「依頼された内容を、毎回Todoistに手入力するのが面倒…」
「管理しているプロジェクトのタスクを、Todoistに転記する際に漏れが発生してしまう…」
このように、Todoistへのタスク登録を手作業で行うことに手間やリスクを感じていませんか？
もし、データベースに追加された項目をもとにTodoistへタスクを作成したりできる仕組みがあれば、タスクの登録漏れや転記ミスを減らし、チームマネジメントやクライアント対応といったより重要な業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、Todoistのタスクを自動で作成・管理するテンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
Notionで新規タスクが追加されたら、内容を要約しTodoistに自動作成する
試してみる
■概要
Notionでタスクや議事録を管理し、個人のToDoをTodoistで管理している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じることはないでしょうか。
このワークフローは、Notionのデータソースに新しいページが追加されると、その内容をAIが自動で要約し、Todoistにタスクとして登録するため、TodoistとNotion間での二重入力の手間を解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとTodoistを併用しており、手作業での情報転記に課題を感じている方
- Notionを情報集約のハブとし、Todoistを個人のタスク管理ツールとして連携させたい方
- TodoistとNotion間のタスク登録漏れや内容の齟齬を防ぎ、管理精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを追加するだけでTodoistへタスクが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、TodoistとNotion間の情報を正確に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとTodoistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します
- オペレーションの分岐機能で、取得した情報をもとに後続の処理を行うかどうかを判断する条件を設定します
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したページの内容を要約します
- オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、要約した内容をタスクとして登録します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことを示すステータスなどをページに反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- Notionのレコード取得や更新のアクションでは、検索や更新の条件を固定値や前のステップで取得した情報を用いて柔軟に設定可能です
- 分岐機能では、前のステップで取得した情報に基づき、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます
- AIによる要約機能では、要約対象のテキストや要約の形式・文字数といった条件を任意で設定できます
- Todoistでタスクを作成する際に、タスク名や詳細、担当者などの各項目に、固定値や前のステップで取得した情報を割り当てて設定してください
■注意事項
- Notion、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Notionの情報をもとにTodoistのタスクを自動作成するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、Notionで新規タスクが追加された際、ステータスが未着手の場合に内容を自動で要約してTodoistにタスクを作成するフローの作り方を解説します！
この設定は、Yoomを使用してノーコードで行います。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Todoist／Notion
[Yoomとは]
フローの作成方法
※これから作成するフローボットは、オペレーション数が5つを超えるため、フリープランでは利用できません。ご利用には、ミニプラン以上の有料プランへの加入が必要です。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
それでは、Notionで作成されたタスクをTodoistに自動登録するフローの構築を始めましょう！
フローの作成手順は、大きく分けて以下の4ステップです。
- NotionとTodoistのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Notionのトリガー設定とTodoistのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Notionで新規タスクが追加されたら、内容を要約しTodoistに自動作成する
試してみる
■概要
Notionでタスクや議事録を管理し、個人のToDoをTodoistで管理している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じることはないでしょうか。
このワークフローは、Notionのデータソースに新しいページが追加されると、その内容をAIが自動で要約し、Todoistにタスクとして登録するため、TodoistとNotion間での二重入力の手間を解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとTodoistを併用しており、手作業での情報転記に課題を感じている方
- Notionを情報集約のハブとし、Todoistを個人のタスク管理ツールとして連携させたい方
- TodoistとNotion間のタスク登録漏れや内容の齟齬を防ぎ、管理精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを追加するだけでTodoistへタスクが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、TodoistとNotion間の情報を正確に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとTodoistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します
- オペレーションの分岐機能で、取得した情報をもとに後続の処理を行うかどうかを判断する条件を設定します
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したページの内容を要約します
- オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、要約した内容をタスクとして登録します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことを示すステータスなどをページに反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- Notionのレコード取得や更新のアクションでは、検索や更新の条件を固定値や前のステップで取得した情報を用いて柔軟に設定可能です
- 分岐機能では、前のステップで取得した情報に基づき、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます
- AIによる要約機能では、要約対象のテキストや要約の形式・文字数といった条件を任意で設定できます
- Todoistでタスクを作成する際に、タスク名や詳細、担当者などの各項目に、固定値や前のステップで取得した情報を割り当てて設定してください
■注意事項
- Notion、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
前準備：Notionデータベースの作成
フローを作成する前に、Todoistと連携するNotionデータベースをあらかじめ用意しておきましょう。
今回はテスト用に、以下のデータベースを作成しました。
