Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する
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Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
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を自動連携できます。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールに対し、本文内の担当者を特定して手動で転送する業務に負担を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、AIが自社の担当者名を抽出します。さらにHubSpotでユーザー情報を照会し、該当する担当者へ自動でメールを転送するため、振り分け作業の効率化を実現します。判断の迷いや転送漏れを防ぎ、チーム内でのスムーズな連携をサポートします。 
■このテンプレートをおすすめする方
  • GmailとHubSpotを利用し、メールの振り分けや担当者への転送を手作業で行っている営業・CS担当者の方
  • メール本文から担当者を判別し、適切な相手へ情報を自動で届けたいと考えている方
  • 転送漏れなどのヒューマンエラーを解消し、チーム内の情報共有を仕組み化したいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
  • メール受信から担当者の特定、転送までの一連の流れが自動化されるため、手作業での振り分けに費やしていた時間を短縮できます
  • AIによる抽出とHubSpotのデータ照合を組み合わせることで、担当者への転送ミスや共有漏れを防ぎます
■フローボットの流れ
  1. はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から検索に必要な情報(メールアドレスなど)を抽出します
  4. 次に、HubSpotの「ユーザーを検索(キーワード検索)」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を基にユーザーを検索します
  5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、HubSpotで検索した担当者に受信メールを転送します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文などに含まれるキーワードを任意で設定してください
  • AI機能のテキスト抽出では、受信したメールのどの情報(例:担当者の姓など)を抽出するかを任意で設定できます
  • HubSpotでのユーザー検索では、検索に用いるクエリ(検索条件)を、メールから抽出した情報に合わせて任意で設定してください
■注意事項
  • Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください
  • HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
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    特定のラベルのメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら(ラベルID指定)
    新しいコンタクトが作成されたら
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    会社が作成または更新されたら
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    製品が作成されたら
    製品が作成または更新されたら
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    カスタムオブジェクトのレコードが作成または更新されたら
    注文が作成または更新されたら
    注文が作成されたら
    チケットが作成されたら
    チケットが作成または更新されたら
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    サービスが作成または更新されたら
    タスクが作成されたら
    取引にメモが追加されたら
フローボットオペレーション
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    メッセージをゴミ箱へ移動する
    特定のメッセージにラベルを追加
    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
    コンタクトの作成
    コンタクトの取得
    最新のコンタクトのコンタクトIDを取得
    コンタクトの更新
    コンタクトを検索(キーワード検索)
    会社の作成
    会社情報の取得
    最新の会社IDを取得
    会社の更新
    会社を検索(キーワード検索)
    取引の作成
    取引情報の取得
    最新の取引IDを取得
    取引の更新
    取引を検索(キーワード検索)
    コンタクトのカスタムプロパティを取得
    会社のカスタムプロパティを取得
    取引のカスタムプロパティを取得
    コンタクトIDの一覧を取得
    会社IDの一覧を取得
    取引を検索(フィルタ検索)
    コンタクトのカスタムプロパティを更新
    会社のカスタムプロパティを更新
    取引のカスタムプロパティを更新
    チケットを作成
    フォームに情報を送信
    チケットを更新
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    コンタクトにメモを追加
    ファイルの公開用URLを取得
    カスタムオブジェクトのレコードを取得
    カスタムオブジェクトのレコードを作成
    カスタムオブジェクトのレコードを更新
    カスタムオブジェクトのレコードを検索
    製品を取得
    製品を作成
    製品を更新
    製品を検索(キーワード検索)
    チケットのカスタムプロパティを更新
    会社にメモを追加
    取引にメモを追加
    チケットにメモを追加
    会社にミーティングを追加
    複数のコンタクトを検索(フィルタ条件)
    チケットの詳細を取得
    取引に商品項目を追加
    製品を検索(フィルタ検索)
    オーナー(担当者)情報を取得
    オーナー(担当者)のリストを取得
    複数の会社を検索(フィルタ条件)
    カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加
    特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得
    特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得
    ユーザーを作成
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    ミーティングログを作成
    チケットのカスタムプロパティを取得
    見積もりを取得
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    コールログの作成
    税率の一覧取得
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    見積もりに署名者を追加
    見積もりを作成
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    ユーザー情報を取得
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    ユーザーを検索(フィルタ検索)
    サブスクリプション定義一覧を取得
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
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    新しい会社が作成されたら
    新しい取引が作成されたら
    コンタクトが作成または更新されたら
    会社が作成または更新されたら
    取引が作成または更新されたら
    フォームが送信されたら
    製品が作成されたら
    製品が作成または更新されたら
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    注文が作成または更新されたら
    注文が作成されたら
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フローボットオペレーション
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    チケットを更新
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    コンタクトにメモを追加
    ファイルの公開用URLを取得
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    カスタムオブジェクトのレコードを作成
    カスタムオブジェクトのレコードを更新
    カスタムオブジェクトのレコードを検索
    製品を取得
    製品を作成
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    チケットのカスタムプロパティを更新
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    取引にメモを追加
    チケットにメモを追加
    会社にミーティングを追加
    複数のコンタクトを検索(フィルタ条件)
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    取引に商品項目を追加
    製品を検索(フィルタ検索)
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    カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加
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    特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得
    ユーザーを作成
    サービスのカスタムプロパティを取得
    ミーティングログを作成
    チケットのカスタムプロパティを取得
    見積もりを取得
    見積もりを更新
    タスクを作成
    見積もりを削除
    見積もりを検索
    フォームの作成
    コールログの作成
    税率の一覧取得
    項目を検索(フィルタ検索)
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    複数のチケット検索(フィルタ条件)
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