■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを基に、Googleドキュメントで一件ずつ書類を作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、こうした手作業による非効率を解消するために設計されました。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、その情報を基にしたGoogleドキュメントの書類が自動で作成されます。Google スプレッドシートとGoogleドキュメント間の反復作業をなくし、正確かつ迅速な書類作成業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogleドキュメントを使い、手作業で書類を作成している方
- Google スプレッドシートのリストからGoogleドキュメントへのデータ転記ミスを防ぎたいと考えている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると書類が自動生成され、これまで手作業で行っていたGoogleドキュメントでの書類作成時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のシートを任意で設定してください。
- 書類発行のオペレーションでは、任意のGoogleドキュメントを雛形として設定し、Google スプレッドシートから取得した情報を差し込むことが可能です。また、発行する書類の名称や保存先フォルダも自由に指定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
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