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「Salesforceで管理している顧客情報を、Wrikeに手入力で転記してタスクを作成するのが面倒だなぁ…」
「CRMとプロジェクト管理ツールが分断されていて、情報の連携がスムーズにいかず、タスクの抜け漏れが発生しがち…」
このように、CRMとWrike間での手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
そんな課題の解消には、SalesforceなどのCRMで情報が更新された際に、その内容をAIが自動で整理し、Wrikeへタスクとして起票できる仕組みが役立つでしょう。
この仕組みを活用すれば、これらの悩みから解放され、より重要なプロジェクト管理業務に集中できる時間を生み出すことが可能に！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、プログラミング知識がない方でも気軽に導入できる方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはCRMのデータを活用してWrikeにタスクを作成する業務フロー自動化のテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「SalesforceにToDoが登録された際に、AIで情報を整理してWrikeにタスクを自動で作成する」フローの設定手順を解説していきます！
自動化を取り入れることで、これまで手作業で行っていたCRMからWrikeへの情報転記やタスク作成の手間を削減し、抜け漏れのないスムーズなプロジェクト進行をサポートします。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Wrike／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
《参考》基本的なフローボットの作成方法
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
検索窓にWrikeと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントでログインしましょう。
ログインしたらYoomとの連携を「承認」し、マイアプリ登録完了です！
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
【注意事項】
Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
なお、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけますので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富にあり、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！
さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。
【Tips】テンプレートのコピー手順
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
まずは、Salesforceのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！
【Tips】コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートはコピーしたけど、あとで設定しようと思って画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか見つからなくなってしまった…といった場合もありますよね！
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されています。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】SalesforceでToDoが登録されたら、AIで情報を整理してWrikeにタスクを作成する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートを見失ってしまった場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録された際に、フローが起動するように設定していきますよ！
設定項目1つ目の「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するSalesforceアカウントと、起動対象として検知するアクションを選択していきます。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されていますよ！
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、該当のアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）
アクションは変更せず、「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」のままでOKです！
設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。
(3/3)API接続設定
1.トリガーの起動間隔
プルダウンメニューより、5分・10分・15分・30分・60分の間隔の中からお好みで選択できます。
速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※ご利用中のプランによって選択できる最短の起動間隔が異なりますので、その点はご注意ください。
2.マイドメインURL
設定欄下の注釈を参考に、Salesforceから値を取得して入力しましょう。
設定完了後は動作確認のためにテストを行いますので、SalesforceのToDoオブジェクトにレコードを登録してください。
登録後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録したレコードの情報が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
ここで取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
テストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！
テストが成功し、取得した値が正しく抽出されていることを確認したら「完了」を押して、次のステップに進みましょう！
続いて、AI機能を使ってテキストを自動生成する設定を行います。
ここで生成したテキストデータを使って、Wrikeにタスクを作成していきますよ！
(1/2)設定項目の選択
設定項目2つ目の「テキストを生成」をクリックしてください。
《参考》「テキストを生成する」の設定方法
(2/2)テキスト生成の設定
次に、AIを使って生成するテキストの詳細設定を行います。
1.プロンプト
AIにどのようなテキストを生成してほしいのかを指示します。
ここに設定した内容に基づいて、AIが自動でテキストを生成してくれますよ！
たとえば「要約してください。」など、毎回繰り返し同じ文章を使う定型的な内容は直接入力することで”固定値”となり、Salesforceの情報を引用したい部分は「取得した値」を使って設定することで”変動値”となります。
この”固定値”と”変動値”を組み合わせることで、プロンプトは柔軟なカスタマイズが可能です。
フローを活用する業務内容に合わせて、自由に設定してみてくださいね！
2.言語
生成するテキストの言語を指定します。
特に設定を行わなかった場合は、プロンプトに入力された言語に合わせて出力されるので、こだわりがなければ空欄でも問題ありません。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、プロンプトの指示に沿ったテキストが生成されることを確認しましょう。
※「回答がイマイチだな…」と感じた場合は、プロンプトを編集して再度試してみてくださいね！
確認後は「完了」を押して、次のステップに進みます。
いよいよ最後のステップです！
これまでのステップで取得した値を使って、Wrikeにタスクを自動作成する設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
設定項目3つ目の「タスクを作成」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
これまでと同じように連携アカウントと実行アクションの設定内容を確認し、「次へ」を押しましょう。
(3/3)API接続設定
最後に、Wrikeに作成するタスクの詳細設定をしていきましょう！
1.タイトル
作成するタスクのタイトルを設定します。
下図のように「取得した値」を使って設定することで、Salesforceのデータをそのまま引用でき、フローが起動するたびに最新のデータを反映できますよ！
なお、「取得した値」を使わずに直接入力すると”固定値”となり、毎回同じタイトルのタスクが作成されるため、ご注意ください。
2.フォルダーID
作成したタスクを格納するフォルダーを指定します。
設定欄をクリックすると、連携しているWrikeのアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補の中から該当のフォルダーを選択してください。
必須の設定項目は以上ですが、他にも「開始日」や「期限」「説明」などを設定することもできるので、適宜「取得した値」を活用しながら設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、データ連携が正常に行われるかを確認しましょう。
「テスト成功」と表示されると、Wrikeにタスクが作成されているはずなので、確認してみてくださいね！
