■概要

オンラインフォームのJotformで受け付けた申し込みや問い合わせ内容を、手作業でタスク管理ツールのAsanaに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されたタイミングで、任意の情報をAIで生成しAsanaへ自動でタスクを作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた情報をAsanaで管理しており、手動でのタスク作成に手間を感じている方
• フォームの回答内容をもとにしたタスク作成業務を自動化し、対応の効率化を図りたい方
• JotformとAsanaの連携にAIを組み合わせ、より高度な業務自動化を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformにフォームが送信されると、Asanaに自動でタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記やタスク起票の時間を短縮できます
• 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとにタスクの内容などを生成します
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AIが生成したテキスト情報などを用いてタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのオペレーション設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で指定してください
• AI機能によるテキスト生成では、タスクの内容を生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、Jotformで取得した情報を変数として設定することも可能です
• Asanaへのタスク追加オペレーションでは、プロジェクトやタスク名などの各項目に、固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Jotform、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定と最新回答取得方法については以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581