Gmailで添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する

■概要

採用活動が活発になるにつれて増える履歴書の管理に、手間を感じていませんか。Gmailに届いた履歴書を都度ダウンロードし、内容を確認してNotionへ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付された履歴書から文字情報を自動で読み取り、Notionへ候補者情報として追加します。この連携により、面倒な転記作業を自動化し、採用業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとNotionを用いて、候補者情報を手作業で管理している採用担当者の方
• 履歴書の転記作業に時間を取られ、コア業務に集中できずに悩んでいる方
• 採用プロセスのDXを推進し、業務の標準化と効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの履歴書受信からNotionへの登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記業務にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業による情報転記の際に起こりがちな、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、候補者データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでYoomの「画像・PDFから文字を読み取る」機能を選択し、トリガーで取得した添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字を読み取った情報を任意のデータベースに追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、件名に「履歴書」や「応募」といったキーワードを含むメールのみを対象とするよう設定することで、関係のないメールでフローが起動するのを防ぎます。
• Notionのアクション設定では、候補者情報を追加したいデータベースのIDを任意で指定してください。