■概要
海外との取引で見積書を作成する際、外国語への翻訳、書類作成、送付、そしてファイルの保管といった一連の作業に手間を感じていないでしょうか。手作業による対応は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、フォームへの回答を起点として、DeepLによる翻訳から見積書の発行、メールでの自動送付、Boxへの保存までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の顧客向けに見積書を作成する機会が多く、業務を効率化したいと考えている方
- DeepLやBoxなどを活用し、手作業で行っている見積もり関連業務を自動化したい方
- 手作業による翻訳や書類作成でのミスを減らし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から書類発行、送付、保管までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳ミスや書類への転記漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、見積もり依頼に必要な情報を取得できるようフォームを設定します。
- 続いて、オペレーションでDeepLを選び、フォームの回答内容を翻訳するアクションを追加します。
- その後、Google スプレッドシートのオペレーションで、翻訳結果を基に見積書を発行する設定を行います。
- 引き続き、メール機能のオペレーションで、発行した見積書を添付し、自動送付するアクションを設定します。
- 最後に、Boxのオペレーションを使って、発行済みの見積書を指定のフォルダにアップロードするアクションを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、見積もりに必要な項目に合わせて質問内容を任意で設定してください。
- DeepLの翻訳アクションでは、フォームの回答情報（アウトプット）をもとに翻訳したいテキストを指定したり、翻訳先の言語を任意で設定したりできます。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、事前に用意した見積書の雛形を指定し、フォームの回答や翻訳結果を書類内のどこに反映させるか設定できます。
- メール送信アクションでは、フォームで取得したメールアドレスを宛先に設定したり、件名や本文の内容を自由にカスタマイズしたりすることが可能です。
- Boxへのファイルアップロード設定では、保存するファイル名や添付方法を任意の方法にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
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