■概要
Google Driveに保存した名刺や書類の情報は、手作業で会計ソフトやCRMに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルを追加するだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにXeroにContacts（連絡先）を自動で作成します。定型的な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとXero間でのデータ入力に手間を感じている営業やバックオフィス担当の方
- 名刺や請求書などの画像・PDFから、手作業で文字情報を転記している方
- 取引先情報の登録作業を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルをアップロードするだけで、XeroへのContacts登録までが自動で実行されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとXeroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたことを検知するよう設定します。
- オペレーションで、トリガーで検知したファイルをGoogle Driveから取得するアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルから情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでXeroを選択し、抽出した情報をもとにContactsを自動で作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルを取得するオペレーションでは、トリガーで検知したファイルのIDを指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、会社名や氏名、メールアドレスなど、読み取りたい項目を自由に設定できます。
- Xeroのオペレーション設定では、Contactsを登録したい対象のテナント（Tenant ID）を設定してください。
■注意事項
- Google DriveとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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