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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
見積書作成ツールの導入を検討していたり、既存のツールでの作成プロセスに手間を感じていたりしませんか？
「毎回同じような内容なのに、入力箇所が多くて時間がかかる…」
「急いで作成すると、金額や宛名を間違えてしまう…」
このように、見積書の作成・送付業務は、正確性が求められる一方で、定型的な作業が多く負担になりがちです。
もし、普段使い慣れたGoogleフォームに入力された情報をもとに、自動で見積書PDFを生成し、指定のツールへ送信や保存まで完了できる仕組みがあれば、作成の手間やヒューマンエラーのリスクから解放され、より生産的な業務に時間を割けるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームの情報をもとに見積書を自動発行する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しSlackに送信する」ワークフローです。手動での見積作成や情報転送の手間を省き、迅速かつ正確な対応を実現します。
YoomのAPI連携機能を活用して、効率的な業務プロセスをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・見積書の作成作業に時間を取られている営業チームのリーダー
・見積書作成と社内コミュニケーションを自動化したい経営者の方
・Slackを日常的に活用して業務連絡を行っている企業の方
・業務の効率化を図り、手作業の負担を減らしたいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで見積書を自動発行する方法
普段お使いのGoogleフォームと連携し、見積書の発行プロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームとチャットツールを連携して見積書を送付する
Googleフォームで受け付けた情報から見積書を自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに自動送信することができます。
社内確認や顧客への迅速な対応が可能になり、コミュニケーションを円滑に進めましょう！
■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しSlackに送信する」ワークフローです。手動での見積作成や情報転送の手間を省き、迅速かつ正確な対応を実現します。
YoomのAPI連携機能を活用して、効率的な業務プロセスをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・見積書の作成作業に時間を取られている営業チームのリーダー
・見積書作成と社内コミュニケーションを自動化したい経営者の方
・Slackを日常的に活用して業務連絡を行っている企業の方
・業務の効率化を図り、手作業の負担を減らしたいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しDiscordに送信する」フローは、情報をもとに見積書を作成し、チーム内で迅速に共有する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Googleフォームで受け取ったデータを自動的に処理し、見積書を生成できます。その後、Discordに自動送信することで、チーム全体で情報を共有でき、業務のスピードと正確性を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書作成に手間を感じている営業担当者の方
・GoogleフォームとDiscordを活用して業務を効率化したいチームリーダーの方
・見積書作成ツールを導入し、業務プロセスを自動化したい経営者の方
・手動でのデータ入力や共有に時間を取られているビジネスパーソンの方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームとメールツールを連携して見積書を送付する
Googleフォームの内容をもとに見積書を作成し、GmailやOutlook経由で自動送信します。
取引先への送付漏れを防ぎ、より確実な見積書提出を実現しましょう！
■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGmailに送信する」フローは、顧客からの問い合わせを迅速かつ正確に対応できる業務ワークフローです。
Googleフォームで集めたデータを自動で解析し、見積書を作成します。その後、Gmailを通じて顧客に迅速に送信することで、業務効率を向上させます。
これにより、手作業によるミスを防ぎつつ、スムーズなコミュニケーションが実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書の作成に時間を取られている営業担当者の方
・顧客からの問い合わせ対応を効率化したい中小企業の経営者の方
・GoogleフォームとGmailを活用して業務を自動化したい方
・見積書作成ツールを導入して、業務プロセスを改善したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで見積書を発行しストレージサービスに格納する
Googleフォーム送信をトリガーに見積書を自動で生成し、Google DriveやBoxなどのストレージサービスに整理して格納可能です。
見積書の管理工数を削減し、いつでも必要な書類にアクセスできる体制を整えましょう！
■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する」ワークフローは、見積書作成のプロセスを自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Googleフォームのデータを基に自動で見積書を作成します。作成された見積書はGoogle Driveに自動保存されるため、データ管理もスムーズに行えます。
これにより、手動での作業時間を削減し、ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書作成に時間がかかっている営業担当者の方
・GoogleフォームとGoogle Driveを活用して業務を管理している方
・手動での見積書作成にミスが多発しているチームリーダーの方
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率を向上させたい経営者の方
・見積書作成ツールを導入して、より迅速な対応を目指している企業の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで見積書を発行しSlackに送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに情報が送信された際に、その情報をもとに見積書を自動で発行し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しSlackに送信する」ワークフローです。手動での見積作成や情報転送の手間を省き、迅速かつ正確な対応を実現します。
YoomのAPI連携機能を活用して、効率的な業務プロセスをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・見積書の作成作業に時間を取られている営業チームのリーダー
・見積書作成と社内コミュニケーションを自動化したい経営者の方
・Slackを日常的に活用して業務連絡を行っている企業の方
・業務の効率化を図り、手作業の負担を減らしたいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインインする
先ほど、Googleフォームでサインインしたので自動で下記の画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.サインインする
ワークスぺースのURLを入力し「続行する」をクリックしてください。
画面が遷移しますので、登録のメールアドレスでサインインしてください。
3.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「許可する」ボタンをクリックします。
4.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1～3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しSlackに送信する」ワークフローです。手動での見積作成や情報転送の手間を省き、迅速かつ正確な対応を実現します。
YoomのAPI連携機能を活用して、効率的な業務プロセスをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・見積書の作成作業に時間を取られている営業チームのリーダー
・見積書作成と社内コミュニケーションを自動化したい経営者の方
・Slackを日常的に活用して業務連絡を行っている企業の方
・業務の効率化を図り、手作業の負担を減らしたいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
Googleフォームで回答した内容が反映していればOKです!
