■概要
Google Driveにファイルをアップロードした後、関係者への共有や通知のために手作業でOutlookのメールを作成・送信する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でOutlookからメールを送信します。Google DriveとOutlookを連携させることで、ファイル共有に関する一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとOutlookを日常的に利用し、情報共有の手間に課題を感じている方
- ファイルの共有や通知をOutlookで行っており、送信漏れや宛先間違いを防ぎたい方
- Google Driveでのファイル管理とOutlookでの通知業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、Outlookからのメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違い、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合」や「特定の拡張子を持つファイルの場合」など、後続の処理を実行する条件を任意で設定可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレス（To,CC,BCC）や件名、本文などを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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