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「毎回同じ内容のサブタスクを手作業で追加するのが面倒…」
「タスクが増えてくると、サブタスクの登録漏れが起きてしまいそうで不安…」
Asanaでプロジェクトを管理する際、このようなサブタスクの管理に手間や課題を感じていませんか？
もし、特定のフォームへの回答などをきっかけに、Asanaの親タスクとそれに紐づく複数のサブタスクを一括で自動作成できる仕組みがあれば、こうした定型的な作業からの解放に繋がるでしょう。
タスクの抜け漏れを減らし、より重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAsanaのタスクとサブタスクを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や問い合わせを、都度Asanaに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、タスクだけでなく関連するサブタスクまで作成していると、時間もかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Asanaのタスクとサブタスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、Asanaにタスクとサブタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Googleフォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や問い合わせを、都度Asanaに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、タスクだけでなく関連するサブタスクまで作成していると、時間もかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Asanaのタスクとサブタスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の画面を表示したら、右上にある検索ボックスにGoogleフォームと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の画面が表示されたら、任意のGoogleアカウントでログインしましょう。
YoomからGoogleフォームへのアクセス権限を確認する画面に遷移します。
内容を確認して「続行」をクリックしてください。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Googleフォームとの連携は完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や問い合わせを、都度Asanaに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、タスクだけでなく関連するサブタスクまで作成していると、時間もかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Asanaのタスクとサブタスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定しましょう。
タイトルを任意で設定し、Googleフォームと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
尚、この時点でAsanaとの連携に使えるGoogleフォームを作成していない場合は、ここで作成しておきましょう。
今回は例として、Asanaでタスクとサブタスクを作成することを踏まえて以下のようなGoogleフォームを作成しています。
Asanaと連携させるためのGoogleフォームを用意出来たら、Yoomの設定画面に戻ります。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「フォームID」を、アプリトリガーとして使うGoogleフォームのURLから抽出してペーストしてください。
フォームIDを設定できたら、一度Googleフォームでテスト用の回答を送信しておきましょう。
これでアプリトリガーを動かすための「フォームに回答が送信されたら」という条件が整います。
テスト用の回答をGoogleフォームに送信できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Googleフォームに送信された回答の内容が反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ただしYoomのデフォルト設定では、Googleフォームから取得できる値に「回答内容」が含まれていません。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法のヘルプページを参考に、取得した値にフォームから得た回答内容を追加しましょう。
ここでは「取得する値」を追加する方法によって、以下のように回答内容を追加しています。
Googleフォームからの回答内容を取得した値に追加できたら、「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Googleフォームからの回答があったことをYoomで検知したら、その情報をもとにAsanaでタスクを追加していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Asanaと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「タスク名」には、アプリトリガーで取得した値から該当する回答情報を設定しましょう。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにGoogleフォームから回答を得るたびに、新しい情報が反映されていきます。
「プロジェクトID」と「セクションID」は、連携しているAsanaの候補から任意のIDを選択してください。
「タスクの説明」にも、Googleフォームの取得した値から該当する情報を設定しましょう。
その他の必須ではない項目も、必要に応じて任意で設定してみてください。必要な設定を終えたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここで試しに、Asanaの該当プロジェクトにアクセスしてみます。
Googleフォームの回答内容を反映したタスクが作成されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
Asanaにメインタスクを自動で作成する設定を終えたら、次はサブタスクの自動作成も設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Asanaと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「タスク名」にはGoogleフォームで取得した値から、サブタスク名の情報を設定しましょう。
「タスクID」には、前のステップで作成したメインタスクのIDを取得した値から設定します。
「タスクの説明」には、メインタスクを作成したステップと同様、取得した値からGoogleフォームの回答を設定しましょう。
他にも設定が必要な項目があれば、任意で設定してください。必要な設定を終えたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここでAsanaにアクセスして、該当タスクを確認してみます。設定した通りの内容を反映して、サブタスクまで自動で作成されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでGoogleフォームに回答が送信されたことをきっかけに、自動でAsanaにメインタスクとサブタスクが作成されるようになりました。
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、営業活動や問い合わせ対応で発生する情報をもとに、Asanaに自動でタスクを作成し、進行状況を他ツールへ連携できます。
SalesforceやGoogleフォーム、Outlookなどで得た情報をAsanaに登録することで、案件や依頼内容の抜け漏れを防ぎ、プロジェクト全体をスムーズに管理できる仕組みです。
■概要
「Asanaでタスクが追加されたら、kintoneへ追加しSlackに通知する」フローは、チームのタスク管理と情報共有をシームレスにする業務ワークフローです。
