■概要
GMOサインで契約が完了したり、期限切れになったりした封筒が溜まり、管理が煩雑になっていませんか。 不要になった封筒を手作業で一つずつ削除するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートのリストをもとにGMOサインの不要な封筒を一括で削除する作業を自動化し、定期的な整理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインの封筒管理が煩雑で、定期的な削除作業に手間を感じている方
- 手作業による封筒の削除で、誤操作などのヒューマンエラーを防止したい方
- 電子契約まわりの定型業務を自動化し、管理コストの最適化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインの封筒削除が自動実行されるため、定期的な確認や手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 事前に設定したリストに基づいて処理が実行されるため、誤って重要な封筒を削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGMOサインをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを実行したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スпреッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを選択し、削除対象の封筒リストを取得します
- 次に、GMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定します
- 次に、繰り返し処理を設定し、取得したリストの件数分、後続の処理を繰り返します
- 繰り返し処理の中で、GMOサインの「封筒を削除する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を選択し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、このワークフローを実行したい日付や曜日、時刻などを任意で設定してください
- Google スプレッドシートの設定では、削除対象の封筒リストが記載されたシートを指定したり、取得するレコードの条件を設定したりすることが可能です
- 完了通知のメール設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に、削除した封筒の件数など、フロー内で取得した情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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