【ノーコードで実現】Googleドキュメントを使ってサービス契約書を自動で作成する方法

サービス契約書を作成するたびに、顧客情報を一件一件手入力し、入力ミスがないか何度も見直す作業に多くの時間を費やしていませんか？

こうした作業時間によって本来集中すべきコア業務が後回しになってしまうことに、課題を感じている方も少なくないはずです。

そんな課題の解消に役立つのが、フォームに入力された顧客情報などをもとに、サービス契約書を自動で生成できる仕組みです。
この仕組みを活用すれば、面倒な手作業や確認の手間から解放され、より付加価値の高い業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはサービス契約書を作成する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！

フォーム回答をもとに、Googleドキュメントでサービス契約書を作成して保存する

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フォーム回答からサービス契約書を自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「フォームで受け付けた回答内容をもとに、Googleドキュメントでサービス契約書を自動で作成し、指定のフォルダに保存する」フローの設定手順を解説していきます。

これまで手作業で行っていた顧客情報の転記作業や契約書の作成業務を効率化し、ヒューマンエラーを防止しましょう！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！

※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Googleドキュメントのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Yoomフォームのトリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

《参考》基本的なフローボットの作成方法

フォーム回答をもとに、Googleドキュメントでサービス契約書を作成して保存する

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ステップ1：Googleドキュメントのマイアプリ登録

はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomとアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

まずは基本的な設定方法を解説しているナビがあるので、ぜひご覧ください。

それではさっそく、今回のフローで使用するアプリを連携していきましょう！

Googleドキュメントのマイアプリ登録

検索窓にGoogleドキュメントと入力し、表示された候補からアプリを選択してください。
その後はナビで解説しているGoogle スプレッドシートと同様に設定を進めてください。

ステップ2：テンプレートをコピー

続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！

さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。

【Tips】テンプレートのコピー手順

• 以下バナーの右側にある「試してみる」をクリック
• Yoomのアカウントにログイン
  ※Yoomのアカウントをまだ作成していない方は、アカウント登録をしましょう！
• コピーしたテンプレートを格納するワークスペースを選択

フォーム回答をもとに、Googleドキュメントでサービス契約書を作成して保存する

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コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。

さっそく、Yoomフォームのトリガーの設定から始めていきましょう！

【Tips】コピーしたテンプレートが見つからない場合

テンプレートはコピーしたけど、設定はあとでしようと思って一度画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか分からなくなってしまった！といった場合もありますよね。

コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されます。

Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】フォーム回答をもとに、Googleドキュメントでサービス契約書を作成して保存する」という名前で格納されているはずです。

もしテンプレートが見当たらない場合は、上記を参考に探してみてくださいね！

ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定

最初の設定です！

まずはフローが起動するきっかけとなる、フォームトリガーの設定を行いましょう。

(1/2)設定項目の選択

今回は、Yoomフォームに回答が送信された際に、フローが起動するように設定していきます。

「フォーム」をクリックしてください。

(2/2)フォームを作成

テンプレートを使用しているため、既に下図のようなフォームが作成されています。フォームにはあらかじめ、会社名・住所・代表者名などの基本情報から、契約期間（開始日・終了日）、プラン名・金額（月額・初期費用）、そして発行日や支払期限といった項目が設定されています。
各質問項目は自由に変更できるので、フローを活用する業務内容に合わせてカスタマイズしてご利用ください。
ここで設定した回答データを使って、Google ドキュメントで契約書を発行するように設定していきますよ！

【Tips】

• アクセス制限設定について
  フォームへのアクセス権限を、「許可されているIPアドレスのみ」を閲覧可能としたい場合は、「ON」にしてください。
• 共有フォーム利用時のフローボットの起動者について
  フローボットを作成したメンバー：フローボット作成者（自分）としたい場合は、こちらを選択します。
  フォームを送信したメンバー：フォーム送信者（回答者）としたい場合は、こちらを選択しましょう。

設定が完了したら「次へ」を押し、下図の赤枠をそれぞれクリックしましょう。

先ほど設定したフォームの内容が正しく反映できているか、プレビューで確認してみてくださいね！

※内容に誤りがあれば、フォームの設定画面に戻って修正してください。

▼ フォーム画面プレビュー ▼

▼ 送信完了プレビュー ▼

プレビューの内容に問題がなければ、作成したフォームの回答サンプルを「取得した値」に入力していきましょう。
今回はまだ設定段階のため、下図のようにテスト値を入力していますが、実際にフローボットの運用を開始した際には、フォームの回答データが自動的に反映されます。

また、取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
ここでテスト値を入力しなかったり、各アクションの設定時にテストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！

