「顧客リストを管理しているけど、いつの間にか同じデータが重複してしまっている…」
「手作業で重複をチェックして削除するのは時間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、Google スプレッドシートなどでデータを管理する際に、意図せず発生する重複レコードの対応に頭を悩ませていませんか？
もし、新しいデータが追加された際に、既存のデータと重複していないかを自動でチェックし、重複している場合は古いレコードを自動で削除してくれる仕組みがあれば、こうしたデータクレンジングの手間から解放され、常にクリーンで信頼性の高いデータを維持し、分析や営業活動といった本来注力すべき業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの重複レコードを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、重複する既存レコードを削除する
試してみる
Google スプレッドシートの重複レコードを自動削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加された際に、既存のデータと重複しているレコードを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとYoomをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガーとアクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が追加されたら、重複する既存レコードを削除する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとYoomをマイアプリ連携
はじめに、Yoomと連携して、操作が行えるように設定します。
ナビを用意しているので、参考にしてマイアプリ連携を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、重複する既存レコードを削除する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートで行が追加されたら、重複する既存レコードを削除する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移り、シートを準備します。
今回は、既存のレコードと追加したレコードが重複していた場合に、重複する既存レコードを削除するというフローのため、テスト用に重複するデータを追加してください。
※今回のフローボットでは、重複している可能性のあるレコードは1件のみという前提です。
重複する既存レコードが複数ある場合、その先頭行のデータが削除されます。
Yoomの画面に戻り、テーブル範囲などを設定してください。
- テーブル範囲の始まり：今回の場合はA
- テーブル範囲の終わり：今回の場合はD
- 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はA。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて
設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックしてください。
以上で、Google スプレッドシートのトリガー設定が完了です！
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」です。
Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「登録日」が先ほど取得した「登録日」と等しい場合にレコードを取得するよう設定しました。
※「行が追加されたら」のオペレーションで取得した値を引用して設定しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値に表示されたことを確認しましょう！
最後に、「完了」をクリックして次に進んでください。
ステップ5：テキストを生成する設定
ここでは、生成AIを使用して、レコードが重複しているかを判定する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
「複数のレコードを取得する」オペレーションで取得した値を引用して設定してください。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます！
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値に生成結果が表示されます。
問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！
ステップ6：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
「オペレーション」は、「テキストを生成」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「生成結果」を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
今回は、「生成結果」に「重複」を含む場合に、次のオペレーションへ進むように設定しました。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ7：Google スプレッドシートのレコードを削除する設定
最後の設定です！ここでは、Google スプレッドシートで重複する既存データを削除する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションをそのままで、連携するアカウントを確認します。
確認後、次に進みましょう！
「スプレッドシートID」と「シート名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
※ステップ4で使用したシートを選択してください。
続いて、「テーブル範囲」を設定します。
今回は以下のシートを使用するため、範囲は「A1:D」です。
次の画面で「削除したいレコードの値」を設定します。
ここで指定した条件に合致するレコードを削除します。複数行合致する場合は、レスポンス結果の一番上のレコードが削除されます。
以下のように、「行が追加されたら」オペレーションで取得した値を引用して設定をします。
テストをクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移り、重複する既存データが削除されたか確認をしましょう。
削除されましたね！
最後に、「完了」をクリックし、フローの完成です。お疲れ様でした。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
行の追加や更新をきっかけに、要約や文章生成、他データの反映、通知作業などを自動化できるため、転記や確認作業を減らし、業務の正確性とスピードを高める仕組みを構築できます。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestで請求書を作成する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestで請求書を作成するフローです。
Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する
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■概要
「Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する」業務ワークフローは、Google スプレッドシートに新しいデータが追加された際に、自動的にDeepSeekを用いてその内容を要約します。これにより、データの整理や分析が効率化され、日々の業務がスムーズに進行します。YoomのAPI連携やAI技術を活用し、手動での要約作業を不要にすることで、時間と労力を大幅に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとDeepSeekを活用してデータ管理を効率化したい方
・大量のデータを手動で要約する作業に時間を取られているビジネスパーソン
・AIを活用して業務ワークフローの自動化を進めたいと考える企業の担当者
・データの要約作業におけるエラーを減らしたい方
・Yoomを既に導入しており、さらにその機能を最大限に活用したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、DeepSeekのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートにレコード追加後、別シートからセルの値を取得して反映し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートにレコード追加後、別シートからセルの値を取得して反映し、Gmailに通知する」ワークフローは、データ管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Google スプレッドシートで別のシートのセルをコピーするプロセスを自動化することで、手動でのデータ更新の手間を削減し、Gmailを通じて必要な情報をスムーズにチームに共有できます。
これにより、業務のスムーズな進行と情報の正確な伝達が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日常的に利用しており、データの更新作業に手間を感じている方
・複数のシート間でデータを連携させる必要があり、手動でのコピー作業を効率化したい方
・データ更新時に自動的にメール通知を行い、チームメンバーと情報を共有したい方
・業務プロセスの自動化を検討しており、Google スプレッドシートとGmailを活用したワークフローを構築したい方
・情報の正確性を保ちつつ、スムーズなコミュニケーションを図りたいビジネスプロフェッショナルの方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートのリストからChatGPTで案内メールを自動生成し、メール送信する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートのリストからChatGPTで案内メールを自動生成し、メール送信する」フローは、顧客やチームメンバーへの案内メール作成を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで管理しているデータをもとにメールを送信したい方
・ChatGPTを活用して、メールの内容を自動生成したい方
・手作業でのメール作成に時間を取られている営業担当者や広報担当者の方
・効率的なコミュニケーションを実現したい中小企業の経営者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートの特定条件の情報が更新されたら、Microsoft Excelの情報を更新する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートの特定条件の情報が更新されたら、Microsoft Excelの情報を更新する」ワークフローは、Google スプレッドシートで特定の条件が満たされた際に、そのデータを自動的にMicrosoft Excelに反映させる仕組みです。
これにより、条件に一致する情報が更新された場合、手動でExcelを編集する必要がなく、スムーズにデータ管理が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでデータ管理を行っており、特定の条件に応じてMicrosoft Excelのデータを同期させたい方
・スプレッドシートとExcel間でデータを常に一致させておきたい担当者
・データ更新時に手動でExcelファイルを編集する負担を減らしたい方
・Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを連携させ、効率的にデータを管理したい企業の担当者
・自動化を活用して、業務を効率化したいIT担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
試してみる
freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
Slackで特定の投稿があったら、Google スプレッドシートのデータを別のシートへコピーする
試してみる
■概要
「Slackで特定の投稿があったら、Google スプレッドシートのデータを別のシートへコピーする」ワークフローは、コミュニケーションとデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
Slackで特定のキーワードのメッセージが投稿された際に、自動的にGoogle スプレッドシート内のデータを別のシートにコピーでき、情報の整理や共有がスムーズに行えます。
これにより、手動でのデータコピー作業を削減し、業務の生産性向上に繋げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、特定の投稿に応じてデータ処理を自動化したい方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っているが、手動でのデータコピーに時間を取られている方
・チーム内での情報共有を効率化し、ミスを減らしたい業務担当者の方
・業務プロセスの自動化を検討しており、簡単に導入できるワークフローを探している方
■注意事項
・Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定のスケジュールになったら、Notionでレコードを取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
指定のスケジュールになったら、Notionでレコードを取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで回答された内容からX（Twitter）でポストを投稿し、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
まとめ
Google スプレッドシートの重複レコード削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータクレンジングの手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことでデータの信頼性を常に高く保つことができます。
これにより、担当者は面倒なデータ整理業務から解放され、より価値の高い分析や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：データ追加後、すぐに重複チェックを実行できますか？
A：
チームプラン以上をご契約の方でも、トリガーの最短起動間隔は5分となっております。
トリガーの起動間隔はプランによって異なりますので、詳細については以下のリンクからご確認ください。
Q：自動実行でエラーが起きたらわかりますか？
A：
エラーが起きた場合、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：削除したレコードを通知したりできますか？
A：
削除したレコードを担当者に通知するなどは可能です。
今回使用したフローボットにオペレーションを追加する場合は、フローボット最下部の「＋」をクリックし、オペレーション選択画面で使用したいアプリとアクションを選択すれば可能です。
