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「Jotformで受け付けた注文内容を、毎回手作業で請求書に転記するのが面倒…」
「請求書作成時のコピー＆ペーストで、金額や宛名を間違えてしまった経験がある…」
このように、フォームの回答内容をもとにした請求書作成業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Jotformのフォームに回答が送信されたら、その内容を自動で取得してExcelなどで請求書を即座に発行できる仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、顧客対応やサービス改善といった、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJotformの回答をもとに請求書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Jotformで受け付けた注文や依頼内容をもとに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。請求書発行のプロセスを効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム回答をトリガーとして請求書の発行を自動化できます。手作業による請求書作成プロセスをなくし、スムーズな業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Jotformで回答が送信されたら、Microsoft Excelで請求書を自動で発行するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Jotformで受け付けた注文や依頼内容をもとに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。請求書発行のプロセスを効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム回答をトリガーとして請求書の発行を自動化できます。手作業による請求書作成プロセスをなくし、スムーズな業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
JotformとYoomのマイアプリ連携
Jotformを検索して選択します。
アクセストークンをJotformのAPIページから取得しましょう。
任意の方法でJotformにログインします。
API→新しいキーを作成するをクリックします。
APIキーが作成されたら、アクセス許可をフルアクセスに設定しましょう。
赤枠内のAPIキーをコピーします。
Yoomの画面に戻りましょう。
アカウント名に任意の名前を設定します。
アクセストークンには先ほどコピーしたAPIキーを貼り付けてくださいね。
入力できたら追加を選択しましょう。
マイアプリにJotformが表示されていれば連携完了です。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Jotformで受け付けた注文や依頼内容をもとに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。請求書発行のプロセスを効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム回答をトリガーとして請求書の発行を自動化できます。手作業による請求書作成プロセスをなくし、スムーズな業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「フォームが送信されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Jotformと連携するアカウント情報」を確認しましょう。
「次へ」をクリックして進んでください。
今回のフローで使用したいJotformのフォームの作成がまだの方は作成しておきましょう。
今回は顧客が注文するフォームを想定して、以下のように作成しました！
Yoomの画面に戻ります。
Webhookの設定を行っていきましょう。
赤枠内のWebhookURLをコピーしてください。
Jotformにアクセスします。
設定→連携機能（統合機能）→Webhooksと進みましょう。
EDIT INTEGRATIONをクリックしましょう。
先ほどコピーしたWebhookURLを貼り付けましょう。
貼り付けられたら統合するを選択します。
Webhookを設定できたら、テスト用の回答をJotformに送信しましょう。
回答を送信できたらYoomの画面に戻ります。
テストを行いましょう。
設定できたらテストを行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
完了を選択しましょう。
「最新の回答を取得する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Jotformと連携するアカウント情報」を確認しましょう。
「次へ」をクリックして進んでください。
今回のフローで使用するフォームのフォームIDを候補から選択しましょう。
フォームIDを設定できたらテストを行います。
テストに成功すると取得した値に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、取得した値に一部の項目が反映されていない場合があります。
下記の手順で回答取得をしていきましょう。
「+取得する値を追加」をクリックしましょう。
追加したい項目の+をクリックします。
追加したい項目が追加する値に反映されたら、追加を選択してください。
項目名は鉛筆マークから編集可能です。
編集できたら保存するを選択しましょう。
これを回答の数分行なってください。
Jotformで取得した回答をもとに書類を作成するため、「書類を発行する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Micorosoft Excelと連携するアカウント情報」を確認しましょう。
今回のフローで使用したいMicrosoft Excelの請求書の雛形を作成しておきましょう。
OneDriveもしくはMicorosoft SharePointにアップロードしておいてくださいね。
※今回は注文者がフォームに入力する想定のフローです。
黄色の箇所に自動でJotformの回答が転記されるように設定します。
項目名を{}で囲ってください。
水色の箇所は書類が発行された後に手動で入力する想定で設定を進めていきます。（わかりやすいように色で分けています。背景に色を付ける必要はありません）
使用するファイルの準備ができたら、雛形書類の連携設定を行っていきます。
ファイルの保存場所を選択しましょう。
ドライブIDとアイテムIDを候補から選択しましょう。
発行書類についての設定を行います。
発行された書類を格納したいフォルダのフォルダIDを候補から選択しましょう。
出力ファイル名を設定しましょう。
取得した値や固定のテキストを使用して設定できます！
【Tips】
テキストを直接入力した部分は固定値として処理されます。
取得した値は、フローボットを起動する度に変動した値となります。取得した値を活用することで、フローボットが起動するたび、変動した値を反映したファイル名で出力できます！
