【プログラミング不要】Google Driveのファイルをもとに請求書を自動で作成する方法

■概要

取引先から受け取った発注書をもとに、手作業で請求書を作成する業務に手間を感じていませんか。
特に、目視での確認や手入力は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに発注書ファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートを雛形とした請求書を自動で作成するため、Google Driveを起点とした請求書作成の仕組みを簡単に構築できます。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した発注書から、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
• Google Driveを活用した請求書作成の仕組みを構築し、請求業務を効率化したい方
• 請求書作成時の転記ミスなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質を向上させたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• 発注書をGoogle Driveにアップロードするだけで請求書作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから請求書作成に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、発注書をアップロードする監視対象のフォルダを、任意のフォルダIDに設定してください
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、請求書の雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した請求書の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください

‍

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  

■概要

取引先から受け取った発注書をもとに、手作業で請求書を作成する業務に手間を感じていませんか。
特に、目視での確認や手入力は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに発注書ファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートを雛形とした請求書を自動で作成するため、Google Driveを起点とした請求書作成の仕組みを簡単に構築できます。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した発注書から、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
• Google Driveを活用した請求書作成の仕組みを構築し、請求業務を効率化したい方
• 請求書作成時の転記ミスなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質を向上させたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• 発注書をGoogle Driveにアップロードするだけで請求書作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから請求書作成に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、発注書をアップロードする監視対象のフォルダを、任意のフォルダIDに設定してください
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、請求書の雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した請求書の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください

‍

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  

■概要

取引先から受け取った発注書をもとに、手作業で請求書を作成する業務に手間を感じていませんか。
特に、目視での確認や手入力は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに発注書ファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートを雛形とした請求書を自動で作成するため、Google Driveを起点とした請求書作成の仕組みを簡単に構築できます。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した発注書から、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
• Google Driveを活用した請求書作成の仕組みを構築し、請求業務を効率化したい方
• 請求書作成時の転記ミスなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質を向上させたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• 発注書をGoogle Driveにアップロードするだけで請求書作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから請求書作成に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、発注書をアップロードする監視対象のフォルダを、任意のフォルダIDに設定してください
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、請求書の雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した請求書の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください

‍

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  

■概要

Google Driveで管理しているファイルが作成・更新されたりした際に、都度チームメンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手動での通知は漏れや遅延が発生し、重要な情報共有が滞ってしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のファイルが作成または更新された際のSlack通知を自動化できるため、後続作業の迅速化にも寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSlackを日常的に利用し、ファイル更新の通知を手作業で行っている方
• ファイル共有時の通知漏れや遅延を防ぎ、迅速な情報共有を実現したい方
• 定型的な通知業務を自動化し、その他の業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveでのファイル変更を検知し、自動でSlackへ通知するため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveの「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。ここで、対象としたいファイルやフォルダを指定することが可能です。
3. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。この際、通知を送りたいチャンネルやメッセージの内容を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackへの通知メッセージでは、通知先のチャンネルを自由に設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得した情報を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Google Driveに保存したPDFファイルの内容を再編集したい際に、都度DOCX形式へ手作業で変換するのは手間がかかる作業です。
このワークフローは、特定のGoogle DriveフォルダにPDFファイルがアップロードされると、自動でファイル形式の変換を行い、指定のフォルダへ格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上で、PDFからDOCXへのファイル変換を手作業で行っている方
• 定期的に発生するファイル形式の変換業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
• RPAなどを活用して、ファイル操作に関する定型業務の効率化を目指しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveにPDFをアップロードするだけでDOCXに自動変換されるため、ファイル形式の変換にかかる作業時間を短縮できます
• 手作業による変換忘れやファイル名の付け間違い、保存場所のミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールなどでPDFをDOCXに変換します
6. 次に、データ操作・変換の「正規表現によるデータの置換」を用いて、変換後のファイル名を整えます
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCXファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、操作対象としたいファイル変換サイトのURLや、ファイルのアップロードやダウンロードボタンなどの取得項目を任意で設定してください
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のDOCXファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

