■概要
Boxに保管された請求書や申込書などの文書ファイル、その内容を一つひとつ確認し、Google スプレッドシートへ手作業で転記するのは手間がかかりませんか？このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへデータを追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで受け取った請求書や申込書の内容を手作業で転記している経理・営業事務の方
- Google スプレッドシートでのデータ管理で、入力作業の自動化を検討している方
- 紙やPDF書類のデータ化業務が多く、OCRを活用した業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルを追加するだけでOCRでの読み取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 5.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象のフォルダを任意で指定することが可能です。特定の案件や取引先ごとのフォルダを設定できます。
- OCRのオペレーションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するかを指定したり、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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