TodoistのタスクURLを登録するため、専用のカラムも用意しています。
後の手順をスムーズに進めるためにも、マイアプリ連携を行う前にデータベースを準備しておくことをおすすめします。
ステップ1：NotionとTodoistのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Notionの場合
Notionのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
Todoistの場合
検索窓に「Todoist」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
メールアドレスとパスワードを入力し、ログインしましょう。
以上で、Todoistのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは、Notionで新規タスクが追加された際、ステータスが未着手の場合に内容を自動で要約してTodoistにタスクを作成するフローを構築します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
Notionで新規タスクが追加されたら、内容を要約しTodoistに自動作成する
試してみる
■概要
Notionでタスクや議事録を管理し、個人のToDoをTodoistで管理している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じることはないでしょうか。
このワークフローは、Notionのデータソースに新しいページが追加されると、その内容をAIが自動で要約し、Todoistにタスクとして登録するため、TodoistとNotion間での二重入力の手間を解消し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとTodoistを併用しており、手作業での情報転記に課題を感じている方
- Notionを情報集約のハブとし、Todoistを個人のタスク管理ツールとして連携させたい方
- TodoistとNotion間のタスク登録漏れや内容の齟齬を防ぎ、管理精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを追加するだけでTodoistへタスクが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、TodoistとNotion間の情報を正確に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとTodoistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します
- オペレーションの分岐機能で、取得した情報をもとに後続の処理を行うかどうかを判断する条件を設定します
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したページの内容を要約します
- オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、要約した内容をタスクとして登録します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことを示すステータスなどをページに反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- Notionのレコード取得や更新のアクションでは、検索や更新の条件を固定値や前のステップで取得した情報を用いて柔軟に設定可能です
- 分岐機能では、前のステップで取得した情報に基づき、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます
- AIによる要約機能では、要約対象のテキストや要約の形式・文字数といった条件を任意で設定できます
- Todoistでタスクを作成する際に、タスク名や詳細、担当者などの各項目に、固定値や前のステップで取得した情報を割り当てて設定してください
■注意事項
- Notion、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Notionのトリガー設定
ここでは、フローを起動するためのトリガーを設定します。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
まずは、アクションと連携するアカウントを設定します。
- アクション：テンプレート通りに「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」から変更可能です。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、今回のフローで監視するNotionデータソースを指定します。
前準備で作成したNotionデータベースを開き、URLの黒塗り部分（データソースID）をコピーして貼り付けてください。
ここでNotionを開き、テスト用のデータを作成します。
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
設定が完了したら、テストを実行しましょう！
マイアプリ連携後に新しく追加したデータベースを接続しようとすると、以下のエラーが発生します。
その場合は、以下いずれかの方法でYoomと連携してください。
- マイアプリからNotionを一度削除し、再連携する
- 対象のNotionデータベース右上の「…」をクリックし、「接続」からYoomを選択する
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ4：Notionのレコードを取得するアクション設定
フロー内の「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
はじめに、アクションと連携するアカウントを設定します。
- アクション：テンプレート通りに「レコードを取得する（ID検索）」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
次は、データベース連携の設定です。
データベースIDには、ステップ3で取得したデータソースIDを指定します。
入力欄をクリックすると、「候補」タブにYoomと連携済みのデータベースが表示されます。
その中から、該当のデータベースを選択してください。
内容を確認したら、「次へ」をクリックして進みましょう！
続いて、取得するレコードの条件を設定します。
ここでは、ステップ3で取得したオブジェクトIDと、データベースのレコードIDが一致するデータを取得するようにします。
右側の入力欄をクリックし、「取得した値」タブを開いてください。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」の中から「オブジェクトID」を選びましょう。
設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
取得した値に、Notionのレコード内容が出力されているかチェックしてください。
必要に応じて詳細設定を行い、「保存する」をクリックします。
ステップ5：分岐の設定
このステップでは、Todoistへのタスク作成対象となるステータスを指定します。
設定した条件に一致した場合のみ、AIによる要約処理へ進みます。
それでは、フロー内の「コマンドオペレーション」をクリックし、分岐条件の設定を始めましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
分岐対象の取得した値には、分岐の判断基準を設定します。
今回は、タスクのステータスが「未着手」かどうかで処理を分けたいので、ステップ4で取得した「ステータス」を分岐対象に指定します。
設定内容は、以下の通りです。
- オペレーション：レコードを取得する（ID検索）
- 取得した値：ステータス
次に、分岐条件を設定します。
今回の例では、タスクが「未着手」の場合のみTodoistに登録するため、以下のように設定します。
これにより、ステータスが「未着手」のタスクだけが次の処理（AIによる要約 → Todoist登録）に進みます。
分岐条件は、自社の運用ルールに合わせて自由に設定してください。
設定が完了したら、保存して次のステップへ進みましょう！
ステップ6：AIによる要約する設定
このステップでは、Notionのタスク内容を要約する設定を行います。
フロー内の「要約する」をクリックしてください。
