「セミナーの申し込みフォームからリードは獲得できたものの、その後のサンクスメール送信やアンケートの案内が手作業で追いつかない…」
「問い合わせフォームの回答内容によって、案内する資料や担当者を変えたいけれど、一件ずつ確認して対応するのは非効率だ…」
このように、フォームでリードを取得した後のフォローアップ業務に、多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、フォームの回答内容をトリガーとして、自動でサンクスメールを送信したり、顧客の興味関心に合わせて異なる資料や次のアクションを案内したりできる仕組みがあれば、こうした悩みから解放され、リードへの迅速かつ適切なアプローチが可能になり、機会損失を防いで商談化率の向上に繋げることができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで取得したリード情報をもとにフォローアップを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームでリードを取得したら、回答に応じて次のフォローアップフォームを案内する
試してみる
Googleフォームの回答に応じてフォローアップを自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームでリード情報を取得した際に、回答内容に応じて異なるフォローアップフォームを自動で案内するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、GmailとYoomのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームでリードを取得したら、回答に応じて次のフォローアップフォームを案内する
試してみる
ステップ1：Googleフォーム、Gmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートの連携方法を紹介しています。
GoogleフォームとGmailも同じ連携方法で連携することができます！
ナビを参考にして、マイアプリ連携を行なってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleフォームでリードを取得したら、回答に応じて次のフォローアップフォームを案内する
試してみる
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
このフローボットでは、Googleフォームに回答が送信されるとフローボットが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Googleフォームの画面に移り、トリガーとなるGoogleフォームの用意をしましょう。
質問は、後続の分岐設定を想定して設定してください。
設定を終えたら、必ずフォームにテスト回答をしてくださいね。
Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※ただし、上記の画面ではフォームの回答内容を取得できていません。
以下のリンクと手順を参考にして、取得する値を追加しましょう。
- 上記の画面で赤枠部分の「＋取得する値を追加」をクリック
- 取得したい値の横にある「＋」をクリック
- 追加した値の項目名を変更するため、下図の赤枠部分をクリック
- 変更できたら「追加」を押して、完了です！
最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定
ここでは、指定したシートにレコードを追加する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
-
スプレッドシートID：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
-
スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックし、候補から選択してください。
-
テーブル範囲：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」です。
※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には、Googleフォームのトリガー設定で取得した値を引用して設定してください。
テストをクリックします。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に追加されましたね。次のステップに進んでください！
ステップ5：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
「オペレーション」は、「フォームに回答が送信されたら」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した値（「メールマガジン配信希望」）を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
今回は、「メールマガジン配信希望」が「希望する」という値と等しい場合に、次のオペレーションへ進むように設定しました。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ6：Gmailのアクション設定
ここでは、先ほど指定した分岐条件に基づき、メールマガジン配信希望の方にGmailでメールを送る設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
-
To：通知先となるメールアドレスを入力
下図のように、Googleフォームのトリガー設定で取得した値から引用して設定してください。
※なお、ここで設定したメールアドレスに実際に通知されるため、ここではテスト用として自分のメールアドレスを入力しておくことをおすすめします。
-
CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
-
差出人の名前：差出人の名前を設定
-
件名：通知するメールの件名を設定
-
本文：任意の文章を設定
※任意で作成した文章とGoogleフォームの設定で取得した値を組み合わせて設定してください。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
メールが届いたか確認してみましょう。
無事に届いたことを確認したら、次のステップに進みましょう！
ステップ7：Gmailのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、ステップ5で指定した条件に基づき、メールマガジン配信希望について「希望する」と回答しなかった方へ、Gmailで通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここからは、先ほどと同じ手順で入力を進めていきましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定してください。
-
To：通知先となるメールアドレスを入力
※ここでは、Googleフォームのトリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう。
-
CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
-
差出人の名前：差出人の名前を設定
-
件名：通知するメールの件名を設定
-
本文：任意の文章を設定
※任意で作成した文章とGoogleフォームのトリガー設定で取得した値を組み合わせて設定してください。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
無事にメールが届いたら、フローボットの完成です！
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google フォームのAPIを使ったその他の自動化例
Google フォームのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google フォームを使った自動化例
Google フォームの回答をもとに、マネーフォワード クラウド請求書への取引先登録やGMOサインでの契約書作成・署名依頼を自動化できます。また、Mailchimpへのコンタクト追加やEventbriteでのイベント作成など、マーケティング活動の幅を広げる連携も可能です。
Googleフォームで情報が送信されたら、Mailchimpにコンタクトを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したリード情報を、手作業でMailchimpに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると自動でMailchimpにコンタクトが追加されるため、手作業をなくし、効率的なリスト管理を実現します。複雑な連携を組むことなく、スムーズな顧客管理が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとMailchimpを使い、手作業でのリスト登録に手間を感じている方
