「Typeformで受け付けた申込内容をもとに、手作業で見積書を作成するのが面倒…」
「アンケートの回答結果を一つひとつPDFにまとめるのに時間がかかり、入力ミスも発生してしまう…」
このように、Typeformで収集した情報を手作業でPDF化する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Typeformに回答が送信されたタイミングで、その内容を反映した見積書や申込書などのPDFを自動で生成し、指定のフォルダに保存できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。顧客への迅速な対応や、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTypeformの回答内容をもとにPDFを生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Typeformで送信された内容をもとにPDFを作成してGoogle Driveに保存する
試してみる
それではここから代表的な例として、Typeformにフォームの回答が送信されたら、その内容をもとにPDFを自動で作成し、Google Driveに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Typeform／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- TypeformとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Typeformのトリガー設定と各アクション設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
Typeformで送信された内容をもとにPDFを作成してGoogle Driveに保存する
試してみる
ステップ1：TypeformとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1．Typeformのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Typeformを検索して選択しましょう。
任意の方法でTypeformにログインします。
内容を確認して「Accept」を選択しましょう。
「マイアプリ」にTypeformが表示されていれば連携完了です。
2.Google Driveのマイアプリ連携
ナビ内のGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携の方法を参考に、GoogleDriveのマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Typeformで送信された内容をもとにPDFを作成してGoogle Driveに保存する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Typeformでフォームが送信されたら
「フォームが送信されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Typeformと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
今回のフローで使用したいフォームの作成がまだの方はここで作成しましょう。
今回は例として以下のように作成しました！
作成できたら、注釈に沿って「フォームID」を設定しましょう。
「タグ」に任意のWebhook名を設定します。
設定できたら「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
以下のような画面が表示されたら、次に進みます。
Typeformで作成したフォームにテスト用の回答を送信しましょう。
送信したら「テスト」を行います。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」を追加する方法について、詳しくは以下をご覧ください。
手動で追加できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートで書類を発行する
「書類を発行する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
連携する雛形書類の準備がまだの方は、ここで作成しましょう。
「書類を発行する」の設定方法を参考にしてくださいね。以下は例です！
「スプレッドシートのファイルID」を候補から選択します。
「格納先のGoogle DriveのフォルダID」を候補から選択しましょう。
「出力ファイル名」を設定します。
「取得した値」と固定のテキストを用いて以下のように設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「置換後の文字列の値」に「取得した値」を設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
Google Driveに書類が発行されました！
※「書類を発行する」は、①PDFの書類 ②雛形と同じ形式の書類 の2つが作成・保存される仕様となっています。
Googleスプレッドシートの雛形から書類を発行した場合、PDFとスプレッドシート形式の書類がGoogle Driveに保存されます。
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
TypeformのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Typeformを使った自動化例
Typeformを他のビジネスツールと連携させることで、フォーム回答後のアクションを大幅に効率化できます。例えば、アンケートの回答内容をもとにZendeskでサポートチケットを自動発行したり、OneDriveに回答者ごとのフォルダを作成することが可能です。また、AIを活用して回答を要約し通知を送るフローや、Difyなどのツールと連携して問い合わせ内容を分析し、結果をGoogle スプレッドシートに自動集約する仕組みも構築できます。さらに、Notionへのデータベース登録やMetaコンバージョンAPIへのイベント送信、YouTubeのレポート取得など、マーケティングやカスタマーサクセスの業務をノーコードで幅広く自動化できます。
Typeformが送信されたらPipedriveにリードを登録する
試してみる
Typeformが送信されたらPipedriveにリードを登録するフローです。
Typeformでフォームが送信されたらGoogle Apps Scriptを実行する
試してみる
■概要
Typeformでフォームが送信された際に、Google Apps Scriptを自動で実行する業務ワークフローです。
オンラインフォームの送信をトリガーに、Googleスプレッドシートへの自動入力や各種処理に活用できます。
これにより、手動でのデータ管理や入力ミスを減らし、業務の効率化を図ることが可能です。
Yoomを活用したこのワークフローで、日常業務をよりスマートに自動化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・TypeformとGoogle Apps Scriptを連携させて業務を自動化したい方
・フォーム送信データを効率的に処理・管理したいマーケティング担当者の方
・手作業によるデータ入力に時間を取られている中小企業の経営者や社員の方
・業務プロセスの自動化を通じて、作業の効率化を目指しているチームリーダーの方
・Googleスプレッドシートや他のGoogleサービスとTypeformを連携させたい技術者の方
■注意事項
・TypeformとGoogle Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーでのアウトプット取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Typeformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
Typeformで収集したアンケートやお問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。
また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Typeformでフォームが送信されると、その回答内容が自動でNotionのデータベースへ追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TypeformとNotion間のデータ転記作業を効率化したいと考えている方
・アンケートや問い合わせの回答をNotionで一元管理し、チームの情報共有を円滑にしたい方
・手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・TypeformのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Typeformで回答された期間のレポートをYouTubeから取得し、通知する
試してみる
■概要
