毎月SmartHRの本人確認書類をGoogle Driveから一括更新する

■概要

従業員が増えるにつれて、SmartHRの本人確認書類の更新作業が煩雑になっていませんか？Google Driveなどに保管された書類を一人ひとり手作業でアップロードするのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存した本人確認書類を一括でSmartHRに連携し、従業員情報を自動で更新できます。定期的な更新作業の負担を軽減し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの本人確認書類の更新作業を手作業で行い、手間を感じている人事労務担当者の方
• Google DriveとSmartHRに従業員情報が分散しており、管理を効率化したいと考えている方
• 従業員情報の更新業務を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール起動で定期的にGoogle Driveの書類を確認し、SmartHRの本人確認書類を自動で更新するため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル選択ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、従業員情報の正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、このワークフローを起動したい日時（毎日、毎週など）を指定します
3. オペレーションで、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル一覧を取得します
4. 繰り返し処理を設定し、取得したファイルを1つずつ処理します
5. Google Driveからファイルをダウンロードし、AI機能（OCR）で従業員名などのテキスト情報を抽出します
6. 抽出した情報をもとに、SmartHRから該当の従業員を検索します
7. 検索した従業員情報に対して、ダウンロードした本人確認書類のファイルを更新します
8. 最後に、メール機能で更新完了の通知などを指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 完了通知などでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスを任意に設定できます
• メールの本文には、固定のテキストだけでなく、フローの途中で取得した従業員名やファイル名といった情報を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。・移動コマンドはミニプラン以上、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。