【簡単設定】Google Driveのファイルを自動でダウンロードし活用する方法

「Google Driveから定期的にファイルをダウンロードしてメールで共有する作業が面倒…」

「手作業でのダウンロードは、ファイルの見落としや送り間違いが起きそうで不安…」

このように、Google Driveからのファイルダウンロードに関する手作業に、手間や不安を感じていませんか？

もし、指定した日時にGoogle Driveから自動でファイルをダウンロードして、関係者にメールで送付したり、別のツールにアップロードしたりできる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、より重要な分析や企画といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Driveからファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する

試してみる

---

■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」ワークフローは、定期的なデータ共有をスムーズに自動化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle DriveからCSVデータを取得し、関係者へメールで送信する必要がある方
　・週次や月次でレポートを共有する営業やマーケティングチームの方
・手動でのCSVダウンロードやGmail送信に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
　・データの変換やダウンロード、送信作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やシステム管理者の方
　・繰り返しの作業を自動化することで、チーム全体の生産性向上を目指す方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Google DriveからファイルをダウンロードしGmailで送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで自動送信するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールのトリガー設定とGoogle Drive、Gmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する

試してみる

---

■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」ワークフローは、定期的なデータ共有をスムーズに自動化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle DriveからCSVデータを取得し、関係者へメールで送信する必要がある方
　・週次や月次でレポートを共有する営業やマーケティングチームの方
・手動でのCSVダウンロードやGmail送信に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
　・データの変換やダウンロード、送信作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やシステム管理者の方
　・繰り返しの作業を自動化することで、チーム全体の生産性向上を目指す方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Google DriveとGmailをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

以下のナビ動画で解説しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考にして、Google DriveとGmailのマイアプリ連携をそれぞれ行なってください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する

試してみる

---

■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」ワークフローは、定期的なデータ共有をスムーズに自動化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle DriveからCSVデータを取得し、関係者へメールで送信する必要がある方
　・週次や月次でレポートを共有する営業やマーケティングチームの方
・手動でのCSVダウンロードやGmail送信に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
　・データの変換やダウンロード、送信作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やシステム管理者の方
　・繰り返しの作業を自動化することで、チーム全体の生産性向上を目指す方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

最初の設定です。
ここから「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。

ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！

ステップ4：Google Driveのアクション設定

以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、Google Driveから特定のCSVデータをダウンロードする設定を行います。※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！

次の画面で必須項目を設定していきます！
まずは、「ファイルID」を設定します。入力欄下の注釈を参照して設定を行ってください。
もしくは、以下のように「候補」から選択することも可能です。

続いて、「ファイルタイプ」を設定します。
プルダウンから「CSV」を選択してください。

「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ここで、ダウンロードボタンをクリックし、ダウンロードできているか確認しましょう！
※今回はテスト用として、以下のファイルをダウンロードしました。事前に使用するファイルを用意しておいてください。

ダウンロードできたら、「完了」をクリックし、次に進んでください。

ステップ5：ファイル名変換の設定

以下の赤枠部分をクリックしてください。
ここでは、先ほどダウンロードしたファイル名を変換するために設定を行います。

詳細は以下をご覧ください。

• 「データを操作・変換する」の設定方法

  

クリックすると以下の画面に移動します。

まずは、「ファイル名変換対象の値」を設定します。
プルダウンから「Google Driveからの取得ファイル」を選択してください。

「変換後のファイル名」は、下記画像のように日付変数を用いるなど自由に設定しましょう。
日付変数についての詳しい説明は、以下のヘルプページをご確認ください。

• 日付変数について

設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！

取得した値の表示を確認後、「完了」をクリックしてください。

ステップ6：Gmailのアクション設定

最後の設定です！
ここでは、CSVデータをGmailで送信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。

• To：通知先となるメールアドレスを直接入力
• CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
• 差出人の名前：メールに表示される送信者名を設定

  

• 件名：通知するメールの件名を設定
• 本文：任意の文章を設定
  ※下記画像では、任意で作成した文章と取得した値を組み合わせて設定しています。自由に設定してください。

入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！

• 添付ファイル：下記画像のように設定してください。プルダウンから選択可能です。

  

次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。

「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。

Gmailの画面に移動し、無事にメールが届いたことを確認できたら、フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

Google Driveを活用したその他の自動化例

Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google Driveへのフォルダ作成や権限付与をCRMと連携して自動化できます。
また、Google Meetの録画データ保存やPDF結合、OCRによるXero・ジョブカンへのデータ登録、音声ファイルの自動変換まで対応し、ストレージ運用を効率化します。

Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する

試してみる

---

■概要
このワークフローでは、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローで社員登録することが可能です。これにより、データ入力ミスの防止と業務のスムーズな進行が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多数の社員関連書類を保存している企業の人事担当者
・ジョブカン経費精算を利用しており、社員登録業務を効率化したい方
・OCR機能を活用して紙ベースの書類をデジタル化し、業務ワークフローを自動化したい企業
・RPAを導入して業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者
・データ入力作業の負担を軽減し、精度を向上させたい経理・総務担当者

■注意事項
・Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Driveに特定条件のファイルがアップロードされたら、Outlookに送信する

