Boxに保存された請求書PDFを開き、記載された金額や支払先といった情報を一つひとつシステムへ手入力する作業に追われていませんか？
毎月大量に届く請求書の処理は手間がかかるだけでなく、入力ミスや確認作業といった非効率な業務を生み出す原因にもなります。
もし、Boxなどのストレージサービスにアップロードされた請求書から、必要なデータを自動で抽出し、会計システムや管理シートに記録できる仕組みがあれば、こうした手作業による非効率な業務から解放され、経理部門が本来注力すべき分析業務や企画業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはストレージサービスに格納された請求書ファイルからデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローにより、文書データのデジタル化と情報の一元管理がスムーズに行え、業務効率が向上します。
手作業でのデータ入力を減らし、正確な情報管理を実現することで、日々の業務負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して文書管理を行っている方
・手作業で文書データをGoogle スプレッドシートに転記している方
・文書のデジタル化とデータ活用を効率化したいビジネスマン
・正確なデータ入力を求める業務担当者
・業務プロセスの自動化を検討しているチームリーダー
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに保存した請求書からデータを抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Boxに請求書ファイルが格納されたら、OCRで内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するフローを解説します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BoxとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とOCRの設定、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローにより、文書データのデジタル化と情報の一元管理がスムーズに行え、業務効率が向上します。
手作業でのデータ入力を減らし、正確な情報管理を実現することで、日々の業務負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して文書管理を行っている方
・手作業で文書データをGoogle スプレッドシートに転記している方
・文書のデジタル化とデータ活用を効率化したいビジネスマン
・正確なデータ入力を求める業務担当者
・業務プロセスの自動化を検討しているチームリーダー
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：BoxとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Boxのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローにより、文書データのデジタル化と情報の一元管理がスムーズに行え、業務効率が向上します。
手作業でのデータ入力を減らし、正確な情報管理を実現することで、日々の業務負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して文書管理を行っている方
・手作業で文書データをGoogle スプレッドシートに転記している方
・文書のデジタル化とデータ活用を効率化したいビジネスマン
・正確なデータ入力を求める業務担当者
・業務プロセスの自動化を検討しているチームリーダー
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
続いて、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。
※エラーが表示される方は以下のリンクをご確認ください。
テスト成功の表示を確認後、次の画面に進みましょう！
続いて、Boxの画面に移ってファイルをアップロードします。
今回は、以下の内容が記載されているファイルをアップロードしました。