Typeformでアンケートなどを実施した後、回答期間に応じたYouTubeのパフォーマンスレポートを作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、都度手作業でレポートを取得して通知していると、時間もかかり他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Typeformへのフォーム送信をきっかけに、YouTubeからチャンネルレポートを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformの回答内容と連携してYouTubeのレポート作成を行っている方
・定期的なレポート作成と関係者への共有を自動化し、効率化したいと考えている方
・複数のアプリをまたぐ手作業での情報連携に課題を感じているマーケティング担当者の方
■注意事項
・Typeform、YouTube、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・仕様上、レポートの取得は3日前のデータから取得が可能です。日付を設定する際は日時の加算減算オペレーションなどを用いるかあらかじめ3日より前の日付データを取得し、その日付で範囲指定を行ってください。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、Typeformで収集したデータを自動的にOutlookのタスクとして登録する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォーム入力からタスク管理までのプロセスをスムーズに連携させ、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、効率的な業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで顧客アンケートやフィードバックを収集している方
・Outlookを使用してタスク管理を行っているビジネスプロフェッショナルの方
・データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・フォームから直接タスクを生成し、管理業務をシンプルにしたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Typeformの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する
試してみる
■概要
Typeformの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・資料請求やイベント申し込みのフォームを作成し運用している方
・Webサイトに設置したフォームから得たリード情報を計測作業に使用したい方
・Typeformの回答を手動で転記しており、作業負担を軽減したい方
・Metaのコンバージョン計測に必要な情報を登録する際、誤入力や登録漏れを防止したい方
・コンバージョン計測の精度を向上させ、マーケティング業務の効率化を実現したい方
■注意事項
・Typeform、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Typeformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Typeformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、顧客からの問い合わせを効率的に管理するための業務ワークフローです。
Typeformで収集した詳細な問い合わせ内容をDifyが自動的に要約し、その要約結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
問い合わせ対応の迅速化とデータ管理の効率化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを利用して顧客からの問い合わせを収集しているカスタマーサポート担当者の方
・Difyを活用して問い合わせ内容の要約を自動化したいビジネスアナリストの方
・Google スプレッドシートで問い合わせデータを一元管理したいチームリーダーの方
・手動でのデータ入力に時間を取られている中小企業の経営者の方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Typeform、Dify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Typeformの回答をGeminiで要約し通知する
試してみる
■概要
Typeformの回答をGeminiで要約し通知するフローは、Typeformで収集した回答をGeminiのAI機能で自動的に要約し、関係者に迅速に通知する業務ワークフローです。
手動でのデータ整理や要約作業の負担を軽減し、効率的に情報を共有できるようサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客やユーザーからのフィードバックを収集しているマーケティング担当者の方
・フォーム回答の内容を効率的に分析・共有したいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・データ整理に時間を取られず、他の重要な業務に集中したいビジネスオーナーの方
・AIを活用して業務効率化を図りたいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Typeform、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Typeformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Typeformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する」ワークフローは、フォーム入力から自動的にフォルダを生成する業務フローです。
Typeformで収集したデータを活用して、OneDrive上に整理されたフォルダを自動で作成することで、データ管理の手間を大幅に軽減できます。例えば、顧客からの問い合わせやアンケート結果を受け取った際に、それぞれの回答に基づいて専用のフォルダが自動的に生成されるため、情報の整理やアクセスがスムーズになります。Yoomを活用したこのワークフローにより、手動でのフォルダ作成やデータ整理の煩雑さから解放され、効率的な業務運営を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客データを収集している方
・OneDriveを主要なファイル管理ツールとして使用している組織
・データ入力やフォルダ作成に手間を感じている社員
■注意事項
・TypeformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーでのアウトプット取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Typeformの回答をもとにZendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
「Typeformの回答をもとにZendeskでチケットを作成する」ワークフローは、Typeformで収集したデータを自動的にZendeskのチケットとして登録する業務ワークフローです。これにより、顧客からのフィードバックや問い合わせをスムーズにサポートチームへ伝達し、効率的な対応が可能になります。ZendeskとTypeformの連携を活用して、手間なく正確なチケット管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを使って顧客の意見や問い合わせを収集しているが、手動でZendeskに転記する作業に時間を取られている方
・サポートチームへのフィードバックを迅速化し、顧客対応のスピードを向上させたいZendeskユーザー
・顧客対応のプロセスを自動化し、業務効率を高めたいカスタマーサポート担当者
■注意事項
・TypeformとZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーでのアウトプット取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Typeformの回答をもとにPDFを自動生成することで、これまで手作業で行っていた見積書や申込書などの書類作成にかかる時間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、顧客への迅速な対応や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：生成したPDFをメールで送信できますか？
A：
はい、可能です！例えば、Gmailで送信できます！「書類を発行する」オペレーション直下の「+」マークからGmailを検索し、「メールを送る」オペレーションを設定してくださいね。
Q：自動化が途中で失敗した場合の対処法は？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：この自動化は無料プランの範囲で実現できますか？
A：
はい！TypeformとGoogle スプレッドシートはフリープランから連携できます。