試してみる

---

■概要
Google Driveにファイルをアップロードした後、関係者への共有や通知のために手作業でOutlookのメールを作成・送信する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でOutlookからメールを送信します。Google DriveとOutlookを連携させることで、ファイル共有に関する一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOutlookを日常的に利用し、情報共有の手間に課題を感じている方
・ファイルの共有や通知をOutlookで行っており、送信漏れや宛先間違いを防ぎたい方
・Google Driveでのファイル管理とOutlookでの通知業務を自動化し、作業時間を短縮したい方

■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Driveに追加されファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する

試してみる

---

■概要
「Google Driveに追加されたファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する」ワークフローは、ドキュメント管理と顧客情報の登録を自動化する業務ワークフローです。
日々多くのファイルがGoogle Driveに保存される中、必要な情報を手作業で抽出しXeroに入力するのは手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、ファイルが追加された瞬間にOCR技術で必要なデータを抽出し、XeroのContactsに自動登録されます。
これにより、データ入力の効率化とヒューマンエラーの削減が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多数のファイルを保存し、情報の手動入力に時間を取られている会計担当者の方
・Xeroを利用して顧客管理を行っており、自動化で業務効率を向上させたい経営者の方
・OCR技術を活用してデータ入力の精度を高めたいIT担当者の方
・日常的にSaaSアプリを連携させて業務を効率化したい中小企業の方

■注意事項
・Google DriveとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailで通知する

試してみる

---

■概要
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用している企業やチームの方
会議の録画データを効率的に管理したいと考えている方
・手動でのデータ保存や通知に時間を取られている担当者の方
自動化することで業務負担を軽減し、他の重要な作業に集中したいと考える方
・会議録画の整理整頓や共有をスムーズに行いたい管理者の方
Google DriveとGmailを連携させることで、録画音声データの送信を行いたい方
・Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方
ファイルの共有をメールで行っている方

■注意事項
・Google Meet、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する

試してみる

---

■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者

■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

Zoho CRMで商談が作成されたら、Google Driveでフォルダを作成する

試してみる

---

‍■概要
Zoho CRMで管理している商談情報と、関連資料を保管するGoogle Driveの連携は、手作業で行っていませんか？商談が発生するたびに手動でフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで新しい商談が作成されると、自動でGoogle Driveに指定した名前のフォルダが作成されるため、こうした連携作業を効率化し、ミスなく管理できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとGoogle Driveを利用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
・顧客や商談ごとのフォルダ管理を標準化し、命名ミスや作成漏れを防ぎたいチームリーダーの方
・Zoho CRMとGoogle Driveの連携を自動化し、営業活動の効率を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Zoho CRM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存する

試してみる

---

■概要
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理している方
・チームの共有フォルダを活用して情報共有に活用している方
・業務に活用するファイル管理に活用しているが手作業での管理に煩雑さを感じている方‍

2.PDFファイルの管理を行っている方
・PDFのファイル結合に手間がかかっている方
・複数のファイルを結合してフォルダ内の整頓を行っている方‍

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

指定日時になったら、特定のGoogle Driveのコピーを作成する

試してみる

---

■概要
「指定日時に特定のGoogle スプレッドシートのコピーを作成する」ワークフローは、定期的なGoogle スプレッドシートのファイル複製を自動化する業務ワークフローです。
毎回手動でシートをコピーする手間を省き、設定した日時に自動的にGoogle スプレッドシートのコピーを作成します。
これにより、テンプレートからの定型書類の作成やバックアップファイルの保存が効率化されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・レポート作成時に毎回ファイルを複製する作業を減らしたい担当者の方
・定期的にGoogle スプレッドシートのバックアップを取りたいビジネスユーザーの方
・データ管理を自動化し、業務効率を向上させたい中小企業のIT担当者の方
・Google スプレッドシートを活用して日常業務を効率化したい方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google Driveからのファイルダウンロードとメール送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な報告作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は単純なファイル操作やメール作成業務から解放され、本来時間をかけるべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：時間指定ではなく、ファイルが追加されたら自動で起動できますか？

A：

はい、可能です。
フローボットのトリガーをGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」に変更することで、ファイルが追加されたことをきっかけにフローボットを起動させることができます。
変更する手順は、スケジュールトリガーを削除し、手動起動オペレーションの「変更」をクリックします。
トリガーの選択画面が画面右側に表示されたら、Google Driveと検索し、該当のトリガーを選択してください。

Q：ダウンロードしたCSVの中身を読み取り、処理を分岐させることは可能ですか？

A：

はい、可能です。
フローボット内にOCRのオペレーションを組み込み、OCRのオペレーション直下に分岐のオペレーションを組むことで、ダウンロードしたデータの中身によって処理を分岐させることができます。
以下の画像は、OCRオペレーションと分岐オペレーションを組み込んだ例です。
詳しくは、以下のヘルプページをご確認ください。

• 「OCRで文字を抽出」の設定方法
• 「分岐」の設定方法

※「OCRで文字を抽出」と「分岐」は、チームプラン以上でのご提供となります。

また、フリープランの場合でも各プラン1度無料のトライアルを2週間実施することが可能です。