Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOneDriveに保存する

■概要

毎月の請求書発行業務において、Google スプレッドシートの情報を確認して手作業で請求書を作成し、OneDriveに保存するといった定型業務に時間を要していませんか？このワークフローでは、Google スプレッドシートの行情報が更新された際その情報をもとにGoogleドキュメントで請求書を自動で発行し、指定したOneDriveのフォルダに保存します。手作業による手間や転記ミスをなくし、請求書発行業務を効率化しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで請求情報を管理し、手作業で請求書を作成している経理担当の方
• 請求書の発行からOneDriveでのファイル管理までの一連の流れを効率化したいと考えている方
• 毎月の請求書発行業務における抜け漏れを防ぎ、業務を標準化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの行を更新するだけで請求書発行から保存までが自動化され、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに請求書を発行します。
5. オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した請求書ファイルを保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブル範囲、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
• 分岐機能では、フローを実行する条件を自由にカスタマイズできます。例えば、ステータス列が「発行」になった場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
• Googleドキュメントのアクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。