Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGmailで送信する

■概要

Googleフォームを利用した見積もり依頼の対応において、手作業での見積書作成やメール送信に手間を感じていませんか。こうした手作業は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性があり、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに見積書の生成からGmailでの送信までを自動化し、これらの課題を円滑に解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGmailを用いた見積もり対応を手作業で行い、非効率を感じている方
• 見積書作成時の金額の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
• 定型的な見積もり発行業務から解放され、顧客対応などコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から見積書作成、メール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率化に繋がります。
• システムが情報を正確に転記して処理を行うため、手作業による入力ミスや送信漏れといった人的な誤りを防ぐことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、Googleフォームから情報が送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、フォームで受け付けた回答内容を基に見積書を自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書を添付して指定の宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、見積もりに必要な情報を収集するため、会社名や担当者名、依頼内容といった質問項目を任意で設定してください。
• 見積書の元となるGoogle スプレッドシートのテンプレートは、自社のフォーマットに合わせてレイアウトや計算式などを自由にカスタマイズできます。
• Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は任意で設定でき、フォームから取得した顧客名などを文中に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。