「新しく顧客が増えるたびに、CRMとZendeskの両方にユーザー情報を手入力している…」
「手作業でのユーザー作成は時間がかかるし、入力ミスも起こりがちで困っている…」
このように、Zendeskへのユーザー登録作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、HubSpotなどのCRMに新しいコンタクトが追加されたタイミングで、Zendeskにユーザー情報を自動で作成できる仕組みがあれば便利です！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZendeskのユーザーを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotの新規コンタクトをZendeskのユーザーに自動登録する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、Zendeskへ手作業でユーザー情報を転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、Zendeskのユーザーを自動作成することが可能です。手作業によるデータ移行の手間をなくし、スムーズな顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとZendeskを併用し、コンタクト情報の手動転記に手間を感じている方
- Zendeskへのユーザー自動作成を実現し、顧客対応の初動を早めたいサポート担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されるとZendeskにユーザーが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZendeskの「ユーザーを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へユーザー作成完了の通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskでユーザーを作成する際、HubSpotから取得したコンタクト情報を引用し、各フィールドに自由に設定が可能です。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にHubSpotやZendeskから取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotの情報を基にZendeskのユーザーを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotに新しいコンタクトが登録された際に、Zendeskにユーザーとして自動で登録するフローを解説していきます！
このフローを使えば、手作業での情報入力をなくし、最新の顧客情報でサポート対応を開始できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとZendeskのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とZendeskのアクション設定、メールを送る設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotの新規コンタクトをZendeskのユーザーに自動登録する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、Zendeskへ手作業でユーザー情報を転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、Zendeskのユーザーを自動作成することが可能です。手作業によるデータ移行の手間をなくし、スムーズな顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとZendeskを併用し、コンタクト情報の手動転記に手間を感じている方
- Zendeskへのユーザー自動作成を実現し、顧客対応の初動を早めたいサポート担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されるとZendeskにユーザーが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZendeskの「ユーザーを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へユーザー作成完了の通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskでユーザーを作成する際、HubSpotから取得したコンタクト情報を引用し、各フィールドに自由に設定が可能です。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にHubSpotやZendeskから取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpotとZendeskをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください。
Zendeskの連携
以下をご参照ください。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HubSpotの新規コンタクトをZendeskのユーザーに自動登録する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、Zendeskへ手作業でユーザー情報を転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、Zendeskのユーザーを自動作成することが可能です。手作業によるデータ移行の手間をなくし、スムーズな顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとZendeskを併用し、コンタクト情報の手動転記に手間を感じている方
- Zendeskへのユーザー自動作成を実現し、顧客対応の初動を早めたいサポート担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されるとZendeskにユーザーが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZendeskの「ユーザーを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へユーザー作成完了の通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskでユーザーを作成する際、HubSpotから取得したコンタクト情報を引用し、各フィールドに自由に設定が可能です。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にHubSpotやZendeskから取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
まずは、トリガーとなるアプリであるHubSpotの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはテンプレートのままで、アカウント情報を確認します！
問題がなければ「次へ」ボタンで次の設定へ進みましょう。
HubSpotで新規コンタクトを作成します。
今回は、以下のコンタクトをテストとして使用します！
Yoomの設定に戻って、トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
トリガーの起動間隔が設定できたら、「テスト」ボタンをクリックしましょう！
テストが成功して取得した値が確認できたら、「完了」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
