GMOサインで契約書の署名が完了したら、Gmailで通知する

■概要

GMOサインで契約書の署名が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な通知の漏れといったリスクも伴います。このワークフローは、GMOサインのAPIなどを活用することで、署名完了と同時に指定した宛先へGmailで自動通知し、手作業による連絡業務をなくして契約関連業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインでの契約締結後、手作業での通知業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
• 契約の進捗状況を迅速に関係者へ共有し、業務全体のスピードを上げたいと考えている方
• GMOサインのAPIを活用した業務の自動化に関心があるシステム担当者やDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• GMOサインで署名が完了すると自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
• 担当者への通知がシステムによって自動化されることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサインとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGMOサインのアクションを複数設定し、署名が完了した契約書の封筒状態や文書データを取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定してください。
• GMOサインの各アクションでは、固定値だけでなく、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として任意の項目に設定できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知したい宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、前段で取得した契約情報などを変数として本文に埋め込むことも可能です。

■注意事項

• GMOサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• GMOサインでの署名完了をトリガーにする際の注意点は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6169138