Googleフォームへの回答をもとに、タスクとサブタスクを自動で作成する
Googleフォームへの回答をもとに、タスクとサブタスクを自動で作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼や問い合わせを、都度Asanaに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、タスクだけでなく関連するサブタスクまで作成していると、時間もかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Asanaのタスクとサブタスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼をAsanaで管理し、手作業での転記に手間を感じている方
- Asanaでタスクだけでなくサブタスクまで自動で作成し、プロジェクト管理を効率化したい方
- 定型的なタスク作成業務における、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるとAsanaのタスクとサブタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を設定し、フォームの回答内容をもとにタスクを作成します
- 最後に、続けてAsanaの「サブタスクを追加」を設定し、作成したタスクに関連するサブタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクやサブタスクを追加する際に、Googleフォームのどの回答内容をタスク名や説明に反映させるかを任意で設定してください
- タスクやサブタスクの内容として、フォームから取得した値だけでなく、任意の固定テキストを組み合わせて設定することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
Asana
を使ったテンプレート
Asanaのゴール一覧をスケジュールに合わせて取得し、詳細をkintoneへ自動で追加するフローです。報告作業の時間削減と入力ミス防止により、組織やチームの目標を正確かつスムーズに把握できます。
Asanaの未完了タスクを毎朝9時など指定時刻に取得し、Gmailで関係者へリマインドを送るフローです。確認や連絡の手作業を減らし、タスク対応漏れや送り忘れを防ぎ、プロジェクト進行を安定させます。
Asanaの新規タスクをSalesforceのToDoへ自動登録するフローです。手動転記の手間と入力漏れを防ぎ、遅延を減らし、営業タスクの共有と進捗管理をスムーズにし、情報の正確性も保たれます。
Googleフォーム
Googleフォーム
を使ったテンプレート
定期的なスケジュールに合わせGoogleフォーム回答を集計しGammaでレポートを生成後Gmailで共有するフローです。手作業の集計・送信漏れを防ぎ、報告業務の時間とミスを減らせます。
Googleフォームで受け付けた企業法務相談をAIがリスクを自動判定し対応方針を添えてkintoneへ登録するフローです。一次対応の時間削減と相談履歴の一元管理に役立ちます。
Googleフォーム回答をトリガーに、ChatGPTが自動で分析・要約した内容を指定アドレスへメール共有するフローです。確認作業の時間短縮と担当者の負担軽減、転記ミス・対応漏れの防止に役立ちます。
使用しているアプリについて
Asana
YoomではAsanaのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Asanaへのタスクの追加を自動化したり、Asanaでタスクが完了したらSlackやChatworkなどに通知を行います。また、YoomのデータベースにAsanaの情報を同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Asanaのゴール一覧をスケジュールに合わせて取得し、詳細をkintoneへ自動で追加するフローです。報告作業の時間削減と入力ミス防止により、組織やチームの目標を正確かつスムーズに把握できます。
定期的にAsanaでゴール一覧を取得しkintoneに追加する
Asanaの未完了タスクを毎朝9時など指定時刻に取得し、Gmailで関係者へリマインドを送るフローです。確認や連絡の手作業を減らし、タスク対応漏れや送り忘れを防ぎ、プロジェクト進行を安定させます。
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
Asanaの新規タスクをSalesforceのToDoへ自動登録するフローです。手動転記の手間と入力漏れを防ぎ、遅延を減らし、営業タスクの共有と進捗管理をスムーズにし、情報の正確性も保たれます。
Asanaでタスクが追加されたらSalesforceにToDoを登録する
Googleフォーム
YoomではGoogleフォームのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Googleフォームで送信された情報をSlackやChatworkに通知したり、kintoneやSalesforceなどのCRMに自動的に情報を格納します。
詳しくみるテンプレート
定期的なスケジュールに合わせGoogleフォーム回答を集計しGammaでレポートを生成後Gmailで共有するフローです。手作業の集計・送信漏れを防ぎ、報告業務の時間とミスを減らせます。
定期的にGammaでフォーム回答の集計レポートを生成してGmailで送付する
Googleフォームで受け付けた企業法務相談をAIがリスクを自動判定し対応方針を添えてkintoneへ登録するフローです。一次対応の時間削減と相談履歴の一元管理に役立ちます。
Googleフォームで企業法務の相談を受け付けたら、AIワーカーでリスク分析しkintoneに登録する
Googleフォーム回答をトリガーに、ChatGPTが自動で分析・要約した内容を指定アドレスへメール共有するフローです。確認作業の時間短縮と担当者の負担軽減、転記ミス・対応漏れの防止に役立ちます。
Googleフォームの回答をChatGPTで分析してメール送信する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら
特定のセクションに新しいタスクが追加されたら
特定のプロジェクトのタスクが完了したら
特定のセクションのタスクが完了したら
特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら
特定のセクションでタスクが作成・更新されたら
プロジェクトが作成されたら（Webhook）
特定のオブジェクトのステータスが更新されたら
特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得
特定のチームのプロジェクトの一覧を取得
プロジェクトを作成
プロジェクトのタスク数を取得
プロジェクトにメンバーを追加
特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得
セクション情報を取得
セクションを作成
特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得
特定のセクションのタスクの一覧を取得
タスクを追加
タスクの詳細を取得
特定のユーザーのタスクリストを取得
ワークスペースの一覧を取得
ワークスペースにユーザーを追加
チームにユーザーを追加
タスクを完了にする
タスクを更新
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら特定のセクションに新しいタスクが追加されたら特定のプロジェクトのタスクが完了したら特定のセクションのタスクが完了したら特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら特定のセクションでタスクが作成・更新されたらプロジェクトが作成されたら（Webhook）特定のオブジェクトのステータスが更新されたら特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得特定のオブジェクトのステータス更新履歴を取得
フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）関連するブログ記事一覧
今回使用したアプリを使って業務を自動化する方法を詳しく解説しています！