《参考》テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

設定したら「完了」を押し、次のステップに進みます。

ステップ4：Googleドキュメントの書類発行設定

続いて、フォームの回答データを基に、Googleドキュメントで書類（契約書）を発行する設定を行います。

(1/3)設定項目の選択

「書類を発行する」をクリックしてください。

(2/3)連携アカウントとアクションを選択

次に、フローと連携するGoogleアカウントと、実行するアクションを選択していきましょう。

連携するアカウント情報は、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報がすでに反映されています。
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックして該当のアカウントを連携してください。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）

また、アクションは「書類を発行する」であることを確認してくださいね！

設定内容を確認したら、データベースの連携設定に進みます。

今回は下図のように雛形を作成しています。
《参考》「書類を発行する」の設定方法

1.雛形書類の連携
ドキュメントのファイルID: 事前に用意しておいたGoogleドキュメントの雛形を設定します。
設定欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補の中から該当のファイルを選択しましょう。

2.発行書類
格納先のGoogle DriveのフォルダID: 発行後の書類を格納するフォルダを指定します。こちらも設定欄をクリックすると候補が表示されるので、候補から該当のフォルダを選択しましょう。

出力ファイル名: 発行する書類のファイル名を設定します。
同じフォルダに保存されているファイルと同名になると上書き保存されてしまうため、重複することがないファイル名になるように指定するようにしてくださいね！

「契約書_」など、繰り返し同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力して「固定値」とし、「会社名」など、フォームの回答データを引用する部分は「取得した値」を用いて設定しましょう。

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

(3/3)置換条件の設定

ここでは、用意しておいた契約書の雛形の{内容}にあたる部分を、フォームで取得したデータに置き換える設定をしていきますよ！

「置換対象の文字列」に対する「置換後の文字列」を、下図のように「取得した値」を使って適切な値をマッピングしていきましょう。

「置換対象の文字列」にそれぞれ適切な値を設定したら、「テスト」をクリックします。

「テスト成功」と表示されたら、用意しておいた雛形に、フォームの回答データが反映された契約書がダウンロードできることを確認しましょう。

《参考》書類発行オペレーションが実行できない

ダウンロードしたファイルを実際に確認しておくと、より安心です！

また、「格納先のGoogle DriveのフォルダID」に指定したフォルダ内に、実際にデータが格納されているかも確認しておいてくださいね！

確認後は「完了」を押し、設定完了です！

ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認

ここまで設定お疲れ様でした！

これで今回のフローの設定はすべて完了になります。

設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしておくと安心です。

「フローを実際に動かすのは、あとにしたい！」という場合もあるでしょう。
その場合は「あとで」を選択し、フローの設定画面右上にある「トリガーON/OFF」のトグルボタンからON・OFFを切り替えてご利用ください。

以上が「フォームで受け付けた回答内容をもとに、Googleドキュメントでサービス契約書を自動で作成し、指定のフォルダに保存する」フローの設定手順でした！

Googleドキュメントを活用したその他の自動化例

ここでは、Googleドキュメントに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google スプレッドシートやCRMからGoogle ドキュメントでの書類作成を自動化できます。
また、AIによる要約や文字起こしの追記、DeepL翻訳、Todoist連携まで対応し、文書作成と管理のプロセスをスマートに統合します。

Airtableでレコードが追加されたら、Googleドキュメントでマニュアルを作成する

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■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、Googleドキュメントでマニュアルを作成する」フローは、新しいデータ入力時に自動でマニュアルを生成し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Airtableへの入力をトリガーにしてGoogleドキュメントで自動的にマニュアルが作成され、作業時間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでのデータ管理を効率化したい業務担当者の方
・Googleドキュメントを活用してマニュアル作成を自動化したいチームリーダーの方
・手動でのマニュアル作成に時間を取られている業務プロセス改善を検討している経営者の方
・データ入力とドキュメント作成の連携をスムーズにしたいIT担当者の方

■注意事項
・Airtable、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleドキュメントから1クリックでDeepLでの翻訳と結果の追加を自動化する

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Google Driveで特定のファイルが作成されたら、OCRでの読み取りとAIによる要約を自動で行い結果を新規Googleドキュメントに追加する

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■概要
社内に蓄積された大量のマニュアルや資料の内容を把握し、要約する作業に時間を要していませんか。
特に画像やPDF形式のファイルはテキスト化から始める必要があり、手間がかかる業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにマニュアルファイルを保存するだけで、OCRによるテキストの読み取りからAIによる要約までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のマニュアルを管理しており、内容の要約作業を効率化したいと考えている方
・チーム内の情報共有を円滑にするため、マニュアルの要約プロセスを自動化したい方
・OCRやAIを活用し、文書管理に関連する定型業務の自動化を検討している方

