Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、DOCXファイル形式に変換する

■概要

Google Driveに保存したPDFファイルの内容を再編集したい際に、都度DOCX形式へ手作業で変換するのは手間がかかる作業です。
このワークフローは、特定のGoogle DriveフォルダにPDFファイルがアップロードされると、自動でファイル形式の変換を行い、指定のフォルダへ格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上で、PDFからDOCXへのファイル変換を手作業で行っている方
• 定期的に発生するファイル形式の変換業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
• RPAなどを活用して、ファイル操作に関する定型業務の効率化を目指しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveにPDFをアップロードするだけでDOCXに自動変換されるため、ファイル形式の変換にかかる作業時間を短縮できます
• 手作業による変換忘れやファイル名の付け間違い、保存場所のミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツールなどでPDFをDOCXに変換します
6. 次に、データ操作・変換の「正規表現によるデータの置換」を用いて、変換後のファイル名を整えます
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCXファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、操作対象としたいファイル変換サイトのURLや、ファイルのアップロードやダウンロードボタンなどの取得項目を任意で設定してください
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のDOCXファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924