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「大量のページがあるPDFから、必要なページだけを抜き出す作業、もっと簡単にできないかな…」
「毎回手作業でページを抽出していて、手間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、PDFファイルから特定のページを抽出する作業に、時間と労力を奪われていませんか？
もし、ストレージサービスに保存されたPDFファイルから、指定したページだけを自動で抽出し、別のファイルとして保存できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルから特定のページを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
PDFから特定ページを抽出する自動化の方法
普段お使いのストレージサービスなどに保存されたPDFファイルから、指定したページだけを自動で抽出する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この作業を自動化することで、手作業による手間やミスをなくし、効率的にファイル管理が行えるようになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上のPDFから特定ページを抽出する
Google DriveなどのストレージサービスにPDFが保存されたことをトリガーに、指定したページの情報だけを自動で抽出し、新しいPDFファイルを作成することができるので、これまで手作業で行っていた請求書やレポートの分割作業などを効率化し、ファイル管理の手間を削減できます。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google DriveのPDFから特定ページを抽出するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google DriveにPDFファイルが作成された際に、指定したページだけを自動で抽出し、新たなPDFファイルとして保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google Driveの連携をしましょう。
検索ボックスに「Google Drive」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Google Drive」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Google Driveのトリガーを設定する
Google Driveで特定のフォルダを監視するトリガーを選択します。
フォルダIDと起動間隔を設定し、「テスト」を実行します。
なお今回は以下のPDFを使用しています。
テスト成功後にファイル情報が表示されたら、「完了」をクリックします。
ステップ4：分岐条件を設定する
続いて、分岐のフローを選択します。
アップロードされたファイル名をもとに条件分岐を設定します。
条件を設定し、「完了」をクリックします。
ステップ5：PDFファイルをダウンロードする
次に、ファイルをダウンロードするフローを選びます。
Google Driveから対象のPDFファイルを取得します。
アカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
ファイルIDを設定します。
テストで正しくダウンロードできたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：OCRで文字を抽出する
次に、OCR処理のフローを選択します。
取得したPDFから文字データを抽出します。
抽出結果を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ7：スプレッドシートに出力する
最後に、書類発行のフローを選択します。
抽出したデータをGoogleスプレッドシートに出力します。
注釈に沿ってスプレッドシートの情報と出力フォルダを設定し、「次へ」をクリックします。
出力ファイル名を入力し、「次へ」をクリックします。
各項目を対応づけて「テスト」を実行します。雛形の設定についてはこちら。
テスト成功後、「完了」をクリックします。
これで自動処理のフローが完成します！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がPDFファイルから指定したページだけを自動で抽出する方法でした。Google Driveを使ったその他の自動化例
Google Driveを起点に、ファイルの保存・OCR処理・データ登録・通知までを自動化することで、書類管理や情報共有の手間を削減できます！
PDFや添付ファイルの自動読み取り、データベースへの登録、タスク作成やチャット通知までを一連の流れで連携させることで、確認漏れを防ぎながら、スピーディーで正確な業務運用を実現します。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Backlogの課題が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Backlogの課題情報に合わせて、Google Drive上の関連ファイル名を自動で更新したい方
・課題管理とファイル管理を連携させ、常に最新の情報に保ちたい方
・手作業によるファイル名変更の手間を省き、ミスの発生を防ぎたい方
2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveで設計書や議事録などのドキュメントを共有しているチーム
・課題の進捗に合わせてファイル名を変更することで、ファイルの検索性や管理性を向上させたい方
・ファイル名変更の自動化により、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業によるファイル名変更ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・最新の課題情報がファイル名に反映されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Boxに保存した重要なファイルを、手動でGoogle Driveにバックアップしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、Google Driveへのバックアップ作成を自動化します。バックアップの自動化を実現することで、手作業によるファイル管理の負担を軽減し、安全なデータ保管体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、RPA機能がSVGからICOへのファイル変換を自動で行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存する一連の流れを自動化します。手作業によるファイル変換の手間や保存忘れをなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveで新しいフォルダが作成されるたびに、手動でSlackに通知するのは手間がかかり、共有漏れも気になりませんか？
このワークフローを活用すれば、Google Driveでのフォルダ作成を検知し、自動でSlackに必要な情報を通知するため、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
メールに添付されたファイルを管理者の承認後、GoogleDriveの指定のフォルダに自動的に格納します。
トリガーを起動するメールは特定の条件のメールのみに限定することも可能です。
◼️設定方法
1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.メールトリガーで、任意のメールアドレスを設定してください。
3.承認オペレーションの「ファイル内容を確認」で任意の承認担当者を指定してください。
4.Google Driveのオペレーションで、メールから取得した添付ファイルと、保存先のフォルダを設定してください。
5.メールトリガーで設定したメールアドレス宛にメールが届くと、フローボットが起動し、添付ファイルがGoogle Driveに格納されます。
◼️注意事項
・GoogleDriveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleDriveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・承認が不要な場合は、承認オペレーションを削除してご利用ください。
■概要
フォームで提出された受領書データをAIを用いて自動的に読み取り、その情報をGoogleスプレッドシートに格納するワークフローです。
受領書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
■設定方法
1.Googleスプレッドシート、Slack、Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.フォームトリガーの作成で受領書データを添付できるフォームを作成します。
3.「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションの「PDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」アクションで、抽出したい項目を設定してください。
4.「担当者へ対応を依頼する」オペレーションで読み取り情報の格納前に人によるチェックを入れます。
5.入力フォームに「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションで設定した抽出項目を設定してください。
6.「データベースを操作する」オペレーションの「レコードを追加する」アクションで取得した情報をスプレッドシートに追加します。
7.スプレッドシートに設定した列と読み取り項目を対応させて設定をしてください。
8.GoogleDriveの「ファイルをアップロードする」アクションでファイルの格納先やファイル名の設定を行なってください。
9.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、任意のメッセージや送信先のチャンネルなどの設定を行ってください。
■注意事項
・抽出項目やスプレッドシートの項目はご自由に設定してください。
・スプレッドシート内の列と抽出情報を適切に対応させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
PDFから特定のページを抽出する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの分割や保存といった手間を削減し、ページの指定ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、定型的なファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Drive以外のストレージでも自動化できますか？
A：
可能です。
Box、OneDrive、SharePoint、Dropboxなどと連携することができます。
他にどんなアプリと連携できるかは下記のサイトをご確認ください。
連携アプリ一覧
Q：複数ページや範囲（例：3–5や1,4,8）の抽出は可能ですか？
A：
可能です。
ページ番号の配列を用意し、「OCRで文字を抽出」の後に「繰り返し処理」を追加することで、ループして抽出することができます。
詳しい設定方法は下記をご確認ください。
「同じ処理を繰り返す」の設定方法
Q：特定キーワードを含むページだけを抽出できますか？
A：
可能です。
フローの中の「OCRで文字を抽出」で、「抽出したい項目」にキーワード一を入力することで一致の頁のみを書き出す構成で対応できます。
詳しい設定方法は下記のサイトをご確認ください。
「OCRで文字を抽出」の設定方法
