「HubSpotに登録されている大量のコンタクトから、特定の条件に合うユーザーを手作業で探すのが大変…」
「毎回同じ条件でユーザーリストを作成しているけど、この作業をもっと効率化できないかな…」
このように、HubSpotでのユーザー管理や情報抽出の作業に、時間と手間がかかっていると感じていませんか？
もし、特定のキーワードを含むGmailを受信したら、HubSpotユーザーを自動で抽出できる仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放され、より戦略的なマーケティングや営業活動といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには特定のキーワードを含むGmailを受信したら、HubSpotユーザーを自動で抽出でする業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する
試してみる
Gmailの受信をトリガーにHubSpotのユーザーを検索するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その送信者情報をHubSpotで自動的に検索し、結果を転送する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとHubSpotのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Gmailのトリガー設定とHubSpotのアクション設定 フローをONにし、動作を確認
Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する
試してみる
ステップ1：GmailとHubSpotをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【HubSpotのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 最初の設定です！「Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する」 フローを設定していきます。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
「トリガーの起動時間」 を設定します！プラン
続いて、「キーワード」 を設定します。
※キーワードにはGmailの検索演算子を利用できます。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！※ 取得した値 とは？
最後に、「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：テキスト抽出の設定 以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」 を設定します。
続いて、「抽出したい項目」 を設定します。入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定し「テスト」をクリックしてください。
ステップ5：HubSpotのアクション設定 ここでは、HubSpotのユーザーを検索する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
次の画面で注意事項を確認したら、必須項目を設定しましょう。「クエリ」 を設定します。
「取得するプロパティ」 は任意で設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！『取得する値』を追加する方法
ステップ6：Gmailのアクション設定 最後の設定です！
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
To ：HubSpotの設定で取得した値を引用して設定してください。CC/BCC ：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定差出人の名前 ：差出人の名前を設定
件名 ：通知するメールの件名を設定本文 ：任意の文章を設定
「次へ」をクリックし、「メールの送信内容」を確認しましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
※送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
無事にメールが届いたら、「Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する」 フローボットの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
HubSpotを使ったその他の自動化例 今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、顧客・リード・タスク・外部投稿を起点に情報を自動集約・同期し、通知やチケット作成などの作業を自動化できます。これにより、対応漏れ防止や顧客管理の精度向上が実現できるでしょう。
Airtableでレコードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
Google スプレッドシートに行が追加されたら、HubSpotに製品を作成する
試してみる
HubSpotのコンタクトが更新されたら、LINEに通知する
試してみる
HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ格納
試してみる
HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載
試してみる
HubSpotで特定条件の新しい会社が作成されたら、Airtableにレコードを作成する
試してみる
Salesforceにリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、HubSpotでチケットを作成する
試してみる
毎日、HubSpotのデータからboardに顧客情報を自動連携する
試してみる
まとめ 特定のキーワードを含むGmailを受信したら、HubSpotユーザーを自動で抽出できることで、これまで手作業で行っていた特定のユーザー情報を検索する手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら迅速な情報確認が可能になります。
これにより、問い合わせ対応のスピードアップや、顧客情報のスムーズな連携が実現し、より質の高い顧客対応に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoom を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォーム
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：抽出した情報をGoogle スプレッドシートに蓄積できますか？
A：
はい、可能です。HubSpotのオペレーション直下の「＋」をクリックし、Google スプレッドシートの「行を追加」オペレーションを追加してください。
これにより、テキスト抽出した情報やGmailのトリガー設定で取得した「メールアドレス」や「問い合わせ内容」を蓄積することができます。
Q：定期的にユーザーリストを自動抽出できますか？
A：
はい、Yoomのスケジュールトリガーを活用することで定期実行することができます。
スケジュールトリガーの詳細は以下をご確認ください。
