Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するURLをもとに、Webページからテキストを抽出・収集・管理する作業を手作業で行っており、非効率を感じている方
• Webページからの情報抽出と、その結果をGoogle スプレッドシートにリスト化する一連の作業を自動化したい方
• Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力をなくし、コア業務に集中したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけでURLに基づく情報が自動的に記録されるため、手作業でのコピー＆ペーストや転記作業にかかる時間を短縮できます
• 手作業による転記漏れや入力ミスを防ぎ、常に正確な情報が蓄積されるため、データ管理の品質向上に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を利用し、受信したメール本文からURLを抽出するよう設定します
4. 次に、オペレーションで「ブラウザを操作する」アクションを設定し、抽出したURLのサイトから任意の値を取得します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した値を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、URLの記録先となる任意のスプレッドシートIDを設定してください
• また、記録先のシート（タブ名）も任意で指定することが可能です

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■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。