Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する
Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールに対し、本文内の担当者を特定して手動で転送する業務に負担を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、AIが自社の担当者名を抽出します。さらにHubSpotでユーザー情報を照会し、該当する担当者へ自動でメールを転送するため、振り分け作業の効率化を実現します。判断の迷いや転送漏れを防ぎ、チーム内でのスムーズな連携をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとHubSpotを利用し、メールの振り分けや担当者への転送を手作業で行っている営業・CS担当者の方
- メール本文から担当者を判別し、適切な相手へ情報を自動で届けたいと考えている方
- 転送漏れなどのヒューマンエラーを解消し、チーム内の情報共有を仕組み化したいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から担当者の特定、転送までの一連の流れが自動化されるため、手作業での振り分けに費やしていた時間を短縮できます
- AIによる抽出とHubSpotのデータ照合を組み合わせることで、担当者への転送ミスや共有漏れを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から検索に必要な情報（メールアドレスなど）を抽出します
- 次に、HubSpotの「ユーザーを検索（キーワード検索）」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を基にユーザーを検索します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、HubSpotで検索した担当者に受信メールを転送します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文などに含まれるキーワードを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメールのどの情報（例：担当者の姓など）を抽出するかを任意で設定できます
- HubSpotでのユーザー検索では、検索に用いるクエリ（検索条件）を、メールから抽出した情報に合わせて任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
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