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サービス契約書を作成するたびに、顧客情報を一件一件手入力し、入力ミスがないか何度も見直す作業に多くの時間を費やしていませんか？
こうした作業時間によって本来集中すべきコア業務が後回しになってしまうことに、課題を感じている方も少なくないはずです。
そんな課題の解消に役立つのが、フォームに入力された顧客情報などをもとに、サービス契約書を自動で生成できる仕組みです。
この仕組みを活用すれば、面倒な手作業や確認の手間から解放され、より付加価値の高い業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはサービス契約書を作成する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「フォームで受け付けた回答内容をもとに、Googleドキュメントでサービス契約書を自動で作成し、指定のフォルダに保存する」フローの設定手順を解説していきます。
これまで手作業で行っていた顧客情報の転記作業や契約書の作成業務を効率化し、ヒューマンエラーを防止しましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
《参考》基本的なフローボットの作成方法
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomとアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビがあるので、ぜひご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリを連携していきましょう！
検索窓にGoogleドキュメントと入力し、表示された候補からアプリを選択してください。
その後はナビで解説しているGoogle スプレッドシートと同様に設定を進めてください。
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！
さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。
【Tips】テンプレートのコピー手順
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
さっそく、Yoomフォームのトリガーの設定から始めていきましょう！
【Tips】コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートはコピーしたけど、設定はあとでしようと思って一度画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか分からなくなってしまった！といった場合もありますよね。
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されます。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】フォーム回答をもとに、Googleドキュメントでサービス契約書を作成して保存する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートが見当たらない場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、フォームトリガーの設定を行いましょう。
(1/2)設定項目の選択
今回は、Yoomフォームに回答が送信された際に、フローが起動するように設定していきます。
「フォーム」をクリックしてください。
(2/2)フォームを作成
テンプレートを使用しているため、既に下図のようなフォームが作成されています。フォームにはあらかじめ、会社名・住所・代表者名などの基本情報から、契約期間（開始日・終了日）、プラン名・金額（月額・初期費用）、そして発行日や支払期限といった項目が設定されています。
各質問項目は自由に変更できるので、フローを活用する業務内容に合わせてカスタマイズしてご利用ください。
ここで設定した回答データを使って、Google ドキュメントで契約書を発行するように設定していきますよ！
【Tips】
設定が完了したら「次へ」を押し、下図の赤枠をそれぞれクリックしましょう。
先ほど設定したフォームの内容が正しく反映できているか、プレビューで確認してみてくださいね！
※内容に誤りがあれば、フォームの設定画面に戻って修正してください。
▼ フォーム画面プレビュー ▼
▼ 送信完了プレビュー ▼
