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HubSpotに登録されたコンタクト情報を基に、見積書や請求書、契約書といったPDF書類を手作業で作成していませんか？
こうした定型的ながらも重要な書類作成業務は、多くの時間と手間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
毎回の作成業務に追われ、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションや営業戦略の立案といったコア業務に十分な時間を割けないという方も少なくないはずです。
もし、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたタイミングをきっかけに、その情報を引用して契約書などのPDF書類を自動で作成し、顧客に送信までできる仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotの情報を基にPDF書類を自動で生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotに新しいコンタクトが作成された際に、その情報を基に契約書を自動で作成し、送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
上記のナビをご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotで新たにコンタクトを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はコンタクトの作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはご利用中のプランで設定可能な最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、HubSpotに作成されたコンタクトに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップでGoogle スプレッドシートで契約書類を発行する際に利用することができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
