■概要

Googleフォームで受け付けた依頼や問い合わせを、都度Asanaに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、タスクだけでなく関連するサブタスクまで作成していると、時間もかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Asanaのタスクとサブタスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消し、タスク管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームからの依頼をAsanaで管理し、手作業での転記に手間を感じている方
• Asanaでタスクだけでなくサブタスクまで自動で作成し、プロジェクト管理を効率化したい方
• 定型的なタスク作成業務における、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答があるとAsanaのタスクとサブタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogleフォームをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を設定し、フォームの回答内容をもとにタスクを作成します
4. 最後に、続けてAsanaの「サブタスクを追加」を設定し、作成したタスクに関連するサブタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaでタスクやサブタスクを追加する際に、Googleフォームのどの回答内容をタスク名や説明に反映させるかを任意で設定してください
• タスクやサブタスクの内容として、フォームから取得した値だけでなく、任意の固定テキストを組み合わせて設定することも可能です

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133