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【プログラミング不要】PDFファイルから指定したページだけを自動で抽出する方法
「大量のページがあるPDFから、必要なページだけを抜き出す作業、もっと簡単にできないかな…」
「毎回手作業でページを抽出していて、手間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、PDFファイルから特定のページを抽出する作業に、時間と労力を奪われていませんか？
もし、ストレージサービスに保存されたPDFファイルから、指定したページだけを自動で抽出し、別のファイルとして保存できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルから特定のページを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
- 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
- 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
- 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
- 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
PDFから特定ページを抽出する自動化の方法
普段お使いのストレージサービスなどに保存されたPDFファイルから、指定したページだけを自動で抽出する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この作業を自動化することで、手作業による手間やミスをなくし、効率的にファイル管理が行えるようになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上のPDFから特定ページを抽出する
Google DriveなどのストレージサービスにPDFが保存されたことをトリガーに、指定したページの情報だけを自動で抽出し、新しいPDFファイルを作成することができるので、これまで手作業で行っていた請求書やレポートの分割作業などを効率化し、ファイル管理の手間を削減できます。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
- 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
- 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
- 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
- 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
Google DriveのPDFから特定ページを抽出するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google DriveにPDFファイルが作成された際に、指定したページだけを自動で抽出し、新たなPDFファイルとして保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
- 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
- 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
- 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
- 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google Driveの連携をしましょう。
検索ボックスに「Google Drive」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Google Drive」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
- 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
- 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
- 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
- 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
- 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Google Driveのトリガーを設定する
Google Driveで特定のフォルダを監視するトリガーを選択します。
フォルダIDと起動間隔を設定し、「テスト」を実行します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
なお今回は以下のPDFを使用しています。
テスト成功後にファイル情報が表示されたら、「完了」をクリックします。
ステップ4：分岐条件を設定する
続いて、分岐のフローを選択します。
アップロードされたファイル名をもとに条件分岐を設定します。
条件を設定し、「完了」をクリックします。
ステップ5：PDFファイルをダウンロードする
次に、ファイルをダウンロードするフローを選びます。
Google Driveから対象のPDFファイルを取得します。
アカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
ファイルIDを設定します。
テストで正しくダウンロードできたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：OCRで文字を抽出する
次に、OCR処理のフローを選択します。
取得したPDFから文字データを抽出します。
抽出結果を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ7：スプレッドシートに出力する
最後に、書類発行のフローを選択します。
抽出したデータをGoogleスプレッドシートに出力します。
注釈に沿ってスプレッドシートの情報と出力フォルダを設定し、「次へ」をクリックします。
出力ファイル名を入力し、「次へ」をクリックします。
各項目を対応づけて「テスト」を実行します。雛形の設定についてはこちら。
テスト成功後、「完了」をクリックします。
これで自動処理のフローが完成します！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がPDFファイルから指定したページだけを自動で抽出する方法でした。Google Driveを使ったその他の自動化例
Google Driveを起点に、ファイルの保存・OCR処理・データ登録・通知までを自動化することで、書類管理や情報共有の手間を削減できます！
PDFや添付ファイルの自動読み取り、データベースへの登録、タスク作成やチャット通知までを一連の流れで連携させることで、確認漏れを防ぎながら、スピーディーで正確な業務運用を実現します。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要取引先から受け取った紙やPDFの受領書データを、手作業で管理表に転記していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。 このワークフローは、フォームにアップロードされた受領書をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業によるデータ入力業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- 紙やPDFの受領書を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記している経理担当者の方
- 書類のデータ化と保管作業に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- 受領書をはじめとする帳票類の処理を、AI-OCRなどを活用して自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 受領書をフォームにアップロードするだけで、データ転記とファイル保管が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、受領書データをアップロードするためのフォームを設定します
- 次に、オペレーションで、OCR機能を使い、アップロードされた受領書ファイルから文字情報を読み取ります
- 次に、オペレーションで、読み取った内容に間違いがないか「担当者へ対応を依頼する」アクションで確認依頼を送ります
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、元の受領書ファイルを指定のフォルダに格納します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「Slackチャンネルに通知」アクションを設定し、処理の完了を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームで設定する質問項目（例：担当者名や備考欄など）は、業務内容に合わせて任意で設定できます
- Google スプレッドシートでデータを追加するシートや列は、管理しているファイルに合わせて任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、運用ルールに合わせて任意で設定可能です
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意でカスタマイズすることができます
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Google Driveに保存される請求書や申込書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、データベースに入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でPDFからテキストを自動で抽出し、内容確認の依頼からデータベースへの登録、関係者への通知までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方
- OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方
- 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。
- 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。
- Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。
- LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
■概要
Google Driveで新しいフォルダが作成されるたびに、手動でSlackに通知するのは手間がかかり、共有漏れも気になりませんか？
このワークフローを活用すれば、Google Driveでのフォルダ作成を検知し、自動でSlackに必要な情報を通知するため、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSlackを連携させて情報共有を効率化したいと考えている方
- フォルダ作成の旨を手動で通知する作業に手間や時間を取られている方
- チーム内での迅速かつ正確な情報伝達の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにフォルダが作成されると自動でSlackに通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを選択することで、指定したGoogle Drive内で新しいフォルダが作成されたことを検知するように設定します。
- 次に、分岐機能を設定します。これにより、作成されたフォルダの条件に応じて、後続の処理を分けることができます。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルへフォルダ作成の通知メッセージを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、作成されたフォルダの名称や特定の条件に基づいて、処理を分岐させる条件を任意で設定・追加することが可能です。
- Slackへの通知設定では、本文に固定のテキストを設定したり、トリガーで取得した新しいフォルダ名や作成日時といった動的な情報を変数として埋め込んだりするなど、より具体的で分かりやすい通知内容にカスタムできます。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxに保存した重要なファイルを、手動でGoogle Driveにバックアップしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、Google Driveへのバックアップ作成を自動化します。バックアップの自動化を実現することで、手作業によるファイル管理の負担を軽減し、安全なデータ保管体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用し、ファイルの手動バックアップに手間を感じている方
- 重要なファイルのバックアップ漏れを防ぎ、データ管理体制を強化したいと考えている方
- バックアップの自動化を導入し、ファイル管理業務の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- バックアップの自動化の実現により、手作業によるバックアップのし忘れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象とします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、バックアップの対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先となる任意のフォルダIDを指定してください
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要特定の相手から定期的に送られてくるメールの添付ファイルを、都度手動でGoogle Driveに保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定の条件のメールを受信した際に、添付されたファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納できます。これにより、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- 取引先からの請求書など、メールの添付ファイルをGoogle Driveで管理している方
- 手作業でのファイル保存に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 添付ファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のメールを受信するだけで、添付ファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、手作業での保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。
■フローボットの流れ- はじめに、お使いのGoogle DriveアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「特定の条件のメールを受信したら」を選択し、フローボットを起動するメールの条件を設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、ファイル内容の確認依頼を特定の担当者へ送付します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「Google Driveにファイルを格納」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガー設定では、フローボットを起動する条件として、特定のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で設定できます。
■注意事項- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、RPA機能がSVGからICOへのファイル変換を自動で行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存する一連の流れを自動化します。手作業によるファイル変換の手間や保存忘れをなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイト制作などで、SVGからICOへのファイル変換を頻繁に行うデザイナーや開発者の方
- Gmailで受け取ったSVGファイルを、手作業で変換してGoogle Driveに保存している方
- ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーに、ファイル変換からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存忘れや変換ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどでSVGをICOに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからICOへの変換を行うため、ユーザーが利用するオンラインツールなどの操作手順を記録してください。
- Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
Backlogの課題が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Backlogの課題情報に合わせて、Google Drive上の関連ファイル名を自動で更新したい方
・課題管理とファイル管理を連携させ、常に最新の情報に保ちたい方
・手作業によるファイル名変更の手間を省き、ミスの発生を防ぎたい方
2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveで設計書や議事録などのドキュメントを共有しているチーム
・課題の進捗に合わせてファイル名を変更することで、ファイルの検索性や管理性を向上させたい方
・ファイル名変更の自動化により、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業によるファイル名変更ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・最新の課題情報がファイル名に反映されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
- 紙やPDFの受領書を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記している経理担当者の方
- 書類のデータ化と保管作業に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- 受領書をはじめとする帳票類の処理を、AI-OCRなどを活用して自動化したいと考えている方
- 受領書をフォームにアップロードするだけで、データ転記とファイル保管が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、受領書データをアップロードするためのフォームを設定します
- 次に、オペレーションで、OCR機能を使い、アップロードされた受領書ファイルから文字情報を読み取ります
- 次に、オペレーションで、読み取った内容に間違いがないか「担当者へ対応を依頼する」アクションで確認依頼を送ります
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、元の受領書ファイルを指定のフォルダに格納します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「Slackチャンネルに通知」アクションを設定し、処理の完了を関係者に通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで設定する質問項目（例：担当者名や備考欄など）は、業務内容に合わせて任意で設定できます
- Google スプレッドシートでデータを追加するシートや列は、管理しているファイルに合わせて任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、運用ルールに合わせて任意で設定可能です
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意でカスタマイズすることができます
- Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方
- OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方
- 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
- PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。
- 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。
- Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。
- LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
- Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
■概要
Google Driveで新しいフォルダが作成されるたびに、手動でSlackに通知するのは手間がかかり、共有漏れも気になりませんか？
このワークフローを活用すれば、Google Driveでのフォルダ作成を検知し、自動でSlackに必要な情報を通知するため、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSlackを連携させて情報共有を効率化したいと考えている方
- フォルダ作成の旨を手動で通知する作業に手間や時間を取られている方
- チーム内での迅速かつ正確な情報伝達の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにフォルダが作成されると自動でSlackに通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを選択することで、指定したGoogle Drive内で新しいフォルダが作成されたことを検知するように設定します。
- 次に、分岐機能を設定します。これにより、作成されたフォルダの条件に応じて、後続の処理を分けることができます。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルへフォルダ作成の通知メッセージを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、作成されたフォルダの名称や特定の条件に基づいて、処理を分岐させる条件を任意で設定・追加することが可能です。
- Slackへの通知設定では、本文に固定のテキストを設定したり、トリガーで取得した新しいフォルダ名や作成日時といった動的な情報を変数として埋め込んだりするなど、より具体的で分かりやすい通知内容にカスタムできます。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxに保存した重要なファイルを、手動でGoogle Driveにバックアップしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、Google Driveへのバックアップ作成を自動化します。バックアップの自動化を実現することで、手作業によるファイル管理の負担を軽減し、安全なデータ保管体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用し、ファイルの手動バックアップに手間を感じている方
- 重要なファイルのバックアップ漏れを防ぎ、データ管理体制を強化したいと考えている方
- バックアップの自動化を導入し、ファイル管理業務の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- バックアップの自動化の実現により、手作業によるバックアップのし忘れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象とします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、バックアップの対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先となる任意のフォルダIDを指定してください
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 取引先からの請求書など、メールの添付ファイルをGoogle Driveで管理している方
- 手作業でのファイル保存に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 添付ファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
- 特定のメールを受信するだけで、添付ファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、手作業での保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。
- はじめに、お使いのGoogle DriveアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「特定の条件のメールを受信したら」を選択し、フローボットを起動するメールの条件を設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、ファイル内容の確認依頼を特定の担当者へ送付します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「Google Driveにファイルを格納」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダへ格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定では、フローボットを起動する条件として、特定のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で設定できます。
- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Webサイトのファビコン作成などで、SVGファイルをICO形式に変換する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、RPA機能がSVGからICOへのファイル変換を自動で行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存する一連の流れを自動化します。手作業によるファイル変換の手間や保存忘れをなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイト制作などで、SVGからICOへのファイル変換を頻繁に行うデザイナーや開発者の方
- Gmailで受け取ったSVGファイルを、手作業で変換してGoogle Driveに保存している方
- ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーに、ファイル変換からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの保存忘れや変換ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのファイル変換ツールなどでSVGをICOに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを特定するためのラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからICOへの変換を行うため、ユーザーが利用するオンラインツールなどの操作手順を記録してください。
- Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
Backlogの課題が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Backlogの課題情報に合わせて、Google Drive上の関連ファイル名を自動で更新したい方
・課題管理とファイル管理を連携させ、常に最新の情報に保ちたい方
・手作業によるファイル名変更の手間を省き、ミスの発生を防ぎたい方
2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveで設計書や議事録などのドキュメントを共有しているチーム
・課題の進捗に合わせてファイル名を変更することで、ファイルの検索性や管理性を向上させたい方
・ファイル名変更の自動化により、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業によるファイル名変更ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・最新の課題情報がファイル名に反映されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
PDFから特定のページを抽出する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの分割や保存といった手間を削減し、ページの指定ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、定型的なファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google Drive以外のストレージでも自動化できますか？
A：
可能です。
Box、OneDrive、SharePoint、Dropboxなどと連携することができます。
他にどんなアプリと連携できるかは下記のサイトをご確認ください。
連携アプリ一覧
Q：複数ページや範囲（例：3–5や1,4,8）の抽出は可能ですか？
A：
可能です。
ページ番号の配列を用意し、「OCRで文字を抽出」の後に「繰り返し処理」を追加することで、ループして抽出することができます。
詳しい設定方法は下記をご確認ください。
「同じ処理を繰り返す」の設定方法
Q：特定キーワードを含むページだけを抽出できますか？
A：
可能です。
フローの中の「OCRで文字を抽出」で、「抽出したい項目」にキーワード一を入力することで一致の頁のみを書き出す構成で対応できます。
詳しい設定方法は下記のサイトをご確認ください。
「OCRで文字を抽出」の設定方法
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
