・
「HubSpotに登録されている大量のコンタクトから、特定の条件に合うユーザーを手作業で探すのが大変…」
「毎回同じ条件でユーザーリストを作成しているけど、この作業をもっと効率化できないかな…」
このように、HubSpotでのユーザー管理や情報抽出の作業に、時間と手間がかかっていると感じていませんか？
もし、特定のキーワードを含むGmailを受信したら、HubSpotユーザーを自動で抽出できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、より戦略的なマーケティングや営業活動といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには特定のキーワードを含むGmailを受信したら、HubSpotユーザーを自動で抽出でする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その送信者情報をHubSpotで自動的に検索し、結果を転送するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【HubSpotのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
最初の設定です！
ここから「Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のキーワードを含むメールがトリガーになるため、キーワードを含んだ文章を送信してください。
また、後続のオペレーションで使用するため、メール内容に「担当者の姓」を含んでください。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「キーワード」を設定します。
ここで指定したキーワードに一致したメールに絞り込みます。
※キーワードにはGmailの検索演算子を利用できます。
検索演算子の詳細は以下をご確認ください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、メール内容からテキストを抽出する設定を行います。