・APIを活用して、メールキャンペーンの準備を効率化したい方
・リード獲得から顧客管理までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleフォーム、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームに添付されたPDF書類をSlackで送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームに添付されたPDFをSlackで送信する」ワークフローは、書類の共有が自動化されるため作業効率が向上します。
定型的な業務が自動化されるため、作業負担が軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームでアンケートや申請を管理している方
・PDF形式のファイルを迅速に共有したいと考えている方
・Googleフォームに送信された情報をスムーズに確認したい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを利用している企業
・Slackを日常的に使用しており、情報共有をスピーディに行いたい方
・チームメンバーとスピーディに情報共有し、業務効率を向上させたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答内容をもとにEventbriteにイベントを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにEventbriteにイベントを作成する」ワークフローを利用すると、イベント作成の手間が省けます。
Googleフォームの回答を自動で取り込み、Eventbriteでのイベント作成がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客や参加者からの情報収集を行っている方
・収集したデータをもとにイベントやセミナーの開催を迅速に決定したい方
・手動でのデータ処理やイベント作成に手間を感じている方
・イベント管理ツールとしてEventbriteを利用している方
・Eventbriteを利用してイベント情報をスピーディに公開し、参加者を募りたいと考えている方
・イベント管理者として、イベント作成や参加者管理の手間を減らしたい方
■注意事項
・GoogleフォームとEventbriteのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答内容をもとにFreshsalesに連絡先を作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにFreshsalesに連絡先を作成する」ワークフローは、作業の効率化に役立ちます。
Googleフォームの情報を自動でFreshsalesに登録することで、手間を省きます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って様々な情報を収集している方
・フォームに送信された内容を手動で入力する作業に手間を感じている方
・Freshsalesを活用して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者
・顧客情報をスピーディに取り込んで、効率的に営業活動を行いたい方
・チームでFreshsalesを使っており、リアルタイムな情報共有に課題を感じている方
・コンタクト情報を正確かつ迅速に管理し、営業プロセスを円滑に進めたい方
■注意事項
・GoogleフォームとFreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答内容をもとにFrontにContactを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにFrontにContactを作成する」ワークフローを利用すると、Googleフォームの回答内容が自動でFrontに反映されます。
手軽にコンタクトを作成できるため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してフィードバックやアンケートを収集している方
・Googleフォームの回答を素早く整理し、次のアクションにつなげたい方
・複数のチームメンバーと情報を共有し、効率よく作業を進めたい方
・Frontを利用して顧客管理やコンタクト管理を行っている方
・Googleフォームの回答を手動でFrontに転記する手間を省きたい方
・迅速に顧客情報を最新の状態に保ち、スピーディに対応したいと考えている方
■注意事項
・GoogleフォームとFrontのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答内容をもとにGlideのテーブルに行を追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにGlideのテーブルに行を追加する」フローを利用すると、Googleフォームの回答をGlideのテーブルに自動で追加できます。
手作業を省けるため、業務効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申請フォームを運営している方
・Googleフォームの回答を手動で管理していて、手間がかかっていると感じている方
・データを迅速に整理し、次のステップに進みたい方
・Glideを使って業務アプリケーションの開発やデータ管理を行っている方
・Glideのテーブルにデータをスピーディに反映させたいと考える方
・日々の業務効率を向上させ、手動作業を減らしたいと考えている方
■注意事項
・GoogleフォームとGlideのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答内容を元にGetResponseで連絡先を作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容を元にGetResponseで連絡先を作成する」フローは、Googleフォームで収集したデータを自動的にGetResponseに連携し、効率的に連絡先を管理する業務ワークフローです。
手動でのデータ転送や入力ミスを防ぎ、マーケティング活動をスムーズに進めたい方に最適です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者の方
・GetResponseでの連絡先管理を自動化し、効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・手動でのデータ入力によるミスを減らし、正確な連絡先情報を維持したいチームリーダーの方
・フォーム回答から即時にメールキャンペーンを実施したいマーケティングチームの方
・業務ワークフローの自動化を推進し、日常業務の効率化を目指している経営者の方
■注意事項
・Googleフォーム、GetResponseのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する
試してみる
Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する
試してみる
Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録するフローです。
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
まとめ
Googleフォームで取得したリードへのフォローアップを自動化することで、これまで手作業で行っていた回答内容の確認やメール送信といった煩雑な作業をなくし、リードへの迅速でパーソナライズされた対応を実現できます。
これにより、機会損失を防ぎ、営業活動やマーケティング活動の効率を向上させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メール送信以外のフォローアップ（例：Slack通知）も可能ですか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックしてオペレーションを追加してください。
これにより、リード獲得を社内の担当者に迅速に知らせることが出来ます。
Q：メールアドレスの入力ミスなどで送信に失敗した場合、どうなりますか？
A：
送信に失敗した場合は、フローボットはエラーになり、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：自動送信するメールに資料ファイル（PDFなど）を添付できますか？
A：
はい、可能です。
Gmailの「メールを送る」アクションで、メール本文を設定する項目があります。
ファイルを添付したい場合は、下図の赤枠部分をクリックして添付してください。