■注意事項
・Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Googleドキュメントの情報をChatGPTで解析し、新しいドキュメントに結果を追加する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Googleドキュメントで書類を作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを基に、Googleドキュメントで一件ずつ書類を作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、こうした手作業による非効率を解消するために設計されました。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、その情報を基にしたGoogleドキュメントの書類が自動で作成されます。Google スプレッドシートとGoogleドキュメント間の反復作業をなくし、正確かつ迅速な書類作成業務を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとGoogleドキュメントを使い、手作業で書類を作成している方
・Google スプレッドシートのリストからGoogleドキュメントへのデータ転記ミスを防ぎたいと考えている方
・定型的な書類作成業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

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Googleフォームで受け取った画像からテキストを抽出して、Googleドキュメントに追加する

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■概要
「Googleフォームで受け取った画像からテキストを抽出して、Googleドキュメントに追加する」ワークフローは、送信された画像から自動で文字情報を抽出します。
抽出したテキストはGoogleドキュメントに転記されるため、手作業の手間を減らせます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して画像の収集を行っている方
・提出された画像からテキスト情報の抽出作業を短時間で行いたい方
・画像から取得したテキストをスムーズにGoogleドキュメントへ記録したい方
・手動で画像を確認し、内容を転記する手間を削減したいと考えている方
・複数人でGoogleドキュメントを共有し、情報をスピーディに可視化したい方
・画像資料のテキスト化業務を効率化し、その他業務への対応力を高めたい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Googleドキュメントの内容をもとにTodoistにタスクを作成する

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■概要
Googleドキュメントで作成した議事録やメモから発生したタスクを、手作業でTodoistに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、タスクの登録漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、Googleドキュメント上のテキスト情報をもとにTodoistへタスクを自動で作成できるため、TodoistとGoogleドキュメント間の連携をスムーズにし、タスク管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントで議事録を作成し、Todoistでタスク管理を行っている方
・TodoistとGoogleドキュメント間の手作業による情報転記に手間を感じている方
・会議後のタスク登録漏れを防ぎ、チームの業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・GoogleドキュメントとTodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Web会議を開始すると自動で文字起こしして、Geminiで要約後Googleドキュメントに追加する

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HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Googleドキュメントで書類を発行する

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■概要
HubSpotで管理している取引のステージが更新された際、手作業で見積書や契約書を作成する業務に手間を感じていませんか。
情報の転記ミスや作成漏れが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されると、Googleドキュメントをテンプレートとして自動で書類が発行されるため、こうした書類作成の自動化を実現し、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで顧客管理を行い、手作業での書類作成に手間を感じている営業担当者の方
・取引ステージの更新に応じた書類作成の自動化に関心がある方
・営業プロセスにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方

■注意事項
・HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・HubSpotのカスタムプロパティの取得では、アウトプットをJSONPathから取得する必要があります。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

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毎月Notionの情報を一括取得し、Googleドキュメントに記録する

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■概要
このワークフローでは、毎月Notionの情報を一括取得し、Googleドキュメントに記録することが可能です。この自動化によって、手動でデータを移行する手間を省き、月次報告やデータ分析をスムーズに行えるようサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理しているデータを定期的にGoogleドキュメントに記録したい方
・手動でのデータ転記に時間を取られているビジネスユーザー
・定期的なレポート作成を自動化して業務効率を上げたい担当者
・SaaSアプリ間の連携を活用して業務フローを改善したい方
・AIやRPAを活用した自動化ツールに興味がある経営者やチームリーダー

■注意事項
・Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

いかがでしたか？
サービス契約書の作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客情報の転記や書類フォーマットの調整といった手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことが期待できます。
これにより、担当者は契約関連の事務作業から解放され、顧客とのコミュニケーションやサービス改善といった、より本質的な業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にできます。
「自動化って難しいんでしょ？」「プログラミング知識ないし…」といった方でも、手軽に自動化を導入できるのは魅力ですよね！

また、フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は広がります。

この機会に自社の業務に合う最適なフローを構築し、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？

もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウントを作成し、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！

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よくあるご質問

Q：作成後の契約書を自動で関係者に共有できますか？

A：

はい、できます。Slackなどのチャットツールで共有できる他、メールツールを使って自動共有することもできますよ！
共有までを自動化したい場合は、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションの下に、共有に利用したいアプリの「メッセージ送信」アクションを設定してご利用ください。
また、通知に利用できるアプリの詳細については、連携アプリ一覧をご確認ください。

Q：ファイル名に日付を自動でつけることは可能ですか？

A：

はい、ファイル名に設定できる「取得した値」などの個数は1つに限りません。
固定値や「取得した値」の他、「日付」タブからフローを起動した日を起点とした日付を自動でつけることもできるので、フローを活用する業務内容に合わせて自由に設定してみてくださいね！