freeeサインで契約が完了したら、Google Driveに契約書をアップロードする

■概要

freeeサインで締結した電子契約書を、都度ダウンロードして手動でファイル管理することに手間を感じていませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローは、freeeサインとGoogle DriveをAPI連携させることで、契約完了からファイル保管までの一連の業務を自動化し、手作業による負担や保管漏れのリスクを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freeeサインで締結した契約書の管理に、非効率や手間を感じている法務・営業担当の方
• APIを活用した業務自動化に関心があり、freeeサインの利用をさらに効率化したい方
• 契約関連業務における人的ミスの削減や、業務の標準化によって属人化を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• freeeサインで契約が完了すると、契約書が自動でGoogle Driveに保管されるため、手作業でのファイル管理にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による契約書のダウンロード忘れやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freeeサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreeeサインを選択し、「文書の状態が変更されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、文書の状態が「完了」になった場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでfreeeサインの「契約書ファイルを取得」アクションを設定し、完了した文書のファイルを取得します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できるため、運用に合わせて柔軟に管理することが可能です。
• アップロードする契約書のファイル名は、締結書類の名称や契約締結日といった情報を含めて、動的に設定することもできます。

■注意事項

• freeeサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。