◼️概要‍

Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。‍

‍

◼️注意事項‍

・各アプリとYoomとの連携が必要です。

■概要

Google Driveに保存された報告書や議事録の内容を確認し、要約を作成して別フォーマットの書類にまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると、Geminiが自動で内容を要約し、その結果を基にGoogleスプレッドシートから書類を発行するまでの一連の流れを自動化でき、書類作成業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでドキュメントを管理し、内容の確認や要約作成に時間を要している方
• Geminiなどの生成AIを活用して、報告書や議事録からの書類作成を効率化したい方
• 手作業による情報転記をなくし、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、内容の要act約から書類発行までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
• 手作業での情報転記が不要になるため、要約内容の抜け漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことにも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Gemini、GoogleスプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」と「コンテンツを生成」アクションを順に設定し、ファイル内容の要約を指示します
5. 最後に、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Geminiが生成した要約を反映した書類を発行します

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローに含まれる分岐機能は、ミニプラン以上の有料プランでご利用いただけます。フリープランではエラーとなりますのでご注意ください。
• Yoomの有料プランは2週間の無料トライアルがあり、期間中は分岐機能を含むすべての機能やアプリ連携をお試しいただくことが可能です。

■概要

Google Driveに保存した商品情報を、手作業でSquarespaceの商品ページに一つひとつ登録していく作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに商品情報のファイルを追加するだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Squarespaceに商品を新規作成するため、こうした連携の手間を解消し、商品登録プロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSquarespaceを使い、手作業でECサイトの商品登録を行っている方
• 画像やPDFの商品情報からSquarespaceへのデータ転記に時間を要している方
• Google DriveとSquarespace間の連携を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルを格納するだけで、Squarespaceに商品が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• OCRによるテキスト抽出と自動登録により、手動でのデータ転記に伴う入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSquarespaceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでSquarespaceの「商品を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しい商品を作成します

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能（OCR）のオペレーションで、ファイルから抽出したどのテキスト情報を、Squarespaceで作成する商品のどの項目（例：商品名、説明文、価格など）に割り当てるかを任意に設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• Google DriveとSquarespaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
  

■概要

Salesforceで成立した商談の請求書情報を転記して書類を作成する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに登録された商談オブジェクトのデータを基に請求書を発行し、Google Driveへ格納するまでを自動化できます。
商談管理に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで商談管理を行い、手作業で請求書を作成している営業担当者の方
• 請求書発行に伴う転記作業や確認業務を効率化したいと考えている経理担当者の方
• 営業から経理への情報連携を円滑にし、バックオフィス業務全体の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録を起点に請求書が自動で作成・格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、請求金額や顧客情報の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した商談の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した商談情報を元に請求書を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceをトリガーに設定する際、監視の対象としたいマイドメインを正しく設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、あらかじめ用意した請求書の雛形テンプレートを指定し、どの項目にSalesforceから取得した値を埋め込むか設定します。
• 書類を発行するアクション内で、作成される請求書のファイル名やGoogle Drive内の格納先フォルダを任意で指定することが可能です。

‍■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートで書類が発行される際に、Google Driveへ自動格納されます。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

Shopifyで注文情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方‍

1.ShopifyでECサイトを運営している方

・注文ごとに関連ファイルをGoogle Drive上で整理して管理したい方

・注文情報に基づいてフォルダを手動で作成する手間を省きたい方

・注文情報と関連ファイルを紐づけて保管することによって検索性やアクセス性を向上させたい方

‍

2.Shopifyの注文情報に基づいて業務を行う方

・注文ごとに必要なファイルを特定のフォルダに自動で保存し、業務効率化を図りたい方

・請求書や納品書、配送伝票などのファイルを注文情報と紐づけてGoogle Driveに保存したい方

■このテンプレートを使うメリット

ShopifyはECサイト運営に不可欠なプラットフォームですが、注文が増えるにつれて、関連ファイルの管理が煩雑になることがあります。

このフローを導入することで、注文ごとに自動的にGoogle Driveにフォルダが作成されて関連ファイルを一元管理することができます。これにより、必要な情報を素早く見つけ出し、顧客対応や発送作業をスムーズに進めることができま業務の効率化になります。