正しくデータ連携が行われていることを確認したら「完了」を押し、設定完了です！
ここまで設定お疲れ様でした！
これで今回のフローの設定はすべて完了になります。
すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしておくと安心です。
「フローを実際に動かすのは、あとでにしたい！」という場合もありますよね！
その場合は「あとで」を選択し、フローの設定画面右上にある「トリガーON/OFF」のトグルボタンからON・OFFを切り替えてご利用ください。
以上が「SalesforceにToDoが登録された際に、AIで情報を整理してWrikeにタスクを自動で作成する」フローの設定手順でした！
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成した際に、関連資料を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成していませんか？このようなWrikeとDropbox間での手作業による連携は、手間がかかるだけでなく、フォルダ名の付け間違いといったミスにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成されると同時にDropboxへ関連フォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の初動を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeで管理しているタスクを、顧客対応のためにHubSpotへ手動で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスや情報共有の遅れといった課題にも繋がります。このワークフローは、HubSpotとWrikeの連携を自動化し、Wrikeでタスクが作成されるとHubSpotへ自動でチケットを作成します。これにより二重入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットでタスク管理し進捗状況の管理を行う方
・顧客情報の一元管理を行う方
2.Wrikeを活用してプロジェクト管理を行う方
・プロジェクトの一連の流れを可視化し、チームの連携を強化している方
・階層構造でのタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートに関する情報を一元管理することで、業務の効率化を図ることのできるツールです。
Wrikeで管理するタスクと情報を関連づけることで、より顧客対応の速度を加速させることができます。
しかし、Wrikeで完了したタスクをZendeskに毎回手動で反映させるのは手間がかかり、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを使用することでWrikeでのタスク完了を自動でZendeskに反映し、手作業の手間を省き作業にかかる時間を短縮します。
タスク完了が即座にZendeskに反映されることでチームへの情報共有も素早くでき、業務の効率化につながります。
■注意事項
・ Zendesk、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
プロジェクト管理ツールのWrikeでタスクが更新された際、都度Slackで関係者に連絡するのは手間がかかる作業です。また、手作業による通知では、連絡漏れや遅延が発生し、プロジェクトの進行に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク更新をトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeを利用して業務を進めている方
・タスク管理をWrikeで行っている方
・Wrikeでプロジェクト管理を行うマネージャー層の方
2. スケジュールの共有でGoogleカレンダーを利用している方
・タスクの期日の共有をGoogleカレンダーで行っているチーム
・メンバーのスケジュールをGoogleカレンダーで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはリモートワークのメンバーとも手軽にスケジュールの共有ができるのがメリットです。
しかし、Googleカレンダーへの登録漏れがあるとメンバー間の認識に齟齬が発生する場合もあり、タスク見落としのリスクがあります。
このフローでは、Wrikeで登録されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに登録するため、Googleカレンダーへの登録漏れを防止することができます。
Googleカレンダーへの手動作業におけるヒューマンエラーを防止することで、スケジュールの信頼性が向上し、プロジェクト管理の正確性を高めることが可能です。
また、タスクの対応漏れの心配も無くなるため、業務を効率的に進めることができます。
■注意事項
・Wrike、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
プロジェクト管理ツールとしてAsanaとWrikeを併用しているものの、タスク情報を手作業で転記しており、手間や入力ミスに課題を感じていませんか。双方のツールに情報を反映させる作業は、重要な一方で工数がかかります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが追加された際に、Wrikeへも自動でタスクを作成できます。Wrike Asana間の面倒な連携作業を自動化し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Backlogで課題が登録されたらWrikeにも追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Backlogを使用しているプロジェクトチーム
・課題の進捗を管理するプロジェクトマネージャーやチームリーダー
2.Wrikeを活用してタスク管理をしている方
・プロジェクトの詳細タスクを管理して進捗の可視化を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクト管理に役立つツールですが、新しい課題が登録されるたびにWrikeに手作業で課題情報を追加する場合、時間や労力がかかります。
[Backlogで課題が登録されたらWrikeにも追加する]テンプレートを使用すると、Backlogで課題が登録された際に、Wrikeにも自動で課題内容が追加されるため、手入力による人的なミスが軽減されます。
■注意事項
・Backlog、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、Wrikeへ手動でタスクを登録する作業に時間を取られていませんか。こうした手作業は、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーとして、Wrikeへ自動でタスクを作成できるため、開発チームとプロジェクト管理の連携をスムーズにし、重要なタスクの見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信した依頼メールの内容を確認し、手作業でWrikeにタスクとして登録する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用することで、特定のGmailアカウントでメールを受信した際に、その内容をもとにWrikeへ自動でタスクを作成し、WrikeとGmail間の連携における手作業を効率化できます。これにより、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？
CRMとWrikeの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたCRMからWrikeへの情報転記やタスク作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
これにより、担当者はより迅速に案件対応を開始でき、コア業務であるプロジェクト管理に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に実現可能です。
「自動化って興味はあるけど難しそう…」「プログラミングってよくわからないし…」といった方でも、気軽に自動化を導入できるのは魅力ですよね！
また、フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は広がります。
自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウントを作成し、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！
Q：ToDo登録以外のトリガーでも起動できますか？
A：
はい、「商談」や「リード」の作成など、Salesforceのさまざまなアクションをきっかけに、多様なツールへ情報を連携することができます。
Salesforceと連携するとできることについて、詳しくは【Salesforceと連携すると出来ること】をご確認ください。
Q：Salesforce以外のCRM（例：HubSpot, kintone）でも同様の連携は可能ですか？
A：
はい、HubSpotやkintoneなど、Yoomを使って連携可能なアプリであれば同様に連携可能です。
連携可能なアプリの詳細については、連携アプリ一覧をご確認ください。
Q：AIが生成するタスク内容は、「要約」以外もできますか？
A：
はい。今回ご紹介したフローでは「要約」してもらうようにAIへ指示を出しましたが、「プロンプト」は自由にカスタマイズしてご利用いただけます。
「重要点の抽出」など、フローを使用する業務内容に合わせ、指示内容を調整してみてくださいね！
《参考》「テキストを生成する」の設定方法
