Outlookにメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知する
Outlookにメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Asana
と
Chatwork
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、手作業でAsanaにタスク登録し、Chatworkでチームに共有する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は、対応漏れや連絡忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、Asanaへのタスク追加とChatworkへの通知を自動化できるため、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するメールを元に、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- Asanaで管理するタスクの発生を、Chatworkでチームに迅速に共有したい方
- メールを起点としたタスクの起票漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するとAsanaへ自動でタスクが登録されるため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、タスクの登録漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Asana、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」のアクションを設定し、Outlookで受信したメール内容をタスクとして登録します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」のアクションを設定し、タスクが追加された旨を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象とするよう、フォルダIDを任意で設定できます。
- Asanaのタスク追加設定では、Outlookで取得したメールの件名や本文などを引用し、タスクのタイトルや詳細欄に自由にマッピングできます。
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信するルームや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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