■注意事項
・Google Drive、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。

・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

freeeサインで締結した電子契約書を、都度ダウンロードして手動でファイル管理することに手間を感じていませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローは、freeeサインとGoogle DriveをAPI連携させることで、契約完了からファイル保管までの一連の業務を自動化し、手作業による負担や保管漏れのリスクを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freeeサインで締結した契約書の管理に、非効率や手間を感じている法務・営業担当の方
• APIを活用した業務自動化に関心があり、freeeサインの利用をさらに効率化したい方
• 契約関連業務における人的ミスの削減や、業務の標準化によって属人化を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• freeeサインで契約が完了すると、契約書が自動でGoogle Driveに保管されるため、手作業でのファイル管理にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による契約書のダウンロード忘れやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freeeサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreeeサインを選択し、「文書の状態が変更されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、文書の状態が「完了」になった場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでfreeeサインの「契約書ファイルを取得」アクションを設定し、完了した文書のファイルを取得します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できるため、運用に合わせて柔軟に管理することが可能です。
• アップロードする契約書のファイル名は、締結書類の名称や契約締結日といった情報を含めて、動的に設定することもできます。

■注意事項

• freeeサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。

■概要

ウェビナー開催後の録画ファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか？
Zoomから手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業は時間がかかるだけでなく、共有の遅れや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、一連の作業が自動化され、ウェビナーの自動化を実現できます。レコーディングが完了したら録画ファイルを自動で保存し、ファイル管理業務を効率化します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのウェビナー開催が多く、録画ファイルの管理に課題を感じているご担当者様
• ウェビナー業務の自動化によって、迅速な情報共有を実現したい方
• 手作業によるファイル管理でのアップロード漏れやミスをなくしたいと考えている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomのレコーディング完了後、録画ファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による作業をなくすことで、ファイルのアップロード忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「指定のホストのレコーディングが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したレコーディング情報を参照します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のホストIDを設定してください。
• Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先として任意のフォルダIDを設定してください。

‍

■注意事項

• Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。

　　　・ミーティングが終了したら

　　　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

• 詳細はこちらをご参照ください。

■概要

従業員が増えるにつれて、SmartHRの本人確認書類の更新作業が煩雑になっていませんか？Google Driveなどに保管された書類を一人ひとり手作業でアップロードするのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存した本人確認書類を一括でSmartHRに連携し、従業員情報を自動で更新できます。定期的な更新作業の負担を軽減し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの本人確認書類の更新作業を手作業で行い、手間を感じている人事労務担当者の方
• Google DriveとSmartHRに従業員情報が分散しており、管理を効率化したいと考えている方
• 従業員情報の更新業務を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール起動で定期的にGoogle Driveの書類を確認し、SmartHRの本人確認書類を自動で更新するため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル選択ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、従業員情報の正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、このワークフローを起動したい日時（毎日、毎週など）を指定します
3. オペレーションで、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル一覧を取得します
4. 繰り返し処理を設定し、取得したファイルを1つずつ処理します
5. Google Driveからファイルをダウンロードし、AI機能（OCR）で従業員名などのテキスト情報を抽出します
6. 抽出した情報をもとに、SmartHRから該当の従業員を検索します
7. 検索した従業員情報に対して、ダウンロードした本人確認書類のファイルを更新します
8. 最後に、メール機能で更新完了の通知などを指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 完了通知などでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスを任意に設定できます
• メールの本文には、固定のテキストだけでなく、フローの途中で取得した従業員名やファイル名といった情報を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。・移動コマンドはミニプラン以上、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。