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「HubSpotに登録されている大量のコンタクトから、特定の条件に合うユーザーを手作業で探すのが大変…」
「毎回同じ条件でユーザーリストを作成しているけど、この作業をもっと効率化できないかな…」
このように、HubSpotでのユーザー管理や情報抽出の作業に、時間と手間がかかっていると感じていませんか？
もし、特定のキーワードを含むGmailを受信したら、HubSpotユーザーを自動で抽出できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、より戦略的なマーケティングや営業活動といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには特定のキーワードを含むGmailを受信したら、HubSpotユーザーを自動で抽出でする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その送信者情報をHubSpotで自動的に検索し、結果を転送するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【HubSpotのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
最初の設定です！
ここから「Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のキーワードを含むメールがトリガーになるため、キーワードを含んだ文章を送信してください。
また、後続のオペレーションで使用するため、メール内容に「担当者の姓」を含んでください。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「キーワード」を設定します。
ここで指定したキーワードに一致したメールに絞り込みます。
※キーワードにはGmailの検索演算子を利用できます。
検索演算子の詳細は以下をご確認ください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、メール内容からテキストを抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、「メール内容の取得」設定で取得した値を設定してください。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定し「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。「完了」をクリックしましょう！
ここでは、HubSpotのユーザーを検索する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で注意事項を確認したら、必須項目を設定しましょう。
まずは、「クエリ」を設定します。
「テキスト抽出」で取得した値を引用してください。取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。
「取得するプロパティ」は任意で設定しましょう。
今回は後続のオペレーションで使用するため、設定しました。下図のように「候補」から選択可能です。
※任意のプロパティを設定することで、任意のプロパティ情報を取得できます。
姓/名を取得したい場合はhs_family_name並びにhs_given_nameを設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
※HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
最後の設定です！
ここでは、Gmailに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
「次へ」をクリックし、「メールの送信内容」を確認しましょう！
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
※送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
無事にメールが届いたら、「Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する」フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
例えば、顧客・リード・タスク・外部投稿を起点に情報を自動集約・同期し、通知やチケット作成などの作業を自動化できます。これにより、対応漏れ防止や顧客管理の精度向上が実現できるでしょう。
■概要
顧客情報やリードの管理に、AirtableとHubSpotを併用しているものの、それぞれのツールに手作業でデータを入力していませんか。
このワークフローは、Airtableに新しいレコードが登録されると、その情報を基にHubSpotへコンタクトを自動で作成します。AirtableとHubSpot間のデータ連携を自動化し、手入力の手間や入力ミスといった課題を解消し、円滑な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理と顧客対応を同時に行いたい方
・プロジェクトマネージャー
・カスタマーサポートチームのリーダー
2.手動でのタスクとチケットの連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の効率化を目指している中小企業の経営者
・タスクの進捗管理と顧客対応の迅速化を図りたい方
3.AsanaとHubSpotを日常的に活用している方
・Asanaを使用してタスク管理を行っているユーザー
・HubSpotを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・新しいタスクが追加されたタイミングで即時にチケットが作成されるため、迅速な対応が可能です。
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している製品情報を、都度HubSpotへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純な転記作業は、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因となり、正確なデータ管理を妨げる一因にもなります。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートとHubSpotの連携が自動化され、シートに行を追加するだけでHubSpotに製品情報が作成されるため、面倒な手作業から解放され、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで管理している顧客情報について、更新のたびに手作業で関係者に連絡していませんか？重要な変更の共有が遅れたり、連絡が漏れたりするケースは少なくありません。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト情報が更新された際に、指定したLINE公式アカウントへ通知を自動で送信できます。これにより、リアルタイムな情報共有を実現し連絡漏れといった課題を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに登録されたコンタクト情報を自動的に取得し、Notionデータベースに格納します。
取得する情報は名前、メールアドレス、電話番号、会社名、役職などで、これらの情報を自動的にNotionデータベースに登録することが可能です。
■設定方法
・HubSpot、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「レコードを追加」というオペレーションで、Hubspotから取得した情報をもとに、対象のデータベースやプロパティ情報を設定してください。
・設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
■注意事項
・HubSpotアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionのオペレーションの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
HubSpotに登録された新規コンタクト情報を、指定のGoogleスプレッドシートに記載します。
スプレッドシートにアクセスせずに、自動的にコンタクトの名前・メールアドレス・電話番号などの基本情報の転記を行うことが可能です。
■事前準備
HubSpotの情報を格納するため、指定の列名を保持したスプレッドシートを事前に用意します。
■設定方法
①アプリトリガーからHubSpotを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：新しいコンタクトが作成されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加するを選択します。
・スプレッドシートID：事前に用意した格納用のスプレッドシートのIDを候補から選択します。
・スプレッドシートのタブ名：対象のシート名を候補から選択します。・テーブル範囲：列名を含むすべての範囲を選択します。例えばA1からE1まで列名が入っている場合、A1:E
のように設定します。
・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを用いて埋め込みます。
※スプレッドシート操作の範囲の定義についてはこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
※データベースを操作する際のよくエラー原因はこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5521559
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleスプレッドシートの情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
HubSpotで管理している会社情報を、プロジェクト管理などで利用するAirtableにも手作業で転記する作業は、手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスの原因にもなりえます。このワークフローは、HubSpotとAirtableの連携を自動化し、そうした課題を解決します。HubSpotで特定の条件に合致する新しい会社が作成されると、自動でAirtableにレコードが作成されるため、手作業によるデータ入力の手間を省き、常に最新の情報を両ツールで同期させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceにリードオブジェクトにレコードが登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・Salesforceで管理しているリードをHubSpotにも自動で反映させ、営業活動を効率化したいチーム
・リード情報を一元管理し、迅速なフォローアップを行いたいチーム
2.マーケティングチーム
・Salesforceで取得したリード情報をHubSpotで活用し、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングを強化したいチーム
・リードの行動履歴を基に、パーソナライズされたマーケティング戦略を実施したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Salesforceのリード情報をHubSpotにも共有し、顧客対応の一貫性を保ちたいチーム
・リードから顧客への変換プロセスをスムーズに管理したいチーム
■このテンプレートを使う
・リードデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
・Salesforceにリードが登録されるたびに自動でHubSpotにコンタクトを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Reddit上の自社に関する投稿や特定のキーワードを手動でチェックし、HubSpotに情報を転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、リアルタイムでの情報収集が難しく、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Redditの投稿をトリガーにHubSpotへ自動でチケットを作成できるため、情報収集の効率化と対応の迅速化を実現します。HubSpotとRedditを連携させることで、顧客の声や市場の反応を逃さず捉えることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotとboard、二つのSaaS間で顧客情報を毎日手作業で転記していませんか？この繰り返し発生する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpotの顧客情報を自動で抽出し、boardへ連携することが可能になり、日々の面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
特定のキーワードを含むGmailを受信したら、HubSpotユーザーを自動で抽出できることで、これまで手作業で行っていた特定のユーザー情報を検索する手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら迅速な情報確認が可能になります。
これにより、問い合わせ対応のスピードアップや、顧客情報のスムーズな連携が実現し、より質の高い顧客対応に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：抽出した情報をGoogle スプレッドシートに蓄積できますか？
A：
はい、可能です。HubSpotのオペレーション直下の「＋」をクリックし、Google スプレッドシートの「行を追加」オペレーションを追加してください。
これにより、テキスト抽出した情報やGmailのトリガー設定で取得した「メールアドレス」や「問い合わせ内容」を蓄積することができます。
Q：定期的にユーザーリストを自動抽出できますか？
A：
