareとYoomのマイアプリ連携をします。
以下の手順をご参照ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
事前準備
このフローではSquareで支払いが作成されたら、経理提出用の正式な請求書を自動発行してユーザーへ送付する業務フローを想定しています。そのため、事前にGoogle スプレッドシートで請求書の雛形を作成する必要があります。今回は以下のように作成しました。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
※なお、オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Squareで支払いが作成されたら、請求書を作成する
試してみる
■概要
Squareで決済が発生するたびに、手動で請求書を作成・送付するのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Squareの支払い情報をもとに請求書を自動で生成し、指定のメールアドレスへ送付までを自動化できるため、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Squareを利用しており、請求書発行業務の自動化を検討している経理担当者の方
・手作業による請求書作成での入力ミスや、送付漏れを防ぎたいと考えている方
・Squareでの請求書発行プロセスを効率化したい事業責任者の方
■注意事項
・Square、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Squareのトリガー設定
まずは「 支払い（決済）が作成されたら（Webhook）」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
「Webhook名」を注釈に沿って手動で入力しましょう。入力できたら「WebhookURLを登録」をクリックします。
WebhookURLの登録に成功すると、以下のような画面が表示されます。「次へ」を選択しましょう。
次に進んだら、Squareにテスト用の注文を作成します。
今回は例として以下のように支払いを完了させました。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
・テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーションで取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Squareの特定の注文情報を取得する設定
フローに戻り、「特定の注文情報を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がステップ3で連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
注文IDを以下のように取得した値から設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
なお今回は、テンプレートのためすでに設定されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、取得した値を確認したら、「完了」をクリックします。
