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電子契約サービス「GMOサイン」を利用しているものの、期限切れなどで不要になった封筒が溜まってしまい、管理が煩雑になっていませんか？
一つひとつ手作業で確認しながら削除するのは時間がかかりますし、誤って必要な書類を削除してしまうリスクも考えられます。
もし、GMOサインで期限切れになった封筒を定期的に自動で一括削除できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やリスクから解放され、より重要な契約管理業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGMOサインの不要な封筒を削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、指定した日時にGMOサインの期限切れ封筒を自動で一括削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
GMOサインのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGMOサインを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
マイアプリにGMOサインが表示されていれば、連携完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【全曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については、「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
設定を始める前に、テストで使用する封筒リストをGoogle スプレッドシートで作成しておきましょう。
実際にGMOサインに登録してある封筒(※テスト値でOK)で、削除可能なデータをリストにしてください。
作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを、確認してください。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は署名期限が昨日のレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）取得され、「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
「アクセストークンの生成」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGMOサインのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
『GMOサインとの連携について』を確認して、「シークレットキー」と「顧客ID」を設定してください。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、アクセストークンが生成されます。
確認し「完了」をクリックしてください。
取得したレコードの数だけループ処理を行って、封筒を自動削除するよう設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（封筒XID）を設定しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
「封筒を削除」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Yoomと連携するGMOサインのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「シークレットキー」と「顧客ID」は、ステップ5と同様の設定をしてください。
「アクセストークン」は、アクセストークン生成オペレーションで取得した値を設定しましょう。
『取得した値』から引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「封筒トランザクションID」は、取得した値からループ変数を引用し設定しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、実際に封筒が削除されるのでGMOサインを確認してみましょう。
確認できたらYoomに戻り「完了」をクリックしてください。
最後に、削除時の通知メッセージを設定します。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、通知先を設定してください。
なお、最後にメール送信テストを行うので、受信可能なメールアドレスを入力しましょう。
「CC」や「BCC」も任意で設定可能です。
「件名」と「本文」は、取得した値や日付を引用し設定できます。
用途に合わせ、固定値と変数を組み合わせて自由に作成してみましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、指定した日時にGMOサインの期限切れ封筒を自動で一括削除するフローの連携手順になります！
GMOサインのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
GMOサインを様々なツールと連携させることで、契約業務全体のスピードを劇的に向上させます。例えば、NotionやGoogle スプレッドシート、Salesforceの情報を活用して自動で契約書を作成・送付したり、Google フォームの回答から即座に署名依頼を送信したりすることが可能です。また、契約締結が完了したタイミングでファイルをOneDriveに自動格納したり、SlackやGmailへ即時に通知を飛ばすなど、情報の同期や共有も自動化できます。さらに、kintoneや楽楽販売といった業務システムとの連携により、商談成立から契約完了後のステータス更新まで、一気通貫した自動フローを構築できます。
GMOサインの封筒削除を自動化することで、これまで定期的に手作業で行っていた期限切れ文書の整理業務をなくし、ヒューマンエラーのリスクも防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な手作業から解放され、契約内容の確認や管理といった、より重要度の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：期限切れ以外の封筒も自動削除できますか？
A：
はい、可能です。
今回は「期限切れ」の封筒を対象にしていますが、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションで取得したいレコードの条件を変更するだけで、他のステータスの不要な封筒もまとめて削除できます。
Q：特定の封筒を削除対象から除外できますか？
A：
可能です！
「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の封筒を削除対象から除外できるようになります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：封筒の削除に失敗した場合はどうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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