※上手く反映しない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートで書類発行設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形のGoogle スプレッドシートと保管先であるGoogle Driveフォルダの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、Googleフォームの回答を置換後として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました！
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ5：Slackの送信設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルを送る」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、メッセージ送信先であるSlackを設定します。
メッセージを送信したいSlackチャンネルを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のチャンネルにメッセージを送信したいと思います。
Slackのチャンネル準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Slackにメッセージが届いているはずなので確認してみましょう。
下記のように、設定した内容が反映されたメッセージが届いていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
書類作成機能に関するその他の自動化事例
見積書の自動作成以外にも、書類発行機能を活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、Yoomを活用した業務ワークフローです。
Airtableに新しいレコードが追加されると、自動的に必要な書類をPDF形式で一括作成し、Gmailを通じて指定の宛先に送信します。
これにより、データ管理から文書作成、メール送信までの一連の作業がスムーズに自動化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを利用しており、手動での書類作成に時間がかかっている方
・複数の書類をPDF形式で一括作成し、効率的に管理したいビジネスパーソン
・Gmailを活用して自動的に作成書類のメール送信を行いたい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えているチームリーダーや管理者
・書類作成やメール送信のプロセスを標準化し、業務の一貫性を保ちたい方
■注意事項
・Airtable、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み内容を、一件ずつ手作業でGoogleスプレッドシートに転記し、さらにSlackで関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、対応の遅れや転記ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleスプレッドシートへの自動転記とSlackへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの申し込み内容を手作業で転記・共有している方
・Googleスプレッドシートでの申し込み者リスト作成を効率化したい方
・Slackを活用して、チームへの情報共有を迅速に行いたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
・Yoomのフォームに申し込みの回答が行われたら、見積書の作成と送付を行い、Googleスプレッドシートに情報を追加します。
・フォームの回答のみで見積書の送付とデータ蓄積が可能です。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前に見積書の雛形となるGoogleスプレッドシートを用意します。
※今回商品名と単価を紐つける関数を使用しているので、詳細は実際のシートをご参照ください。
■実際に使用している見積書雛形のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xs7xtXNf_eRbSwqy60nzj8pgRJF-sF3EHmFIj0wiDSE/edit#gid=1336928609
※商品名と単価を別シートでVLOOKUPさせているため、書類発行時はそのシートを非表示にしてください。
■実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ufWo-xXgeEa8WNesy21TmhGYjphzOSQ0OwPvIg-8e_I/edit#gid=0
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：申し込みフォーム用に、名前や連絡先、申し込み商品、必要数量等を質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：事前に用意した見積書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。（アウトプットを埋め込む）
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※商品と単価を紐つけるために用意しているシートはこの時点では非表示としてください。
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・実行アクション：レコードを追加する
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した蓄積用のスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・テーブル範囲：列名を含む範囲を指定します。今回の例ではA1:Gと設定しています。
・追加するレコードの値：列名が表示されるので、①のフォームで取得した値を適応する列名の箇所に{{○○}}のように埋め込みます。
また、見積書の送付済みフラグなどがあれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※Googleスプレッドシートのテーブル範囲に関する定義はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するフローです。
まとめ
Googleフォームを活用した見積書の自動発行は、これまで手作業で行っていた見積書作成や送付に関わる一連の作業時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことにも繋がります。
これにより、営業担当者や事務スタッフは、煩雑な書類作成業務から解放され、顧客対応や他の重要な業務に集中できる時間を確保できるかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも実現可能です。
直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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