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「毎回同じ内容のサブタスクを手作業で追加するのが面倒…」
「タスクが増えてくると、サブタスクの登録漏れが起きてしまいそうで不安…」
Asanaでプロジェクトを管理する際、このようなサブタスクの管理に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォームへの回答などをきっかけに、Asanaの親タスクとそれに紐づく複数のサブタスクを一括で自動作成できる仕組み</span>があれば、こうした定型的な作業からの解放に繋がるでしょう。
タスクの抜け漏れを減らし、より重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのタスクとサブタスクを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、Asanaにタスクとサブタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Googleフォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の画面を表示したら、右上にある検索ボックスにGoogleフォームと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の画面が表示されたら、任意のGoogleアカウントでログインしましょう。
YoomからGoogleフォームへのアクセス権限を確認する画面に遷移します。
内容を確認して「続行」をクリックしてください。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Googleフォームとの連携は完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定しましょう。
タイトルを任意で設定し、Googleフォームと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
尚、この時点でAsanaとの連携に使えるGoogleフォームを作成していない場合は、ここで作成しておきましょう。
今回は例として、Asanaでタスクとサブタスクを作成することを踏まえて以下のようなGoogleフォームを作成しています。
Asanaと連携させるためのGoogleフォームを用意出来たら、Yoomの設定画面に戻ります。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「フォームID」を、アプリトリガーとして使うGoogleフォームのURLから抽出してペーストしてください。
フォームIDを設定できたら、一度Googleフォームでテスト用の回答を送信しておきましょう。
これでアプリトリガーを動かすための「フォームに回答が送信されたら」という条件が整います。
テスト用の回答をGoogleフォームに送信できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Googleフォームに送信された回答の内容が反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ただしYoomのデフォルト設定では、Googleフォームから取得できる値に「回答内容」が含まれていません。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法のヘルプページを参考に、取得した値にフォームから得た回答内容を追加しましょう。
ここでは「取得する値」を追加する方法によって、以下のように回答内容を追加しています。
Googleフォームからの回答内容を取得した値に追加できたら、「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Googleフォームからの回答があったことをYoomで検知したら、その情報をもとにAsanaでタスクを追加していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Asanaと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「タスク名」には、アプリトリガーで取得した値から該当する回答情報を設定しましょう。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにGoogleフォームから回答を得るたびに、新しい情報が反映されていきます。
「プロジェクトID」と「セクションID」は、連携しているAsanaの候補から任意のIDを選択してください。
「タスクの説明」にも、Googleフォームの取得した値から該当する情報を設定しましょう。
その他の必須ではない項目も、必要に応じて任意で設定してみてください。必要な設定を終えたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここで試しに、Asanaの該当プロジェクトにアクセスしてみます。
Googleフォームの回答内容を反映したタスクが作成されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
Asanaにメインタスクを自動で作成する設定を終えたら、次はサブタスクの自動作成も設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Asanaと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「タスク名」にはGoogleフォームで取得した値から、サブタスク名の情報を設定しましょう。
「タスクID」には、前のステップで作成したメインタスクのIDを取得した値から設定します。
「タスクの説明」には、メインタスクを作成したステップと同様、取得した値からGoogleフォームの回答を設定しましょう。
他にも設定が必要な項目があれば、任意で設定してください。必要な設定を終えたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここでAsanaにアクセスして、該当タスクを確認してみます。設定した通りの内容を反映して、サブタスクまで自動で作成されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでGoogleフォームに回答が送信されたことをきっかけに、自動でAsanaにメインタスクとサブタスクが作成されるようになりました。
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、営業活動や問い合わせ対応で発生する情報をもとに、Asanaに自動でタスクを作成し、進行状況を他ツールへ連携できます。
SalesforceやGoogleフォーム、Outlookなどで得た情報をAsanaに登録することで、案件や依頼内容の抜け漏れを防ぎ、プロジェクト全体をスムーズに管理できる仕組みです。
Asanaのサブタスク作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定型的なタスク登録作業の手間を削減し、サブタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの防止に役立てられます。</span>
これにより、プロジェクトメンバーはタスクの抜け漏れリスクについての懸念を減らせるでしょう。
本来集中すべき業務に注力できる環境が整い、プロジェクト全体の生産性向上に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：サブタスクの担当者や期日も自動で設定できますか？
A：はい、可能です。
あらかじめサブタスクの担当者や期日など、設定したい項目をアプリトリガーのGoogleフォームで質問として追加し、回答内容を取得しておきましょう。
取得した値に追加された情報は、後続オペレーションでAsanaのサブタスク設定時に担当者や期日として設定できます。
Q：Googleフォーム以外のツールをきっかけにできますか？
A：はい、可能です。
Googleフォーム以外のフォームツール（WebflowやWixなど）から得た回答をもとに、Asanaのタスクとサブタスクを自動作成可能です。
また、フォームツールだけではなく、メールやチャットツールの受信などをアプリトリガーとすることも可能です。
詳細は他のツールとAsanaのタスク自動作成を行う以下のテンプレートもチェックしてみてください。
Q：自動化がエラーで止まった場合はどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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