タスクの見落としを防ぎつつ、チーム全体での情報共有を効率化することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに追加されたタスクが自動的にkintoneに反映されるため、手動入力の手間を省くことができます。
また、Asanaに追加されたタスクはSlackに通知されるため、チーム全体でのタスク状況の把握がスムーズになります。
kintoneへのデータ入力やSlackにおける通知内容や通知先のミスを防止できるため、情報管理の正確性も向上します。
■概要
Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたらタスクの担当者情報を取得し、担当者のGoogleカレンダーに予定を登録します。
Asanaにログインすることなく、Googleカレンダー上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Googleカレンダー、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
Asanaにログインすることなく、Chatwork上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Asana、ChatGPT、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
■概要
Asanaでタスク管理を行っているものの、数多くのタスクの中から期日の近いものを探し出し、関係者にリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsana上のタスクを自動で確認し、期日が迫っているタスクをMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することが可能です。手作業による確認漏れを防ぎ、チーム全体のタスク管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaで管理しているタスクが完了した後、その履歴を別途Notionに手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、記録の漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了するだけで自動的にNotionのデータベースに完了履歴が記録されるため、プロジェクトの進捗管理を正確かつ効率的に行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらAsanaに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomを業務で使用している方
・Intercomで顧客とやり取りをすることが多い方
・顧客対応の効率化でIntercomを利用しているカスタマーサポート担当者
2.Asanaを活用して業務を進めている方
・Asanaでタスク管理をしている方
・Intercomの会話情報をAsanaにタスクとして追加したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客とのやり取りを効率化できるツールです。
しかし、Intercomの会話情報をAsanaにタスクとして追加したい場合、両ツールを行き来する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
Asanaでタスク管理をしている場合、Intercomの会話情報をそのままタスクとして追加したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Intercomの会話情報を自動でAsanaタスクとして追加することができるため、スピーディーにタスク管理を進めることができます。
また、チャットツールと連携することで、Asanaに追加されたタスクをメンバーに通知することもできるため、チーム内の共有をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Intercom、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして自動的に追加して、Chatworkに通知するフローです。
Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、Asana、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceで獲得した新規リードの情報を、都度Asanaに転記してタスクを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると同時に、Asanaに関連タスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートでタスク管理を行っているものの、定期的な確認やAsanaへの手動でのタスク登録に手間を感じていませんか。こうした繰り返し作業は、入力漏れや対応遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートの特定条件の行を自動で検知し、Asanaにタスクを作成する一連の流れを自動化するため、作業の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Asanaのサブタスク作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた定型的なタスク登録作業の手間を削減し、サブタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの防止に役立てられます。
これにより、プロジェクトメンバーはタスクの抜け漏れリスクについての懸念を減らせるでしょう。
本来集中すべき業務に注力できる環境が整い、プロジェクト全体の生産性向上に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：サブタスクの担当者や期日も自動で設定できますか？
A：はい、可能です。
あらかじめサブタスクの担当者や期日など、設定したい項目をアプリトリガーのGoogleフォームで質問として追加し、回答内容を取得しておきましょう。
取得した値に追加された情報は、後続オペレーションでAsanaのサブタスク設定時に担当者や期日として設定できます。
Q：Googleフォーム以外のツールをきっかけにできますか？
A：はい、可能です。
Googleフォーム以外のフォームツール（WebflowやWixなど）から得た回答をもとに、Asanaのタスクとサブタスクを自動作成可能です。
また、フォームツールだけではなく、メールやチャットツールの受信などをアプリトリガーとすることも可能です。
詳細は他のツールとAsanaのタスク自動作成を行う以下のテンプレートもチェックしてみてください。
■概要
オンラインフォームのJotformで受け付けた申し込みや問い合わせ内容を、手作業でタスク管理ツールのAsanaに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されたタイミングで、任意の情報をAIで生成しAsanaへ自動でタスクを作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、内容を確認して手動でAsanaにタスクを起票する作業に手間を感じていませんか？
このような手作業は時間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、GitHubのIssue作成に関するWebhook通知をトリガーとして、Asanaへ自動でタスクを作成できるため、開発チームのタスク管理を効率化し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Slackでの重要なメンションを見逃してしまったり、後で対応しようと思っていたタスクを忘れてしまったりすることはありませんか？手作業でのタスク登録は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定のチャンネルでメンションされた際に、その内容を自動でAsanaにタスクとして登録できます。Slackのメンションに対する返信や対応の遅れを防ぎ、タスク管理を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Q：自動化がエラーで止まった場合はどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