設定できたら次に進みましょう。
置換後の文字列を取得した値を使用して設定していきましょう。
すべて設定できたらテストを行いましょう。
テストに成功すると取得した値にテストで取得した情報が反映されます。
完了を選択しましょう。
格納先に指定したフォルダに書類がアップロードされているか確認してくださいね。
※①PDFの書類②雛形と同じ形式の書類が作成・保存される仕様となっています。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
トリガーをONにすると、フローボットを起動できます！
■概要
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・Jotformでリードを獲得し、その情報をHubSpotに自動で反映させたいチーム
・イベント登録やキャンペーン参加者の情報を効率的に管理したいチーム
2.営業チーム
・Jotformで収集した潜在顧客情報をHubSpotに迅速に反映させ、リードナーチャリングや営業活動を効率化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Jotformで受け付けた問い合わせ情報をHubSpotに自動で反映させ、顧客対応を迅速に行いたいチーム
4.イベント管理チーム
・Jotformを使用してイベント登録情報を収集し、その情報をHubSpotで一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Jotformでフォームが送信されるたびに、HubSpotにコンタクトが自動作成されるため、手動でのデータ入力作業が不要となり業務効率が向上します。
・重複や漏れのないデータ管理が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、JotformのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容が自動でMicrosoft Teamsの指定したチャネルに通知されるため、リアルタイムでの情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで集めた回答を一つひとつGoogleカレンダーに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスや更新漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をきっかけに該当するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、こうした日程調整の手間やミスをなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで受け付けたイベント予約や面談日程などを、都度Googleカレンダーに手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴いますよね。
このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その回答内容をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されます。
手作業による手間をなくし、スムーズな日程管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで受け付けたバグ報告やユーザーからのフィードバックを、都度GitHubに手作業で転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容を基にGitHubのIssueが自動で作成されるため、正確性の高いデータをやり取りできるようになるはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業で書類に転記し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その情報をもとに書類を自動で発行しDropboxに保存までの一連の流れを自動化でき、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで受け付けた依頼内容を、一件ずつfreee請求書に転記して見積書を作成する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。
特に、項目が多い場合や依頼件数が増えるとその負担は大きいものとなるでしょう。
このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、freee請求書へ自動で見積書を作成できるため、煩雑と感じる手作業を省略できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで受け付けた依頼内容を基に、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その情報を基にChatGPTが自動で請求書の草案を生成し、Slackで通知までを完結させることができ、請求書作成業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
Jotformに発注情報が解答されたらGoogle スプレットシートで請求書発行するフローです。
自動的に請求書発行まで行ってくれるので、業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・Jotform、Google スプレットシートそれぞれとYoomを連携してください。
JotformとMicrosoft Excelの連携することで、フォーム回答から請求書発行までの一連のプロセスを自動化でき、手作業による転記ミスや作成漏れを防ぎ、請求業務の正確性とスピードの向上が可能です。
これにより、経理担当者や事業担当者は請求書発行のような定型業務から解放され、売上分析や顧客フォローといった、より付加価値の高い業務に時間を充てられるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動連携が失敗した際に、エラーを検知する仕組みはありますか？
A：
はい、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Yoomの無料プランの範囲内でどこまで試せますか？
A：
JotformとMicrosoft Excel はフリープランから利用できるアプリです。
なお、今回のフローでは
の2タスクを消費します。
そのため、フリープランであれば約50件まで無料で利用できます。
※各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
Yoomでは2週間の無料トライアルもあり、期間中は制限のあるアプリなども使用できます。
詳しい機能比較や料金プランについては、料金プランをご確認ください。
Q：請求書が作成されたら、特定のメールアドレスに通知を飛ばせますか？
A：
はい、可能です！
例えば、Gmailを使って通知したい場合は、まず、「書類を発行する」アクション直下の+マークをクリックします。
Gmailを検索して「メールを送る」アクションを選択し、通知したい宛先を設定してくださいね。
