Google Driveに発注書がアップロードされたら、請求書を作成する

■概要

取引先から受け取った発注書をもとに、手作業で請求書を作成する業務に手間を感じていませんか。
特に、目視での確認や手入力は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに発注書ファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートを雛形とした請求書を自動で作成するため、Google Driveを起点とした請求書作成の仕組みを簡単に構築できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した発注書から、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
• Google Driveを活用した請求書作成の仕組みを構築し、請求業務を効率化したい方
• 請求書作成時の転記ミスなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• 発注書をGoogle Driveにアップロードするだけで請求書作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから請求書作成に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、発注書をアップロードする監視対象のフォルダを、任意のフォルダIDに設定してください
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、請求書の雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した請求書の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。