「毎月の請求書作成、発注書を見ながらの転記作業が面倒…」
もし、Google Driveに発注書ファイルがアップロードされたことをきっかけに、ファイル内の情報を読み取り、請求書を自動で作成できる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、ミスの心配なく迅速に請求書発行業務を完了させ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Drive上のファイルをもとに請求書を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに発注書がアップロードされたら、請求書を作成する
試してみる
Google Driveのファイルをトリガーに請求書を作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveに発注書がアップロードされた際に、その情報を読み取って請求書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定・Google Driveのアクション設定・OCRの設定・Google スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Driveに発注書がアップロードされたら、請求書を作成する
試してみる
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Google Driveのマイアプリ連携】
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択しましょう。
赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックし、使用しているアカウントでログインしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしたら、連携完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Google Driveに発注書がアップロードされたら、請求書を作成する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
最初の設定です！「Google Driveに発注書がアップロードされたら、請求書を作成する」 フローボットを設定していきます。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
次にAPI接続設定を行います。「トリガーの起動時間」 は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プラン
続いて、「フォルダID」 を設定します。
テストをする前に、指定のフォルダ内にファイルをアップロードしましょう。
※ 取得した値 とは？
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で、「ファイルID」を設定します。
「テスト」をクリックします。
ステップ5：OCRでの読み取り設定
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る
[注意事項]
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
ここでは、以下の項目を設定します。
「OCR画像」 ：プルダウンから選択し、以下のように設定しましょう。
「追加で抽出したい項目」 ：入力欄下の注釈を参照して任意で設定してください。
「使用するAI」 ：任意で設定します。
「言語」 ：日本語を設定してください。
「テスト」をクリックしましょう！
ステップ6：書類を発行する設定
いよいよ最後の設定です！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
PDFにしたい書類の雛形となる「スプレッドシートのファイルID」を入力します。「書類を発行する」の設定方法
入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。 ※直接入力も可能ですが、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
次の画面で、置換条件を設定していきます。
※ここで、「置換対象の文字列」が正しく表示されない場合は、一度フローボット画面に戻り、以下の手順に沿って設定を行ってください。
赤枠部分の「削除」をクリックし、フローボット下部の青丸の「＋」マークをクリックします。
2.フローボットの右側にオペレーションタイプを選択する画面が表示されるので、赤枠の「書類を発行する」を選択しましょう。
「置換対象の文字列」が正しく表示されたら、「置換後の文字列」に該当する値を設定していきます。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
「ダウンロードボタン」をクリックすると発行された書類を確認することができます。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
さまざまなサービスで発生した更新・登録・完了イベントを起点に、関連ファイルの生成、変換、要約、保存、通知までを自動で連携させる仕組みを構築できます。
Google Driveで特定のファイルが作成または更新されたら、Slackに通知する
試してみる
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、DOCXファイル形式に変換する
試してみる
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
Google DriveにアップロードされたファイルをGeminiで要約し、書類を発行する
試してみる
Google Driveにファイルが格納されたら、OCRしてSquarespaceに商品を作成する
試してみる
Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、請求書を発行しGoogle Driveに格納する
試してみる
Shopifyで注文情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
freeeサインで契約が完了したら、Google Driveに契約書をアップロードする
試してみる
Zoomで指定のホストのレコーディングが完了したら、Google Driveに録画をアップロードする
試してみる
毎月SmartHRの本人確認書類をGoogle Driveから一括更新する
試してみる
まとめ
Google DriveとYoomの書類作成機能を連携させることで、これまで手作業で行っていた発注書からの情報転記や請求書作成の手間を削減し、金額の入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、経理担当者や営業担当者は請求書発行業務にかかる時間を短縮し、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoom を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上でアプリのアイコンを繋ぎ合わせるなど、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：処理がエラーになった場合、どうやって気づけますか？
A：エラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
Q：請求書だけでなく納品書や見積書も作成できますか？
A：はい、可能です。「書類を発行する」の設定方法
Q：OCRで手書きの文字や不鮮明な画像も読み取れますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
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