【ラクラク設定】Googleフォームから送信された回答で見積書を自動発行する方法

Googleフォームとメールツールを連携して見積書を送付する

Googleフォームの内容をもとに見積書を作成し、GmailやOutlook経由で自動送信します。
取引先への送付漏れを防ぎ、より確実な見積書提出を実現しましょう！

Googleフォームで見積書を発行しストレージサービスに格納する

Googleフォーム送信をトリガーに見積書を自動で生成し、Google DriveやBoxなどのストレージサービスに整理して格納可能です。
見積書の管理工数を削減し、いつでも必要な書類にアクセスできる体制を整えましょう！

Googleフォームで見積書を発行しSlackに送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Googleフォームに情報が送信された際に、その情報をもとに見積書を自動で発行し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、Slackのマイアプリ連携設定
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定と見積書発行、Slack通知のアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Googleフォームの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。

2.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Google スプレッドシートの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインインする
先ほど、Googleフォームでサインインしたので自動で下記の画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Slackの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。

2.サインインする
ワークスぺースのURLを入力し「続行する」をクリックしてください。
画面が遷移しますので、登録のメールアドレスでサインインしてください。

‍

3.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「許可する」ボタンをクリックします。

• 画面右上のプルダウンより、連携するSlackのワークスペースをご選択ください。
• 画面下部のプルダウンより、投稿するチャンネルをご設定ください。

4.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1～3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。

最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：フォームトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。

Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• フォームID：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
Googleフォームで回答した内容が反映していればOKです!
※上手く反映しない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。

最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：Google スプレッドシートで書類発行設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.書類の連携
ここでは、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形のGoogle スプレッドシートと保管先であるGoogle Driveフォルダの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。

• Google スプレッドシート：今回は下記のような見積書の雛形を作成しました。
  雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
  ※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
  

• Google Drive：出来上がった見積書の格納先となる、Google Driveのフォルダを作成してください。今回は下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
  

Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。

• スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogle スプレッドシートを選択してください。
  

• 格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先であるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
• 出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、お好みでファイル名を指定してください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、Googleフォームの回答を置換後として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。

今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。

ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!

ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました！

最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。

ステップ5：Slackの送信設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルを送る」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.API接続設定
ここでは、メッセージ送信先であるSlackを設定します。
メッセージを送信したいSlackチャンネルを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のチャンネルにメッセージを送信したいと思います。

Slackのチャンネル準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力してください。

• チャンネルIDもしくはメンバーID：下記のように入力欄をクリックすると、候補が表示されます。メッセージを送信したいSlackのチャンネルを選択してください。
  

• メッセージ：必要に応じてSlackのメッセージ内容を入力してください。
• ファイル：デフォルトで下記の内容が入力されています。前のステップで作成した見積書が添付される設定になっていますのでこのままで大丈夫です。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Slackにメッセージが届いているはずなので確認してみましょう。
下記のように、設定した内容が反映されたメッセージが届いていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

書類作成機能に関するその他の自動化事例

見積書の自動作成以外にも、書類発行機能を活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。

まとめ

Googleフォームを活用した見積書の自動発行は、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた見積書作成や送付に関わる一連の作業時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことにも繋がります。</span>
これにより、営業担当者や事務スタッフは、煩雑な書類作成業務から解放され、顧客対応や他の重要な業務に集中できる時間を確保できるかもしれませんよね！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも実現可能です。
直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！