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「Jotformで受け付けた申請内容を、一件ずつ手作業でPDFにしている…」
「申込情報をPDF化する際に、転記ミスがないか何度も確認していて時間がかかる…」
このように、Jotformで収集した情報を手作業でPDF化する業務に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、Jotformに新しい情報が送信されるたびに、その内容を基にしたPDFが自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の繰り返し作業が減り、ヒューマンエラーの可能性を抑えつつ、より創造的なコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、作業時間の短縮にもつながるので、ぜひこの機会に導入して業務を効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJotformの送信内容をもとにPDFを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに試せます。
■概要
Jotformで受け付けた回答内容をもとに、手作業でPDFを作成する業務に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、時間や労力がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、回答内容に基づいたPDFを自動で作成するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで受け付けた内容からPDFを作成しているご担当者の方
・フォーム回答内容の転記作業における入力ミスや、関係者への共有漏れを防ぎたい方
・定型的な通知業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Jotform、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Jotformの送信内容からPDFを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Jotformに新しい回答が送信された際に、その内容を基にしたPDFを自動で作成するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Jotformで受け付けた回答内容をもとに、手作業でPDFを作成する業務に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、時間や労力がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、回答内容に基づいたPDFを自動で作成するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで受け付けた内容からPDFを作成しているご担当者の方
・フォーム回答内容の転記作業における入力ミスや、関係者への共有漏れを防ぎたい方
・定型的な通知業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Jotform、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Jotformの連携
検索ボックスに「Jotform」と入力してアイコンをクリックします。
注釈に沿って以下の項目を入力します。完了したら「追加」を押します。
以下の表示が出たら「Jotform」のマイアプリ連携の完了です。
Google スプレッドシートの連携
こちらは上記のナビをご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Jotformで受け付けた回答内容をもとに、手作業でPDFを作成する業務に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、時間や労力がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、回答内容に基づいたPDFを自動で作成するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで受け付けた内容からPDFを作成しているご担当者の方
・フォーム回答内容の転記作業における入力ミスや、関係者への共有漏れを防ぎたい方
・定型的な通知業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Jotform、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Jotformトリガーを設定する
今回は、Jotformのフォーム送信をきっかけに自動処理を始める設定を行います。
1つ目のトリガーを選択します。
Jotformアカウントを選びます。
選択後、「次へ」をクリックします。
請求書用フォームを開き、必要な項目を入力します。
入力が終わったら「送信」をクリックします。
Yoomに表示されたWebhookのURLをコピーします。
Jotformの管理画面でこのURLを設定し、注釈に沿って設定を進め、「テスト」をクリックします。
Webhookの設定には以下のJotformの設定画面を開き、左メニューの「統合（インテグレーション）」をクリックし、「Webhooks」を選択します。
Yoomでテストが成功したことを確認します。
「完了」をクリックします。
ステップ4：Jotformで最新の回答を取得する
続いて、送信されたフォームの内容を取得する設定を行います。
2つ目のアクションを選択します。
Jotformアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
フォームIDを設定します。
候補から先ほどのフォームを選択します。
フォームIDを確認したら「テスト」をクリックします。
テストが成功し、フォームの回答データが取得されたことを確認します。
「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：Googleスプレッドシートで書類を発行する
次に、取得した回答を使ってGoogleスプレッドシートで書類を作成します。
3つ目のアクションを選択します。
Googleアカウントを選択します。
請求書テンプレートのスプレッドシートを準備します。
各列に対応する項目名を設定します。
スプレッドシートのファイルIDと、書類を保存するGoogle DriveフォルダIDを入力します。
「次へ」をクリックします。
Jotformの回答内容をスプレッドシートの項目に対応させます。
請求番号、会社名、担当者名などをそれぞれ設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
すべての項目を設定したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、PDFファイルが作成されたことを確認します。
「完了」をクリックします。
スプレッドシートに入力内容が反映されたことを確認します。
これで請求書発行の自動化設定は完了です！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がJotformの送信内容からPDFを自動作成する方法でした。Jotformを使った自動化例
フォームが送信されたら、CRMへコンタクトを自動作成したり、チャットツールへ通知します。
さらに、書類や請求書を自動作成し、オンラインストレージへ保存します。
AIを活用した請求書の草案作成や、開発プラットフォームへのIssue作成も可能です。
手動でのデータ転記が減り、業務の効率とスピードが向上します。
まとめ
Jotformでの情報収集とPDF作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた申込書や申請書の作成といった定型業務の手間を削減し、転記によるヒューマンエラーを抑えることができます。これにより、担当者は繰り返し作業の負担を減らし、正確な書類管理に近づけるため、コア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください。
Q：Jotform標準のPDF機能との違いは何ですか？
A：
Yoomなら命名・保存先・分岐・他アプリ連携・通知まで一連を自動化できます。
既存テンプレートの置換項目も画面で設定することが可能です。
Q：作成したPDFを自動でメール送信できますか？
A：
はい、できます。
その際、「書類を発行する」オペレーション直下にある「+マーク」をクリックして、メール送信アクションを追加してください。
下記のページより、対応しているメールアプリを確認できます。
Q：PDF生成に失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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