SlackでPDFファイルが送信されたら、RPAでWordに変換しBoxに格納する

■概要

Slackで受け取ったPDFファイルの内容を修正したい時、手作業でWordに変換していませんか？オンラインの変換ツールを利用する方法もありますが、都度ファイルをアップロードし、編集可能な形式に変換する作業は手間がかかるものです。
このワークフローは、SlackへのPDF投稿をきっかけに、RPA機能が自動でWordファイルへと変換し、指定のBoxフォルダに格納します。手作業による変換の手間をなくし、PDFを編集可能なWordファイルとしてスムーズに活用することを可能にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受領したPDFを編集可能なWordファイルに変換する作業に手間を感じている方
• PDFの内容を再利用するため、手作業でのコピー＆ペーストやファイル変換を頻繁に行う方
• ファイル変換作業の効率化と、セキュアなファイル管理を両立させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SlackにPDFが投稿されると自動で編集可能なWordへ変換しBoxに格納するため、手作業によるファイル変換の時間を短縮することができます
• 変換後のファイルの保存先が統一されるため、手動での保存ミスや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
2. トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定します
3. オペレーションの分岐機能で、投稿されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
4. Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションで、対象のPDFファイルをダウンロードします
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、PDFをWordに変換するブラウザ上での操作を自動化します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を使用し、ファイル名を任意の形式に整形します
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャンネルを任意で指定できます
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段のSlackトリガーで取得した情報をもとに、処理を分岐させる条件を自由に設定可能です
• RPA機能では、操作対象のWebページやクリックする要素などを、実際の業務に合わせて細かく設定できます
• データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を特定のルールに沿って変更するなど、柔軟なカスタマイズが可能です
• Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、設定できます

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。