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「Google Driveから定期的にファイルをダウンロードしてメールで共有する作業が面倒…」
「手作業でのダウンロードは、ファイルの見落としや送り間違いが起きそうで不安…」
このように、Google Driveからのファイルダウンロードに関する手作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、指定した日時にGoogle Driveから自動でファイルをダウンロードして、関係者にメールで送付したり、別のツールにアップロードしたりできる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、より重要な分析や企画といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle Driveからファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビ動画で解説しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考にして、Google DriveとGmailのマイアプリ連携をそれぞれ行なってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、Google Driveから特定のCSVデータをダウンロードする設定を行います。※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
まずは、「ファイルID」を設定します。入力欄下の注釈を参照して設定を行ってください。
もしくは、以下のように「候補」から選択することも可能です。
続いて、「ファイルタイプ」を設定します。
プルダウンから「CSV」を選択してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここで、ダウンロードボタンをクリックし、ダウンロードできているか確認しましょう！
※今回はテスト用として、以下のファイルをダウンロードしました。事前に使用するファイルを用意しておいてください。
