Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、請求書を発行しGoogle Driveに格納する

■概要

Salesforceで成立した商談の請求書情報を転記して書類を作成する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに登録された商談オブジェクトのデータを基に請求書を発行し、Google Driveへ格納するまでを自動化できます。
商談管理に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで商談管理を行い、手作業で請求書を作成している営業担当者の方
• 請求書発行に伴う転記作業や確認業務を効率化したいと考えている経理担当者の方
• 営業から経理への情報連携を円滑にし、バックオフィス業務全体の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録を起点に請求書が自動で作成・格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、請求金額や顧客情報の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した商談の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した商談情報を元に請求書を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceをトリガーに設定する際、監視の対象としたいマイドメインを正しく設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、あらかじめ用意した請求書の雛形テンプレートを指定し、どの項目にSalesforceから取得した値を埋め込むか設定します。
• 書類を発行するアクション内で、作成される請求書のファイル名やGoogle Drive内の格納先フォルダを任意で指定することが可能です。

‍■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートで書類が発行される際に、Google Driveへ自動格納されます。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。