■概要

メールで受信したWebサイトのURLを手作業でリスト化する業務は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。特に、日々多くの情報を受け取る中で、重要なURLを見落としてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLを自動で抽出しGoogle スプレッドシートに蓄積できます。手作業で行っていたURLの収集とリスト化を自動化し、後続作業の準備も効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するURLの収集・管理を手作業で行っており、非効率を感じている方
• Webページから情報を抽出する前段階のURLリスト作成を自動化したい方
• Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力をなくし、コア業務に集中したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけでURLが自動でリスト化されるため、手作業でのコピー＆ペーストや転記作業にかかる時間を短縮できます
• 手作業によるURLの転記漏れや入力ミスを防ぎ、常に正確な情報が蓄積されるため、データ管理の品質向上に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を利用し、受信したメール本文からURLを抽出するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したURLを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、URLの記録先となる任意のスプレッドシートIDを設定してください
• また、記録先のシート（タブ名）も任意で指定することが可能です

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■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。