「新しく顧客が増えるたびに、CRMとZendeskの両方にユーザー情報を手入力している…」
「手作業でのユーザー作成は時間がかかるし、入力ミスも起こりがちで困っている…」
このように、Zendeskへのユーザー登録作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、HubSpotなどのCRMに新しいコンタクトが追加されたタイミングで、Zendeskにユーザー情報を自動で作成できる仕組みがあれば便利です！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZendeskのユーザーを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotの新規コンタクトをZendeskのユーザーに自動登録する
試してみる
HubSpotの情報を基にZendeskのユーザーを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotに新しいコンタクトが登録された際に、Zendeskにユーザーとして自動で登録するフローを解説していきます！
このフローを使えば、手作業での情報入力をなくし、最新の顧客情報でサポート対応を開始できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとZendeskのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とZendeskのアクション設定、メールを送る設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotの新規コンタクトをZendeskのユーザーに自動登録する
試してみる
ステップ1：HubSpotとZendeskをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください。
Zendeskの連携
以下をご参照ください。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HubSpotの新規コンタクトをZendeskのユーザーに自動登録する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
まずは、トリガーとなるアプリであるHubSpotの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはテンプレートのままで、アカウント情報を確認します！
問題がなければ「次へ」ボタンで次の設定へ進みましょう。
HubSpotで新規コンタクトを作成します。
今回は、以下のコンタクトをテストとして使用します！
Yoomの設定に戻って、トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
トリガーの起動間隔が設定できたら、「テスト」ボタンをクリックしましょう！
テストが成功して取得した値が確認できたら、「完了」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Zendeskのアクション設定
次に、HubSpotの設定で取得した値を利用して、Zendeskでユーザーを作成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、Zendeskと連携するアカウント情報を確認します。
問題がなければ次の設定へ進みましょう！
サブドメインをZendesk上で確認して、手動で入力し、ユーザー名は取得した値から選択して設定しましょう。
メールアドレスも同様にステップ3で取得した値を利用して設定します。
そのほかの設定を任意で行い、全ての設定が終わったらテストを実行しましょう！
テスト成功で、Zendeskに新規のユーザーが作成されています。
Zendeskを確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomの設定に戻り、「完了」ボタンを押します。
ステップ5：メールを送る設定
最後に取得した値を利用して、メールを送る設定を行います。
3つ目の赤枠をクリックしてください！
送信先を手動で設定します。
BCCやCCも任意で設定が可能です！
件名を手動で設定したら、取得した値を利用して、メール本文を作成します。
本文の作成が終了したら「次へ」ボタンをクリックします。
※【以下は記載例です～】の文章は削除してください。
作成したメールの送信内容が表示されています。
メール内容に問題がないか確認が終わったら、最後に「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テスト成功です！
送信先に設定したメールアドレスを確認してみましょう。
ユーザー登録を知らせるメールが送信されています！
最後にYoomの設定画面で完了ボタンをクリックして設定を保存しましょう。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後に、フローボットをONにして、実際にコンタクトを作成してみましょう。
設定先のメールアドレスにメールが届けば、設定は完了です！
Zendeskを使った自動化例
チケットの作成や更新に連動したAIによる返答案の生成、チャットツールへの通知、データベースへの記録をシームレスに完結。
従業員の登録や開発プラットフォームの進捗に合わせたチケット起票、ステータス同期もノーコードで自動化します。
手作業による確認や転記をなくし、迅速かつ質の高いサポート体制を実現しましょう。
Airtableで特定条件のレコードが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
顧客からの問い合わせやタスク管理にAirtableとZendeskを併用しているものの、Airtableの情報をZendeskへ手作業で転記する手間や、入力ミスが発生していませんか？このワークフローは、Airtableに特定のレコードが作成されると、自動でZendeskにチケットを作成するため、こうした連携作業の非効率を解消し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで管理しているタスクなどを、手作業でZendeskにチケットとして起票している方
・ZendeskとAirtable間のデータ転記作業を自動化し、日々の業務を効率化したい方
・両ツールのAPI連携を手軽に実現し、迅速な顧客対応体制を構築したいマネージャーの方
■注意事項
・Airtable、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にZendeskで特定の件名のチケットを自動検索し、Notionに記録する
試してみる
freee人事労務で従業員が登録されたら、Zendeskにユーザーを作成する
試してみる
Confluenceでページが作成されたら、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などの情報を、手作業でZendeskのチケットに転記していませんか。
この情報連携は重要ですが、手作業では転記ミスや対応漏れが発生するリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、ConfluenceとZendeskをスムーズに連携させることができ、ページ作成からチケット起票までのプロセスを自動化するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成したナレッジを基にZendeskでチケットを起票している方
・ZendeskとConfluence間の情報連携に手間を感じ、業務を効率化したい方
・ナレッジ管理とタスク管理のプロセスを自動化し、抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Zendesk、StripeのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jira Softwareでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
試してみる
Jira Softwareでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してLINE WORKSに通知する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してLINE WORKSに通知するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Zendeskでチケットが更新されたらkintoneにコメントを投稿する
試してみる
■概要
「Zendeskでチケットが更新されたらkintoneにコメントを投稿する」フローは、カスタマーサポートと業務管理をスムーズに連携させるワークフローです。
Zendeskでのチケット更新情報をkintoneに自動で反映させたいとお考えの方に最適なこのフローです。手動での情報転記を減らし、スピーディーにデータ共有を実現します。
これにより、サポートチームと他の部署との連携が強化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskとkintoneを既に利用しており、両者のデータ連携を強化したい方
・カスタマーサポートのチームがチケット情報を他部署と迅速に共有したいと考えている方
・手動でのデータ転記によるミスを減らし、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・ZendeskとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが特定のステータスになったらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Zendeskでチケットが特定のステータスになったらMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、情報共有の迅速化に寄与します。
自動で通知されるため、通知漏れの防止にもつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskを活用して顧客対応の管理を行っている方
・Zendeskでのチケットステータスの変化を迅速に把握したい方
・特定の状況でチームにスピーディに情報を共有したい方
・コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している企業
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での連携を強化したい方
・自動化により手動通知の手間を減らし、効率化を図りたい方
■注意事項
・ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zendeskにチケットが作成されたら、AIで返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Zendeskにチケットが作成されたら、AIで返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、チケット対応のスピードが向上します。
これにより、顧客満足度が向上して信頼性のアップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskでサポート業務を行っている方
・Zendeskのチケット管理を効率化したいと考えている方
・顧客対応を迅速に行い、顧客満足度を高めたいと考える方
・AIを活用して、チケット対応の自動化を進めたい方
・Microsoft Teamsを日常的に利用している企業
・Microsoft Teamsを利用して、チケットの進捗状況をスピーディに把握したい方
■注意事項
・ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Zendeskのユーザー作成を自動化することで、CRMなどに新しい顧客情報が追加されるたびに行っていた手作業でのユーザー登録の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
また、サポート担当者は最新の顧客情報にアクセスでき、より迅速で質の高い顧客対応を実現し、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できるでしょう。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の条件を満たすコンタクトだけを連携できますか？
A：
はい、できます。
「分岐する」オペレーションを使用することで、特定の条件の場合のみ連携ができます。
ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：連携エラーで通知が失敗したらどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
Q：HubSpot以外のCRMでも連携できますか？
A：
はい、できます！
例えばSalesforceやkintoneなど、他の顧客管理ツールをトリガーにZendeskユーザーを作成することも可能です。
1から全て手作業でフローボットを作成することも可能ですが、Yoomには便利なテンプレートも準備されています。
「一度試してみたい！」という方は以下からテンプレートをご確認ください。
